Digitale
Wohnungsakte

Bestandsübernahme
von Papier

Immer mehr Wohnungsunternehmen wechseln zur digitalen Aktenführung und verbessern damit ihre Verwaltungs-Tätigkeiten. Um die elektronische Mieterakte bzw. digitale Wohnungsakte nutzen zu können, müssen die Bestandsakten aber zeitnah digitalisiert werden. Die eigenen Kapazitäten reichen dafür selten aus. Zumal viele Dokumente oft alt, vergilbt und schlecht leserlich sind.

 

Für viele Mitarbeiter in der Wohnungswirtschaft gehört es zum Alltag, in umfangreichen analogen Archiven zu suchen und Hunderte von Hängeakten durchzugehen. Macht nichts!, mag so mancher denken. Schließlich bedeutet das Führen von Wohnungsakten einen permanenten Wechsel zwischen Computer und Papier: Ausdrucke oder Handakten-Auszüge sind eben praktischer für schnelle Notizen oder bei der Wohnungsübergabe vor Ort.
Doch die Vorteile der elektronischen Wohnungsakte überwiegen. So reduziert ein zentrales digitales Archiv die Recherchezeiten erheblich, da sich Dokumente am Rechner binnen Sekunden suchen und anzeigen lassen. Das ermöglicht auch prompte Auskünfte am Telefon: Die Mieter bzw. Mitglieder von Baugenossenschaften werden diesen besseren Kundenservice zu schätzen wissen!
Zudem schrumpft der Platzbedarf auf nahezu Null, was insbesondere in teuren Lagen für wirtschaftliche Entspannung sorgt. Auch ein bevorstehender Umzug kann zum Start bzw. Ausbau der elektronischen Wohnungsakte motivieren: wie es z.B. bei der HBH Hanseatischen Baugenossenschaft Hamburg der Fall war.
Die digitale Aktenführung umfasst im Idealfall nicht nur Mieterakten für Wohnraum, sondern auch die Wohnungsakten und Technische Dokumentation mitsamt Baubeschreibungen, Zeichnungen, Reparatur-Historie, Angebote für Modernisierungen etc.
Je umfassender die Ablage im elektronischen Archiv ausfällt, desto transparenter gestalten sich die Prozesse. Und der parallele Abruf von Dokumenten erleichtert die Vertretung im Krankheitsfall.
Durch passende Zugriffs-Rechte bleibt der Datenschutz gewährleistet, da in der Immobilienverwaltung ja auch sensible Personendaten wie Adresse oder Kontoverbindung anfallen.

 

Inhouse oder Outsourcing?

Die Archive in der Immobilienwirtschaft gestalten sich umfangreich. Schließlich sind die Akten so alt wie die Bestandsobjekte, wachsen stetig und werden kaum ausgedünnt. Diese Mengen an Papier müssen zügig digitalisiert und indiziert werden, wenn Sie in die elektronische Wohnungsakte einsteigen. Für die meisten Wohnungsgesellschaften ist das mit eigenen Mitarbeitern nicht umsetzbar. Es fehlt an Zeit, Hochleistungs-Scannern und schlicht der nötigen Erfahrung, mit solchen temporären Projekten umzugehen. Außerdem braucht es spezielles Know-how, um auch alte, farbige Dokumente mit verblasster Schrift in guter Qualität zu erfassen. Weitere Infos finden Sie im Exkurs: Farb-Scannen in der rechten Spalte bzw. weiter unten.

Wir bieten eine Service-Lösung für Wohnungsakten, die zeitnah, sicher und wirtschaftlich ist durch:

  • Professionelle Prozesse auf hohem Qualitäts-Niveau

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  • Individuelle Behandlung von Sonderfällen wie handschriftliche Notizen oder farbige Bögen

 

Wettbewerbsvorteil durch Branchenfokus

Gemeinsam mit Kunden aus der Wohnungswirtschaft haben wir einen optimalen Prozess für die Bestandsübernahme von Papierakten entwickelt, den auch Sie nutzen können. Die ALPHA COM Anwendung umfasst die Verarbeitung von:

  • Mieterakten bzw. Mitgliederakten
  • Optional: Mietverträge getrennt siehe digitale Vertragsakten
  • Wohnungsakten
  • Bauakten bzw. Technische Dokumentation

 

Die ALPHA COM Anwendung umfasst:

  • Bestandsanalyse und Planung der Durchführung (Projektzeitraum und Meilensteine)
  • Gemeinsame Definition der technischen Rahmenbedingen (Dateiformate, Zielsystem, u.v.a.m)
  • Gemeinsame Definition der Indizierungs- bzw. Klassifizierungs-Merkmale
  • Organisation: z.B. Bildung von Teilbeständen
  • Logistik: Transport der Akten mit eigenem Fahrdienst
  • Vorbereitung und Digitalisierung des jeweiligen Teilbestandes
  • Indizierung und Klassifizierung der Akten
  • Kontinuierliche Qualitätssicherung inklusive Soll-Ist-Abgleiche auf Vollständigkeit
  • Damit Ihr Tagesgeschäft gesichert ist: Service zur kurzfristigen Bereitstellung von Akten, die sich bei uns in der Bearbeitung befinden:
  • Qualifizierte Vernichtung der Originale oder Rückgabe der (Teil-) Bestände

 

Nach Abschluss der Bestandsübernahme verarbeiten wir bei Bedarf auch den laufenden Papieranfall.

 

Ihr Kontakt für eine persönliche Beratung

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Jens Tilhaus

Spezialist für Wohnungsakten, Vertriebsleiter Nord bei ALPHA COM Tel. +49 (0)40 / 513 02-323
E-Mail schicken
Termintreue auch bei großen Mengen
Qualität durch klar definiertes Regelwerk und QM-System
Datenschutz durch stimmiges Sicherheitskonzept

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Zeitnahe Verarbeitung + besserer Kundenservice

Weiterführende Infos

Referenz HBH: Zeitnahe Bestandsübernahme von Wohnungsakten

Referenz HOWOGE: Verarbeitung Mieterakten

Referenz Stadtwerke Ditzingen: Verarbeitung Hausanschluss-Akten

Referenz Stadtwerke Frankenthal: Verarbeitung Hausanschluss-Akten

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Kennen Sie das auch?: Bestimmte Dokument-Arten haben besondere Farben – wie grün für die Mitgliederanträge und blau für Wohnungsbesichtigungen.
Was dem Immobilienverwalter die Arbeit erleichtert, ist für den Dokumenten-Verarbeiter ein Graus! Denn blasse, graue Handschrift auf grünem bzw. blauem Hintergrund ist per Standard-Scannen in Schwarz-Weiß (s/w) quasi nicht mehr zu lesen. Auch alte, vergilbte Dokumente stellen besondere Anforderungen an die Digitalisierung.

Für die extrem heterogenen Dokumente in Wohnungsakten empfehlen wir, die Originale in Farbe zu scannen und Leerseiten zu unterdrücken. Dank unserer langen Erfahrung liefern wir eine optimale Bildqualität zu wirtschaftlichen Kosten. Damit profitieren Sie von der gewohnten Übersichtlichkeit beim (jetzt: virtuellen) Durchblättern und schonen gleichzeitig die Speicher-Kapazität auf dem Server.

Die Kosten der Bestandsübernahme hängen nicht nur von der Anzahl an Datenseiten ab, sondern auch vom Umfang der Klassifizierung der gescannten Dokumente.

 

Mögliche Varianten

  • Die einfachste Art ist: 1 PDF pro Wohnungsakte: Wir empfehlen diese Variante für inaktive Akten, also zur reinen Archivierung
  • 1 PDF pro Register ist eine kompakte Lösung, die einen gewissen Recherche-Komfort zum überschaubaren Preis bietet.
  • Die komfortabelste Version ist: 1 PDF pro Dokument: Sie bietet sich für Verwaltungen an, die vornehmlich elektronisch in IT-Fachanwendungen arbeiten und elektronische Wohnungsakten intensiv nutzen.