SWP: Consulting für Workflow

ALPHA COM Anwendung

Elektronische Aktenführung

Kundenvorteile

Besserer Kundenservice + mehr Transparenz durch:

• digitale Workflows über Sparten und Abteilungen hinweg
• zentrales elektronisches Archiv
• weniger manuelle Routinearbeiten
• kombinierten Service aus Digitalisierung, DMS-Vertrieb + Consulting für Workflows
• flexiblen Leistungs-Abruf

Über das Projekt

Wer in Pirna einen privaten Hausanschluss beantragt, wird schnell bedient: Die so genannte Versorgungs-Anfrage läuft komplett digital bei der Stadtwerke Pirna GmbH und deren Tochter, die Energieversorgung Pirna GmbH. Über 50 einzelne Schritte im Prozess „Arbeitsaufträge“ sind im digitalen Workflow-System hinterlegt – vom Angebot für den Bauherrn, über die Materialanforderung des Meisters und das Protokoll des externen Vermessers bis zur Abrechnung der Versorgungsanfrage.

Alle passenden Dokumente liegen im zentralen Dokumenten-Management-System (DMS) und lassen sich per Klick abrufen – sowohl im Büro als auch vor Ort über mobile Geräte, die z.B. die eigenen Baubeauftragten nutzen.

Die Kombination aus Workflow und DMS steigert die Effizienz in der Sachbearbeitung, ermöglicht prompte Auskünfte am Telefon und schafft mehr Transparenz u.a. im Rechnungswesen. Von der durchgängig elektronischen Arbeitsweise profitieren quasi alle Mitarbeiter beider Unternehmen.

Die passenden IT-Anwendungen hat der Dienstleister ALPHA COM implementiert und wartet sie im laufenden Betrieb: DocuWare als DMS und JobRouter für Workflows. Spezialisierte Berater des Partners setzen nach und nach wichtige Fachprozesse in Workflows um. Neben den genannten Arbeitsaufträgen sind das z.B. Schachtscheine, Zählerwechsel oder Online-Aufträge. Die anfallenden Dokumente verarbeitet der Partner gleich mit und speist sie – aufbereitet und nach Vorgang klassifiziert – ins DMS ein.

Der Service im Detail

Seit über zehn Jahren digitalisiert ALPHA COM Dokumente für die Stadtwerke Pirna und implementierte ein DMS von DocuWare. Was mit einer Insellösung für die Technische Dokumentation mit 5 Nutzern begann, entwickelte sich zur zentralen Archivlösung für rund 150 Mitarbeiter bei SWP und EVP. In 2016 flossen über 200.000 Dokumente aller Arten in die elektronische Ablage ein. Den täglichen Anfall verarbeitet der Partner mittlerweile in der Produktion in Berlin und gleicht schwankende Belegmengen flexibel aus. Insgesamt hat er mehr als 1,5 Mio. Originale digitalisiert und als indizierte PDFs ins DMS gebracht.

Die Stadtwerke Pirna investierten zudem in eine Workflow-Lösung namens JobRouter: ALPHA COM realisierte damit 2011 den ersten digitalen Workflow für so genannte Schachtscheine: Bauunternehmen fragen bei SWP an, welche Leitungen im geplanten Bereich für Erdarbeiten liegen, um Beschädigungen zu vermeiden. Die Anfrage durchläuft verschiedene Energie-Sparten und Abteilungen: In Papierform dauerte es schon mal zwei Wochen, bis abschließende Antworten vorlagen; jetzt sind es lediglich 2 Tage im Schnitt! Die Anfragen an die verschiedenen Sparten laufen nun parallel, mit hinterlegten Vertretungs-Strukturen bei Urlaub und Krankheit, automatischen Wiedervorlagen sowie Verknüpfungen zu den nötigen Dokumenten im DMS, wie den Bestandsplänen, und Stammdaten im GIS. Selbst die Briefe für Stellungnahme und Leitungsauskunft werden automatisiert erstellt und (nach erfolgreicher Prüfung) abgelegt.

Der erste Workflow führte zu einer eklatanten Reduktion von Bearbeitungs-Aufwand und -Zeit. Aufgrund der positiven Erfahrungen entschloss sich das Management für eine Ausweitung auf andere Geschäftsvorgänge, auch wenn dies mit einer Veränderung in der gesamten Arbeitsweise bedeutete. „Papier durchs Haus zu tragen, ist einfach nicht mehr zeitgemäß“, betont Sandro Schöttler. Der Abteilungsleiter Abrechnung / Debitoren bei der Energieversorgung Pirna GmbH gehört zu den Mitgliedern einer Arbeitsgruppe, die das Digitalisierungs-Vorhaben steuert.

Sein Kollege André Rammin ergänzt: „Uns war klar, dass wir einen Partner brauchen, der die Software wirklich kennt und Erfahrung mit der Umsetzung solcher Projekte hat. Wir selbst können dafür nur sukzessive Ressourcen aufbauen“, erklärt der Leiter Finanz- und Rechnungswesen bei der Stadtwerke Pirna GmbH.

Im langjährigen Scan-Dienstleister ALPHA COM fanden SWP und EVP auch den passenden Consulting-Partner, um die geplante Prozess-Optimierung voranzutreiben. Und die ist vielfältig, weil es beim Mehrsparten-Versorger mit diversen städtischen Zusatz-Dienstleistungen extrem viele unterschiedliche Geschäftsvorgängen gibt. Die lassen sich mit den beiden IT-Anwendungen flexibel abbilden. Vorteilhaft ist die Integration sämtlicher Kanäle mitsamt Social Media und die Anbindung an verschiedene Datenbanken zur automatischen Verschlagwortung. Außerdem erleichtert die zentrale Ablage das Monitoring durch Finanzamt und Bundesnetzagentur.

Anfangs hatte der Kunde keine eigene IT-Abteilung, so dass der Partner den vollen Support erbrachte. Mittlerweile ist ein kleines Team im Aufbau, das ALPHA COM mit seiner Workflow-Kompetenz ergänzt. „Diese flexible Unterstützung ist für uns ideal“, freut sich André Rammin.
Foto oben: SWP

Weitere Infos

ALPHA COM Anwendung: Elektronische Aktenführung

ALPHA COM Leistung: DMS-Vertrieb und Wartung

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