Branche
Grundstücks- und Wohnungswesen
Standort
Hamburg, Deutschland
Elektronische Archivierung und Bestandsübernahme
Kundenvorteile
Geringere Ablageflächen + Grundlage für effizientere Sachbearbeitung durch:
- zeitnahe Bestandsübernahme von Papierakten
- gesamte Zeitplanung, Logistik und Qualitätssicherung durch den Dienstleister
- schneller Zugriff auf Dokumente am Büro-PC und Tablet vor Ort
Über das Projekt
Rund 8.600 Mitglieder der Hanseatischen Baugenossenschaft Hamburg (HBH) kommen in den Genuss, ansprechend und doch günstig zu wohnen. Der Bestand umfasst etwa 6.800 Wohnungen in verschiedenen, attraktiven Stadtteilen und reicht vom modernisierten Hochhaus bis zum gerade neu erbauten Quartier.
Entsprechend umfangreich gestalten sich die Wohnungs- und Mitgliederakten, mit denen rund 35 Mitarbeiter in der Verwaltung täglich umgehen. Bislang erfolgte die Aktenführung und Ablage rein in Papier.
Die anlaufenden Planungen für ein neues Bürogebäude gaben den Anstoß, auf elektronische Archivierung umzustellen. Damit spart sich die HBH den räumlichen Umzug von circa 17.000 analogen Akten sowie die nötigen Archivflächen.
ALPHA COM realisiert die Bestandsübernahme von insgesamt rund 850.000 Papierblättern innerhalb kurzer Zeit. Eine abgestimmte Projektplanung und gemeinsames Arbeiten Hand-in-Hand sichern den laufenden Bürobetrieb bei der Wohnungsbaugenossenschaft.
Die Originale reichen bis in die 1950er zurück und sind teilweise im schlechten Zustand bzw. extrem schwer lesbar. Doch per Digitalisierung im Dual-Streaming sichert der DMS-Dienstleister optimale Ergebnisse zu wirtschaftlichen Kosten.
Die übergebenen, per Barcode klassifizierten PDF/A-Dateien bilden die Basis für die künftige, elektronische Verwaltung der Wohnungs- und Mitgliederakten. Den virtuellen Bestand will die HBH künftig nutzen, um Dokumente für ausgewählte Prozesse digital zur Verfügung zu stellen.
Foto oben: HBH
Ansprechpartner bei ALPHA COM
Weitere Infos
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„ALPHA COM arbeitet zügig, aber auch sehr gewissenhaft. Es ist schon beeindruckend, was das Hamburger Team leistet. Wir selbst hätten den Aufwand an Handarbeit nicht bewältigt.“
Thorsten MatzDipl.-Ing. Systemanalyse, HBH Hanseatische Baugenossenschaft Hamburg
„Wir haben uns für ALPHA COM entschieden, weil sofort eine Vertrauensbasis da war. Zudem ist uns die örtliche Nähe wichtig, um spontan auch persönlich reden zu können.“
Thorsten MatzMitarbeiter in der DV-Organisation bei der HBH
Nach dem Motto „Genossenschaftsidee – Selbstverwaltung und -bestimmung“ fühlt sich die HBH traditionell ihren Mitgliedern verpflichtet. Die Wohnungsgenossenschaft versorgt rund 8.600 Mitglieder mit ansprechendem Wohnraum zu angemessenen Preisen. Diese mieten keine Wohnung, sondern nutzen genossenschaftliches Eigentum, an dem sie selbst beteiligt sind. Insofern stellt das Wohnen bei HBH eine Alternative zwischen Miete und Eigenheim dar. Diese Wohnform hat nicht nur Tradition, sie hat auch Zukunft.
Als aktives Mitglied der UmweltPartnerschaft Hamburg hat die Genossenschaft den Umweltschutz im Blick. Mit energetische Sanierungen im Gebäudebestand trägt sie dazu bei, Hamburg zu einer lebenswerten Stadt zu machen.
Wenn Unternehmen oder Organisationen räumlich umziehen, ist das ein Kraftakt. Und es stellt sich die Frage: Müssen die Papierordner auch mit? Besser wäre es, den Anlass zu nutzen, um auf elektronische Aktenführung umzustellen. Wie wir Ihnen beim digitalen Umzug helfen… Kompletter Text