Branche
Handel / Instandhaltung + Reparatur von Fahrzeugen
Standort
Fulda, Deutschland
Elektronische Archivierung + SaaS für DMS
Kundenvorteile
Effizientere Sachbearbeitung + geringere Kosten durch:
- Kombination aus laufender Verarbeitung und DMS-Betrieb auf Mietbasis (Software as a Service)
- Zentraler Zugriff auf Dokumente durch elektronische Archivierung
- Transparente Kalkulation durch Fixpreise für DMS und Digitalisierung
Über das Projekt
Nach Aufträgen, Kundenkorrespondenz und Eingangsrechnungen recherchieren die Mitarbeiter bei Lux Service bequem am Rechner abrufen. Wie die jährlich rund 120.000 Papierseiten den Medienbruch überwinden, kümmert das Tochterunternehmen der Lux Deutschland nicht – eines der bekanntesten und respektiertesten Anbietern von Qualitätsprodukten im Direktvertrieb.
ALPHA COM übernimmt die Digitalisierung und Klassifizierung des gemischten Posteingangs und betreibt zudem ein passendes Dokumenten-Management-System auf Miet-Basis (SaaS) zur elektronischen Archivierung. Lux Service kann transparent planen aufgrund vereinbarter Monatspauschalen und festen Stückpreisen für die Dokumenten-Verarbeitung.
Den Anstoß gab ein Umzug der Geschäftseinheit von Hamburg nach Fulda in die Zentrale mit der Chance, die IT völlig neu aufzubauen und die berührenden Prozesse zu optimieren. Eine Kosten-Nutzen-Analyse ergab einen deutlichen Vorteil für die Full-Service Outsourcing-Variante, so dass die Zusammenarbeit im Jahr 2002 startete.
Seitdem greifen 15 Mitarbeiter auf das Archiv zu, das der DMS-Dienstleister in moderner IT-Umgebung betreibt und bei Bedarf erweitert. Ein Beispiel ist die Implementierung eines Web-Clients mit Zugriffskonzept und neue Suchmasken.
Foto oben: Lux Deutschland
Ansprechpartner bei ALPHA COM
Weitere Infos
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„Gerade die Mischung aus SaaS und operativer Dienstleistung ist für uns vorteilhaft. Die Archivierung kann ein Spezialist einfach besser: Wir bekommen die Ergebnisse immer pünktlich, egal ob jemand krank oder im Urlaub ist, und halten den geplanten Budgetrahmen ein.“
Thorsten SellIT-Manager bei der Lux Service GmbH
„ALPHA COM archiviert unsere Dokumente seit Jahren und stellt uns ein DMS zur Miete bereit. Wir müssen uns um nichts kümmern und sparen Geld.“
Thorsten SellIT-Manager bei der Lux Service GmbH
Lux Service GmH gehört zum familiengeführten Weltkonzern Lux International AG mit Hauptsitz in der Schweiz. Axel Wenner-Gren gründete das Unternehmen 1901 mit der Vision, es zum ersten wirklichen internationalen Direktvertriebsunternehmen der Welt zu machen. Über 20 Mio. Kunden gewann Lux in seiner mehr als 115-jährigen Firmen-Geschichte.
Zum Angebot zählen Produkte für ein gesundes Leben im Premiumsegment wie Staubsauger, Dampfreiniger, Luftreiniger und Reinigungsmittel.
Auswahl an DMS-Projekten
ALPHA COM ist Platinum Partner von DocuWare. Beide Unternehmen verbindet eine langjährige Zusammenarbeit im Vertrieb bzw. dem Betrieb des Dokumenten-Management-Systems (DMS) auf Miet-Basis (SaaS)
DocuWare Installationen
durch ALPHA COM realisiert; zusätzliche Services sind in Klammern aufgeführt:
- Autoliv Werk-Nord (+ Digitalisierung von Automobilzulieferer-Dokumenten)
- Blohm + Voss (+ SAP-Integration sowie Digitalisierung verschiedener Dokumente aus Einkauf und Buchhaltung)
- GVL (+ Bestandsübernahme Mitgliederakten und Workflows)
- KAEFER Isoliertechnik (Bestandsübernahme Personalakten und Zugriffskonzept)
- Lux Service SaaS-Modell (+ kompletter Posteingang)
- Maske Fleet (+ Verarbeitung von Eingangsrechnungen)
- SAM Electronics (+ Digitalisierung kaufmännischer Belege)
- Söffge (+ Verarbeitung kaufmännischer Belege)
- Tom Tailor SaaS-Modell (+ Druck und Versand von Ausgangsrechnungen)
- Toyota Financial Services (+ Bestandsübernahme und laufende Digitalisierung von Vertragsakten)