FAQ VERARBEITUNG VON EINGANGSRECHNUNGEN

BEST PRACTICE RECHNUNGSWESEN

Was Buchhalter am häufigsten fragen

ALPHA COM Beitrag von Oliver Otto

 

„Wie lassen sich Durchlaufzeiten verkürzen, um mehr Skonto zu ziehen?“: Diese Frage stellen uns die meisten Finanzbuchhalter, wenn es um optimierte Prozesse im Rechnungswesen geht. Die Kreditorenbuchhaltung bietet viel Potenzial, um Abläufe zu automatisieren und damit schneller und transparenter zu gestalten: Das erhöht die Sicherheit im Prozess und ermöglicht den Abruf relevanter Zahlen, was Kunden ebenfalls fordern.

Häufig werden wir mit eingebunden, um die Aufgaben bis zur Rechnungsprüfung zu übernehmen – also die Digitalisierung von Papier, Harmonisierung der verschiedenen Eingangskanäle, formale Prüfung, Datenextraktion und Validierung sowie Übergabe strukturierter, abgeglichener Rechnungsdaten.

Unsere Services erbringen wir i.d.R. innerhalb weniger Stunden und legen damit den Grundstock für alle folgenden Schritte. Das schafft essenzielle Mehrwerte für Kundenservice, Controlling und Unternehmenssteuerung. Hier finden Sie eine Liste der häufigsten Fragen, die uns Interessenten und Kunden zur automatisierten Eingangsrechnungs-Bearbeitung fragen:

Diese Zielsetzung verfolgen ja viele Digitalisierungs-Projekte… Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es in vielen FiBu-Abteilungen ganz individuelle Abläufe und Schnittstellen zu den freigebenden Personen gibt. Die gilt es vorerst zu dokumentieren und zu analysieren.

Als externe Experten haben wir einen frischen Blick auf die gesamte Kette – vom physikalischen bzw. virtuellen Eingang über Kontieren und Buchen bis zur Freigabe und Zahlungsanweisung.

Gemeinsam entwickeln wir eine maßgeschneiderte Lösung, um Aufwand und Durchlaufzeiten zu reduzieren, die Datenqualität zu erhöhen und insgesamt mehr Transparenz über den Bearbeitungsstand zu schaffen.

 

ALPHA COM Tipp:

Jedes Projekt zur Eingangsrechnungsverarbeitung ist anders! Nehmen Sie sich die Zeit, um das für Sie optimale Zusammenspiel zu finden aus:

  • neuen Prozessabläufen
  • neuen Standards für Lieferanten
  • Arbeitsaufteilung zwischen Ihnen und uns
  • zusätzlicher Software z.B. für den Freigabe-Workflow

Die Eingangsrechnungen per E-Mail zu bekommen, z.B. als angehängtes PDF, ist ein erster Schritt. Aber eben nur einer von vielleicht 10 bis 20 Schritten zur Optimierung in der Buchhaltung – je nach Komplexität. Wichtig ist es, den gesamten Prozess zu betrachten, Schwachstellen zu analysieren und diese abzustellen.
Je konsequenter Sie dabei vorgehen, desto mehr erreichen Sie. Denn Einsparungen in Zeit und Kosten sind nur durch Standardisierung und Automatisierung möglich. Dabei unterstützen uns moderne IT-Systeme, auch wenn sich Medienbrüche nicht gänzlich abstellen lassen. Ein Beispiel ist die o.g. elektronische Rechnung per E-Mail: Sie liegt dem Empfänger zwar elektronisch vor…, aber die Rechnung ist weder geprüft noch sind die Rechnungsdaten im ERP-System!

 

ALPHA COM Tipp 1:

Stellen Sie ein interdisziplinäres Team zusammen mit Vertretung der Leitungsebene und Mitarbeitern aller beteiligten Fachabteilungen wie Buchhalter, IT-Administratoren, Einkäufer etc. Setzen Sie sich ein konkretes Ziel und definieren den Soll-Zustand. Dann initiieren Sie eine Prozessanalyse und stellen den Ist-Zustand gegenüber. Aus dem Vergleich können Sie konkrete Maßnahmen ableiten. Wenn Ihnen dafür das nötige Know-how fehlt, binden Sie einen externen Berater ein, der auf „gleicher Augenhöhe“ agiert.

ALPHA COM Tipp 2:

Geben Sie jeder Eingangsrechnung eine eindeutige ID. Damit können Sie jeden Vorgang über den gesamten Zeitraum der Bearbeitung verfolgen und stellen sicher, dass kein Dokument verloren geht.

Auf jeden Fall! Sie müssen die nötige Lösung ja nicht selbst besitzen, sondern können sie beim spezialisierten Dienstleister abrufen. Wir bieten High-End-Systeme, geschultes Personal und Datenschutz-gerechte Produktionsumgebungen auf Stückpreis-Basis.

Der Einzelpreis richtet sich nach dem gewünschten Leistungsumfang wie der Anzahl an Datenfeldern, die per OCR ausgelesen werden sollen, dem Tagesvolumen und der Reaktionszeit. Zudem bestimmen diverse andere Faktoren die Preisgestaltung, so dass sich Stückpreise nicht ad-hoc nennen lassen.

Aber es ist ein Irrtum, dass sich die Outsourcing-Variante erst ab 500 Eingangsrechnungen pro Tag lohnt! Zu unseren Kunden gehören kleine Mittelständler mit täglich 50 bis 100 Rechnungen ebenso wie global agierende Konzerne mit über 5.000 Stück am Tag.
Fragen Sie nach Ihrem persönlichen Angebot beim ALPHA COM Kundenberater in Ihrer Nähe oder Oliver Otto, unserem Spezialisten für die Eingangsrechnungs-Verarbeitung.

Wer die eigene Inhouse-Lösung realisieren möchte, muss Investitionen für Software, Hardware, Projektierung, Consulting, Schulung etc. tätigen, was sich leicht zum fünf- bis sechsstelligen Eurobereich summiert. Viele IT-Abteilungen stellen eine Kosten-Nutzen-Rechnung auf und bieten dem Management damit eine saubere Entscheidungsgrundlage. Dabei berücksichtigen sie häufig auch ein Modell mit Cloud-Software.

Die Zahlen „schwarz auf weiß“ zeigen meist, dass die externe Abwicklung – also das Outsourcing – günstiger ist. Gerade Schwankungen in den Tagesmengen kann ein Dienstleister effektiver auffangen. Manche Unternehmen und Institutionen entscheiden sich auch bei annährend gleichen Kosten für die Auslagerung, um sich aufs Kerngeschäft zu konzentrieren.

 

ALPHA COM Tipp:

SAP-Berater lieben die Dunkelverarbeitung – sprich die Verarbeitung ganz ohne menschlichen Eingriff. Dieser theoretisch optimale Zustand lässt sich aber nur selten in die Praxis umsetzen, weil z.B. der Bestellbezug fehlt, oder nicht alle Positionen einer Bestellung berechnet werden. Einen Extremfall stellen Baurechnungen dar, die einen erheblichen Aufwand bedeuten.

Schauen Sie sich drei bis vier Outsourcing-Anbieter genauer an mitsamt Besuch in der Produktion und Nachfragen bei Referenzkunden. Nach unserer Erfahrung entscheidet letztlich nicht nur der Preis, sondern auch das Bauchgefühl: Vertraue ich dem Partner und fühle mich verstanden?

 

ALPHA COM Tipp:

Fragen Sie bei potenziellen Dienstleistern nach Referenzen, die Ihrer Situation nahekommen, und lassen sich passende Bestandsübernahmen im Detail erklären.

Immer! Wir empfehlen ein erfahrenes Projektmanagement einzubinden und eine Vorlaufzeit von wenigstens sechs Monaten einzuplanen. Bei komplexeren Regelwerken und IT-Infrastrukturen sollten es sogar eher mehr sein. Der Zeitpunkt des Roll-outs sollte nicht gerade auf eine Hochphase fallen wie zum Quartals- bzw. Jahresabschluss. Nichtsdestotrotz können gerade Testphasen länger dauern als geplant, so dass sich alle folgenden Schritte verschieben können. Alle Beteiligten müssen also eine gewisse zeitliche Flexibilität mitbringen. Und es kann sich lohnen, den operativen Start mit einer Pilot-Gruppe zu beginnen, um gesammelte Erfahrungen gleich in die Breite übertragen zu können.

 

ALPHA COM Tipp:

Unser Geschäftsbereich Professional Services begleitet komplexe Projekte zur automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung. Stresserprobte Fachleute stehen Ihnen als zentrale Ansprechpartner zur Verfügung, die alle Aufgaben und Belange koordinieren, Prozesse dokumentieren und Kontakt zu den beteiligten ALPHA COM Abteilungen halten.

ALPHA COM bietet dafür einen Standard-Prozess: Wir steuern alle Eingangsrechnungen aus, die den formalen Anforderungen nicht entsprechen, und übermitteln sie an eine definierte E-Mail-Adresse zur Klärung. Die weitere Bearbeitung kann durch uns oder den Kunden erfolgen.

 

ALPHA COM Tipp:

Wir bieten als besonderen Service ein eigenes Kommentarfeld an. Das füllen unsere Mitarbeiter mit kurzen Infos über Auffälligkeiten, Art des Klärungsfalls etc. Dieser Kommentar ist ein nützliches Hilfsmittel für den Buchhalter, um den Vorgang zügig bearbeiten zu können.

Ja, unsere optimierten Abläufe berücksichtigen bereits vorgebuchte Rechnungen als separate Vorgangsart neben Eingangsrechnungen in Papier und elektronischen Rechnungen, die erst nach der Rechnungslesung gebucht werden. Alle drei Klassen steuern wir passend in den Prozess ein.

 

ALPHA COM Tipp:

Legen Sie unterschiedliche Sammel-E-Mail-Postfächer an, die Lieferanten bedienen und wir abrufen dürfen. So können wir eingehende Dokumente zeitnah verarbeiten und an die zuständigen Sachbearbeiter übermitteln.

Unsere Mitarbeiter verfügen über die nötigen Sprachkenntnisse der gängigsten europäischen Sprachen. Und unsere IT-Systeme können unterschiedliche länderspezifischen Layouts und USt.-Sätze verarbeiten. Wir übergeben ausländische Rechnungen im Original, während wir deutsche Dokumente qualifiziert vernichten lassen.

Kontakt

So erreichen Sie Oliver Otto:

Tel. +49 (0)421 / 499 88-30

oliver.otto@alpha-com.de

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