Kaufmännische
Belege

verarbeiten

In der Buchhaltung fallen viele Arten kaufmännischer Belege an, deren Bearbeitung wertvolle Ressourcen binden. Wer Eingangsrechnungen (ER) über einen Dienstleister automatisiert verarbeiten lässt, hat bereits einen wichtigen Schritt zur Optimierung getan. Aber auch alle anderen Dokumente in der FiBu sollten berücksichtigt werden.

 

Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Avise oder Reisekosten-Belege (RK-Belege): Viele Mitarbeiter in der Buchhaltung verbringen Stunden damit, diese Dokumente den passenden Geschäftsvorgängen zuzuordnen und zu bearbeiten. Der konventionelle Ablauf erfolgt in (zu) vielen Schritten und erfordert überwiegend eine manuelle Sachbearbeitung. Effizienter ginge es, wenn die passenden Dokumente per Klick direkt im ERP-System abrufbar wären.

Das Optimierungspotenzial ist besonders hoch, wenn ein Unternehmen bereits die automatisierte Rechnungslesung an einen Spezialisten ausgelagert haben: Dann ist es nahezu logische Konsequenz, auch die anderen kaufmännischen Belege durch den externen Partner verarbeiten zu lassen – und damit die kompletten Kreditoren-Prozesse digital abbilden zu können.

Für die Rechnungslesung bieten wir eine eigene Anwendung: Verarbeitung Eingangsrechnungen für Kreditoren-Buchhaltung

 

Outsourcing als wirtschaftliche Alternative

Wir bieten eine GoBD konforme Service-Lösung für kaufmännische Belege, die flexibel mit variierenden Mengen umgeht. Profitieren Sie von transparenten, wirtschaftlich attraktiven Preis-Modellen durch:

  • Individuelle Leistungs-Pakete

     +

  • Professionelle Services mit hoher Qualität

 

Praxisnahe Abläufe

Durch unsere jahrelange Erfahrung mit FiBu-Projekten, kennen wir quasi alle Facetten und können unser Know-how beratend einbringen z.B. bei der Definition der zu validierenden Datenfelder. Wir verarbeiten jegliche Art von kaufmännischen Belegen:

  • unabhängig vom Format
  • auch mehrsprachig
  • unterschiedlicher Buchungskreise

 

Die ALPHA COM Anwendung umfasst:

  • Bestandsanalyse und Planung der Durchführung (Projektzeitraum und Meilensteine)
  • Gemeinsame Definition der technischen Rahmenbedingen (Datenfelder, Dateiformate, Zielsystem, u.v.a.m)
  • Gemeinsame Definition der Qualitäts-Merkmale wie SLAs
  • Logistik: Täglicher Transport der Papier-Originale mit eigenem Fahrdienst bzw. Übermittlung elektronischer Dokumente
  • Vorbereitung und Digitalisierung der Originale in Papier sowie Import von Dokumenten über digitale Kanäle
  • Indizierung nach vereinbartem Regelwerk
  • Texterkennung per OCR und regelbasierte Validierung der Extraktions-Ergebnisse
  • Qualitätssicherung durch permanenten Datenbankabgleich und Soll-Ist-Abgleich auf Vollständigkeit
  • Aufbereitung der Daten für sämtliche ERP-Systeme
  • Qualifizierte Vernichtung der Originale

 

Ihr Kontakt für eine persönliche Beratung

AC_HP_PetraGreiffenhagen_Web400n

Petra Greiffenhagen

Spezialistin für kaufmännische Belege Tel. +49 (0)172 / 768 47 63
E-Mail schicken
Termintreue auch bei großen Volumina
Datenschutz durch ein stimmiges Datenschutz-Konzept
Flexibilität durch individuelle Leistungs-Pakete

=

Zeitnahe Verarbeitung + reduzierte Kosten

Verwandte Themen

Weiterführende Infos

Belege sortieren und aufkleben, bei der Reisekostenstelle einreichen und auf die Erstattung warten: Wen nervt der lästige Papierkram nach einer Geschäftsreise nicht?

Wir bieten dafür mit den Partnern HRV und Viatos eine runde Lösung an, die komfortabel den Medienbruch überwindet: Das spart wertvolle Zeit und schafft mehr Transparenz für Management & Mitarbeiter.

Unsere Kombination aus Dienstleistung & Software bildet wichtige Funktionen des Travel Managements ab: vom Reiseantrag über die qualifizierte Prüfung der RK-Abrechnung bis zur Datenübergabe ans ERP-System.
Dank der webbasierten Viatos Software können Reiskosten-Abrechungen vom berechtigten Mitarbeiter am Bildschirm abgerufen und auch Reiseanträge online gestellt werden.
Mehr Infos zum Travel Management