Viele Geschäftsvorgänge werden durch eingehende Kunden-Korrespondenz initiiert – ob sie nun als Papierpost oder über digitale Kanäle wie E-Mail eintreffen. Um diese Kundenbriefe effizient bearbeiten zu können, müssen die enthaltenen Informationen zeitnah erfasst, aufbereitet und dem richtigen Sachbearbeiter-Team übermittelt werden. Ein professionelles Postellen-Management unterstützt Sie dabei, nachhaltig erfolgreich zu agieren.
Die eingehende Kunden-Korrespondenz ist ein wichtiges Thema für Unternehmen insbesondere aus der Handels-Branche. Wer sich von analogen Prozessen verabschieden möchte, braucht neue Ansätze für Umgang mit der Eingangspost wie ausgefüllte Formulare, unterschriebene Bestellungen und Aufträge oder frei gestaltete Kundenbriefe. Ein elektronischer Posteingang bildet die Basis, den täglichen, heterogenen Input in standardisierte Abläufe zu überführen.
Inhouse oder Outsourcing?
Eine durchgängig digitale Abwicklung verspricht einen deutlichen Effizienz-Gewinn. Dazu muss der physische Posteingang jedoch entsprechend verarbeitet werden, was moderner Technologien bedarf. Für nicht wenige Unternehmen hat das zur Konsequenz, zunächst hohe Investitionen zu tätigen. Zudem können fehleranfällige Verfahren ungeplante Kosten verursachen, welche die Inhouse-Variante erheblich teurer ausfallen lässt als ein Outsourcing.
Wir bieten Service-Lösungen für den Posteingang Ihrer Kunden-Korrespondenz, die individuell und gleichzeitig wirtschaftlich sind durch:
- Professionelle Prozesse mit hohem Automationsgrad
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- Individuelle Anpassung je nach Branche und Unternehmensgröße
Praxistaugliche DMS-Prozesse
Wir verfügen über jahrelange Erfahrung mit der Verarbeitung von Geschäftspost. Das Spektrum reicht vom gemischten Posteingang bis zu spezifischen Dokument-Arten wie Kunden-Rückläufer oder Kunden-Korrespondenz. Gemeinsam mit unseren Kunden sind praxistaugliche Abläufe entstanden, von denen auch Sie profitieren können.
Die ALPHA COM Anwendung umfasst:
- Die tagesaktuelle Verarbeitung unsortierter Kundenbriefe – auch bei schwankenden Umfängen
- Papierdokumente digitalisieren wir und führen alle übrigen Eingangskanäle und -Formate zusammen.
- Bei Bedarf sortieren unsere Mitarbeiter spezifische Post aus.
- Wir indizieren und klassifizieren die Dokumente nach einem individuell definierten Regelwerk.
- Je nach Bedarf lesen wir ausgewählte Inhalte per OCR aus.
- Wir validieren die OCR-Ergebnisse, was die Datenqualität erhöht.
- Die gewonnenen Daten (Bilddateien z.B. als PDF/A + Datensätze z.B. in XML) fließen direkt in Ihre Fachanwendungen sowie in DMS / ECM ein.
Langfristige Optimierung
Häufig bedeutet die Neugestaltung des Posteingangs für die Kunden-Korrespondenz auch ein Redesign der Abläufe. Wir begleiten solche Veränderungen einfühlsam und kompetent. Unsere Berater und Projekt-Manager entwickeln gemeinsam mit Ihnen die für Sie optimale Lösung, implementieren diese und justieren konsequent nach, um bester Ergebnisse zu erzielen.
Ihr Kontakt für eine persönliche Beratung
Jens Tilhaus
Spezialist Posteingang Kunden-Korrespondenz Tel. +49 (0)40 / 513 02-323E-Mail schicken
Qualität durch professionelle Abläufe
Termintreue auch bei variierenden Mengen
Effizienz durch individuelle Dokumenten-Aufbereitung
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Besserer Informationsfluss + reduzierte Kosten
Weiterführende Infos
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Wer kennt das nicht?: Ein Kollege oder Geschäftspartner fragt nach einem Dokument und Sie schicken es schnell per Mail. Liegt es nicht elektronisch vor, digitalisieren Sie es am Multifunktionsdrucker im Büroflur oder am Arbeitsplatzscanner. Bürogeräte mit Scann-Funktion gehören heute zur Standard-Ausstattung und liefern innerhalb von Sekunden das gewünschte Ergebnis.
Die Erfindungen des „Digitalen Gutenbergs“
Das war nicht immer so: Der so genannte Colorgraph benötigte allein eine Stunde zum Aufwärmen. 8000 Watt verschlang das Kleiderschrank große Rechenwerk mit allein 500 Elektronenröhren, diversen Relais, Messgeräten und Schaltknöpfen. Die Erfindung des deutschen Ingenieurs Dr.-Ing. Rudolf Hell aus dem Jahr 1958 benötigte mehrere Stunden, um 30 x 40 cm als maximales Format zu scannen. Die Ergebnisse der Mühe waren Farbauszüge für den mehrfarbigen Tiefdruck, die eine elektronische Farbkorrektur durchliefen und damit die langwierige Handretusche ersparten.
Im Jahr 1970 brachte Dr. Rudolf Hell einen Tageslicht-Scanner mit Namen Chromagraph DC 300 auf den Markt, der den Sprung ins digitale Zeitalter darstellte und sich etwa 2.500 Mal rund um den Globus verkaufte. Das Prinzip dahinter war die Bildzerlegung, sprich eine bildliche Darstellung in Punkte aufzulösen und elektronisch weiterzuverarbeiten. Diese Idee verfolgte der Erfinder bereits in den zwanziger Jahren mit seinem patentierten Hell-Schreiber, der per Funk oder Kabel gerasterte Schriftzeichen übermittelte. Nach dem Chromagraph DC 300 folgten noch viele Neuerungen.
In den 1980ern bot die Hell GmbH mit Sitz in Kiel das größte Programm an Scannern in der Welt. Klassische Einsatzgebiete stellten weiterhin Reproduktionen für die grafische Industrie dar. Eine neue Technologie, das Desktop-Publishing, führte ab den 1990ern zur Konsolidierung, die mit der Übernahme durch die Heidelberger Druckmaschinen AG endete.
Weitere Infos zu den Erfindungen von Dr. Rudolf Hell beim Verein der Freunde und Förderer Technische Sammlung Dr.-Ing. Rudolf Hell in Kiel e.V. hier