Dokumenten-Klassifzierung und noch viel mehr: unsere Leistungen im Überblick
Wir helfen Ihnen dabei, Medienbrüche zu überwinden, damit Sie mehr Zeit für zentrale Aufgaben haben. Unser Portfolio umfasst das volle Spektrum an Dienstleistungen in der Dokumenten-Verarbeitung. Wir agieren bundesweit und vielfach unter zeitkritischen Aspekten und sichern damit einen optimalen Informationsfluss, der für die digitale Arbeitswelt unerlässlich ist.
Profitieren Sie von flexiblen Service-Modellen
Sie können die einzelnen Leistungen nach Ihren Anforderungen individuell zusammenstellen und im Laufe der Zusammenarbeit ändern, falls sich die Rahmenbedingungen in Ihrem Dokumenten-Management oder Ihrer Organisation ändern.
Hier zeigen wir die wichtigsten ALPHA COM Services, die sich quasi wie ein Puzzle zu kompletten Dokumenten-Prozessen zusammenstellen lassen. Klassische Beispiele sind: Elektronische Archivierung + Bestandsübernahme, Posteingang und Unterstützung im Rechnungswesen. Mehr dazu lesen Sie unter Portfolio, Ihren Berater in der Nähe finden Sie unter Kontakt.
Wir bedienen alle Input-Kanäle:
- Tägliche, gemischte Eingangspost in Papier wie z.B. Kunden-Korrespondenz
- Analoge Bestandsakten in Hängemappen oder Stehordnern wie z.B. Personalakten
- Bereits digitalisierte Belege (Scan-Dateien / Images) wie z.B. Überweisungsträger
- E-Mails mitsamt Anhängen wie z.B. elektronische Rechnungen
- Digitale Faxe wie z.B. Kunden-Bestellungen
Digitalisierung + Indizierung
Für Papier und elektronische Dokumente jeglicher Art
Diese Basis-Leistung unterstützt eine durchgängig elektronische Arbeitsweise und ermöglicht Ihnen zudem die digitale Archivierung von Dokumenten inklusive Langzeitarchivierung.
- Wir bereiten analoge Unterlagen vor und scannen sie in Farbe bzw. in Schwarz-Weiß (s/w) sowie in variabler Auflösung. Wir betreiben eine aktive Qualitätssicherung in Form von Stichproben bis hin zur Einzelbildkontrolle.
- Digitale Dokumente indizieren wir nach definierten Merkmalen. Beispiele sind Datum, Geschäfts-Kennzeichen, Kundennummer oder Name.
- Nach einem finalen Soll-Ist-Abgleich übermitteln wir die aufbereiteten Bilddateien und Indexdaten in verschlüsselter Form elektronisch oder auf Datenträgern.
Dokumenten-Klassifizierung
Grundlage für die komfortable Suche
Wer intensiv mit digitalisierten Dokumenten arbeitet, weiß den Abruf am PC und kurze Recherche-Zeiten zu schätzen. Voraussetzung dafür ist vielfach, dass deren Inhalte spezifisch klassifiziert wurden. Denn darauf greifen i.d.R. IT-Systeme für DMS, ECM, ERP etc. zurück.
Wir klassifizieren unterstützt durch OCR und manuell nach einem vereinbarten Regelwerk. Die Anzahl der Dokument-Typen lässt sich individuell vorgeben.
OCR-Erfassung + Daten-Validierung
Automatisiert Informationen gewinnen
Dieses Leistungs-Paket rufen Kunden ab, die bestimmte Inhalte aus Dokumenten benötigen – in strukturierter Form und auf potenzielle Fehler überprüft. Das Paradebeispiel ist die Rechnungslesung. Hier können wir einzelne Daten auslesen oder auch sämtliche Positionsdaten, die wir als qualifizierte Ergebnisse übergeben.
- Wir nutzen etablierte OCR-Verfahren für die massenhafte Volltext-Erkennung.
- Ein Abgleich der Extraktions-Ergebnisse mit den Stammdaten des Kunden erhöht die Trefferquote.
- Unsere DatenerfasserInnen kontrollieren und korrigieren bei Bedarf. Bei Klärungsfällen ergänzen sie Kommentare, was Ihnen die weitere Bearbeitung erleichtert.
Elektronische Archivierung
Dokumente platzsparend + revisionssicher aufbewahren
Dieses Leistungs-Paket rundet unser Angebot ab, um sich von der Papierablage zu verabschieden. Wir bereiten die gewonnen Daten für alle gängigen IT-Systeme auf und konvertieren Daten in alle gängigen Formate wie TIFF, PDF, PDF/A, ASCII, XML etc. Originale lassen wir qualifiziert vernichten oder geben sie zurück.
DMS-Vertrieb
Verkauf und Wartung
Wir beraten bei der Auswahl passender elektronischer Archiv-Systeme und vertreiben ausgewählte Dokumenten-Management-Systeme, die unsere IT-Spezialisten implementieren und für Sie warten. Zudem vermitteln wir Produkte aus unserem Partner-Netzwerk.
Dokumentenverwaltung in der Cloud
Archiv-Software zur Miete
Unser Cloud-Service wendet sich an Kunden, die Dokumente elektronisch archivieren möchten, ohne dafür eigene Ressourcen oder Kapital zu binden. Für den Zugriff auf Inhalte ist ein Web-Client ausreichend.
- Wir betreiben ausgewählte DMS-Lösungen zum monatlichen Festpreis.
- Bei Bedarf migrieren wir Ihren Datenbestand auf unsere IT-Systeme.
- Die Archiv-Software läuft in einer Umgebung mit kontrollierten Zugriffsmöglichkeiten (DMZ).
- Die Datenübermittlung erfolgt verschlüsselt.
Vorgangsbearbeitung
Fallbezogene Unterstützung
Ergänzend zum elektronischen Posteingang übernehmen wir auch Tätigkeiten der vorbereitenden Sachbearbeitung. Diese Aufgaben reichen von der formalen Prüfung auf Vollständigkeit über einfache Klärungsfälle bis zur Workflow gesteuerten Aufbereitung eingehender Dokumente.
Der Vorteil liegt in der zeitnahen, individuellen Ausführung, die eine prompte weitere Bearbeitung der Geschäftsvorgänge erlaubt.
Professional Services
Eigenes Kompetenz-Team
Bei komplexen Projekten im Dokumenten-Management übernehmen unsere Spezialisten die Lösungsfindung, Projektleitung, Schulung und Dokumentation. Unser Team vereint Fachkenntnisse in branchenspezifischen Prozessen und Informationstechnologie (IT), um zusammen mit Ihnen optimale Abläufe zu entwickeln.