Unterstützung im Rechnungswesen: Verarbeitung kaufmännischer Belege
Kundenvorteile
Effizientere Sachbearbeitung + mehr Transparenz durch:
- Schnelle, komfortable Recherche nach Dokumenten
- Erleichterung bei Betriebsprüfungen
- Reduzierte Archivflächen
- Komplett-Service aus Verarbeitung von Papier + DMS-Vertrieb mitsamt Wartung
Über das Projekt
Wer bei Söffge ältere Dokumente aus der Buchhaltung benötigt, sucht nicht in Papierordnern. Vielmehr gibt man am Computer ein, zwei Stichworte ein und sieht den passenden Beleg wenige Sekunden später am Bildschirm. Diese komfortable Recherche erleichtert die regelmäßige Betriebsprüfung ganz erheblich und schafft Platz. Möglich macht das ein elektronisches Archiv, das die Reinigungsfirma mit Standorten in Bremen, Bremerhaven, Leipzig und Oldenburg seit 2006 nutzt. Um das „Füttern“ des Dokumenten-Management-Systems (DMS) kümmert sich das Reinigungs-Unternehmen nicht selbst: Das übernimmt ALPHA COM in Bremen.
„ALPHA COM macht das viel günstiger als wir es könnten“, sagt Arne Söffge, Geschäftsführer bei Söffge. Der Scan-Dienstleister konvertiert einmal jährlich sämtliche kaufmännische Belege und übergibt zeitnah indexierte Images auf CD. Söffge kann sie einfach ins Archiv einspielen und z.B. nach Kreditor oder Rechnungsnummer suchen.
Der in der Handwerksrolle eingetragene Betrieb startete bereits 2000 mit der digitalen Ablage und legte die von ALPHA COM generierten Dateien im eigenen Netzwerk ab. Seitdem spart Söffge teure Archivfläche für jährlich etwa 40 Ordner an Papieren, die mindestens 10 Jahre aufzubewahren sind. Bei der nächsten Betriebsprüfung zeigte sich jedoch, dass die Suche nach Belegen immer noch zu lange dauerte. Dies gab den Anstoß, in ein digitales Archiv mit individueller Suchfunktion zu investieren. Der Partner ALPHA COM empfahl ein kompaktes DMS und implementierte es auch. Seitdem wartet er die Lösung und übernimmt den Support für den laufenden Betrieb.
Foto: Söffge
Ansprechpartner bei ALPHA COM
Weitere Infos
ALPHA COM Anwendungen zur Unterstützung im Rechnungswesen:
Verarbeitung von kaufmännischen Belegen
Verarbeitung von Eingangsrechnungen für die Kreditoren-Buchhaltung
Downloads
„ALPHA COM bietet uns ein Höchstmaß an Service und Qualität für die digitale Ablage.“
Arne SöffgeGeschäftsführer bei der Söffge Büro-, Gebäude- und Treppenhausreinigung GmbH & Co.KG
„Die Verarbeitung von kaufmännischen Belegen macht ALPHA COM viel günstiger als wir es könnten.“
Arne SöffgeGeschäftsführer bei der Söffge Büro-, Gebäude- und Treppenhausreinigung GmbH & Co.KG
Wer uns mit seinen Reinigungsaufgaben beauftragt, hat eine saubere Lösung gefunden. Ein ständig wachsender Stamm zufriedener Kunden denkt über eine Änderung einfach nicht mehr nach. Mehr als 1.500 Partner vertrauen heute der Söffge Gebäudereinigung und ihren 2.500 Mitarbeitern. Aus verständlichen Gründen: Sie alle überzeugt die Qualität, die Leistung, die Zuverlässigkeit wie auch der Preis.
Auf jeder Ebene wachsen dabei die Ansprüche an eine umfassende Gebäudereinigung kontinuierlich. Nicht nur das Image einer Firma hängt von einem sauberen und gediegenen Erscheinungsbild ab, ebenso bspw. der Krankenstand in Ihrem Unternehmen. Schließlich bietet eine mangelhafte Reinigung Keimen und Erregern einen idealen Nährboden. Auch sollte jede Reinigung heutzutage umweltbewusst erfolgen, dazu ohne Störung der Arbeitsabläufe beim Kunden. Also ganz so, wie Sie es bei uns erleben werden.
Solche Wünsche erfüllen wir Ihnen Tag für Tag.
Auswahl an DMS-Projekten
ALPHA COM ist Platinum Partner von DocuWare. Beide Unternehmen verbindet eine langjährige Zusammenarbeit im Vertrieb bzw. dem Betrieb des Dokumenten-Management-Systems (DMS) auf Miet-Basis (SaaS)
DocuWare Installationen
durch ALPHA COM realisiert; zusätzliche Services sind in Klammern aufgeführt:
- Autoliv Werk-Nord (+ Digitalisierung von Automobilzulieferer-Dokumenten)
- Blohm + Voss (+ SAP-Integration sowie Digitalisierung verschiedener Dokumente aus Einkauf und Buchhaltung)
- GVL (+ Bestandsübernahme Mitgliederakten und Workflows)
- KAEFER Isoliertechnik (Bestandsübernahme Personalakten und Zugriffskonzept)
- Lux Service SaaS-Modell (+ kompletter Posteingang)
- Maske Fleet (+ Verarbeitung von Eingangsrechnungen)
- SAM Electronics (+ Digitalisierung kaufmännischer Dokumente)
- Söffge (+ Verarbeitung kaufmännischer Belege)
- Tom Tailor SaaS-Modell (+ Druck und Versand von Ausgangsrechnungen)
- Toyota Financial Services (+ Bestandsübernahme und laufende Digitalisierung von Vertragsakten)