Handle with Care: 5 Tipps für die erfolgreiche Datenmigration
Beim Wechsel eines datenführenden Systems verhält es sich ähnlich wie bei einem Umzug in neue Räumlichkeiten: Eine Migration ist die Gelegenheit, den bestehenden Datenbestand zu prüfen und zu bereinigen. Die wichtigen Daten ziehen in das neue System ein, veraltete und nicht mehr relevante Daten werden aussortiert. Unser Partner HAVI Solutions gibt in seinem Gastbeitrag wichtige Tipps, was Sie bei der Datenmigration beachten sollten.
Gastbeitrag von Jörg Jatho, Leiter Vertrieb bei HAVI Solutions GmbH & Co. KG
Warum Daten migrieren?
Es gibt zahlreiche, sehr unterschiedliche Gründe wie z.B. Kosten zu sparen. Nicht selten liegt es am bestehenden System, das die Anforderungen an Performance und Funktionalität nicht mehr erfüllt, oder aus der Wartung genommen wird. Insolvenz oder Fusion des Herstellers, die Konsolidierung unterschiedlicher Archivsysteme sowie das Trennen von Systemen aus rechtlichen oder strategischen Gründen stellen weitere Anlässe dar.
Leider wird der Aufwand einer Datenmigration oftmals unterschätzt. Dies stellen wir auch nach über 500 erfolgreich durchgeführten Projekten immer wieder fest. Kein Wunder: Wird das Thema in den IT-Abteilungen doch oftmals eher stiefmütterlich behandelt und in den entsprechenden Projekten häufig nur halbherzig eingebunden. Dabei stellt die Ablösung, Neueinführung oder Zusammenführung von IT-Systemen Unternehmen nicht nur vor besondere Herausforderungen, sondern ist auch von großer Tragweite. Wir nennen Ihnen fünf Tipps, mit denen Ihr Migrations-Projekt garantiert zum Erfolg wird:
Tipp 1: Planen und vorbereiten
„Hier raus, da rein.“ Dieses simple Verständnis einer Datenmigration kann fatale Folgen haben, da ein Migrations-Projekt leider keineswegs so mühelos ist. Ganz im Gegenteil: Am Anfang einer Migration steht eine detaillierte Ist-Analyse des abzulösenden Systems. Hierbei müssen die Daten in Bezug auf Formate, Volumen, elektronische Prozesse, Anwendungs-Integrationen und funktionale Besonderheiten sowie die Daten- und Indexstruktur genau untersucht werden. Hinzu kommt, dass sich datenführende Systeme oftmals in vielen technischen und funktionalen Punkten unterscheiden. Eine Datenmigration bedarf daher einer sauberen Planung und Vorbereitung und braucht immer einen angemessen Vorlauf im Hinblick auf den eigentlichen Go-Live-Termin.
Tipp 2: Daten bereinigen
Eine Datenmigration ist die Gelegenheit, den Nutzwert von Daten neu zu bewerten und sich von unnötigem Ballast zu trennen. So können z.B. unlesbare Datenobjekte, mehrfach gespeicherte Datensätze, Dokumente mit fehlerhaften Indexwerten, oder solche, die nicht mehr unter die Aufbewahrungsfrist fallen, ausgesteuert werden.
Neben der Bestandsbereinigung ist oft eine Optimierung, Konsolidierung oder Transformation bzw. Konvertierung der Daten erforderlich, damit das neue System mit den Daten arbeiten kann. Die Funktionen und Anforderungen des Zielsystems müssen daher bereits vor einer Datenmigration sehr genau bekannt sein. Auch hier wird ein Zeitrahmen, der zu eng gesteckt ist, nicht selten zum Fallstrick. Denn Informationen über den tatsächlichen Zustand der zu migrierenden Daten, die im Laufe des Projektes gewonnen werden, können kurzfristig erhebliche Änderungen der Anforderungen nach sich ziehen.
Tipp 3: Umziehen ist Teamarbeit
Was für den Büroumzug gilt, gilt auch für den Umzug der Unternehmensdaten: Teamarbeit spart Kosten und verhindert einen Systemausfall. Neben IT- Projektleitern, den involvierten Fachabteilungen sowie den externen Dienstleistern müssen alle Beteiligten das Projektziel, die Planung und Vorgehensweise kennen und verstehen. Aber auch mit anderen Fachbereichen ist eine enge Zusammenarbeit für den Projekterfolg unabdingbar. Insbesondere die betrieblichen Anwender können qualifizierte Aussagen über die Unternehmensdaten und die Funktionen des Quellsystems treffen und wissen somit sehr genau, ob die migrierten Daten im Zielsystem den Anforderungen genügen. Sie sollten rechtzeitig in das Projekt eingebunden werden.
Tipp 4: Check: Testphasen einplanen
Wer keine stabile Teststrategie und ausreichend Projektlaufzeit für das Testen der Daten einplant, handelt fahrlässig und gefährdet den Erfolg der Datenmigration. Das Testen ist umso wichtiger, je größer das Datenvolumen ausfällt oder je mehr Änderungen an den Daten vorgenommen werden.
In einer Testphase werden Echtdaten unterschiedlichen Typs in das Testsystem der Zielumgebung geladen, um die Leistung zu evaluieren und zu ermitteln, ob das neue System wie gewünscht funktioniert oder warum bestimmte Daten nicht geladen wurden. Beginnen Sie mit dem Testen der Daten so früh wie möglich.
Tipp 5: Experten hinzuziehen
Eine Datenmigration muss die Ordnungsmäßigkeit eines datenführenden IT-Systems wahren, d.h. die grundlegenden Anforderungen an die Vollständigkeit, die Identität, die Recherchierbarkeit und die Nachvollziehbarkeit müssen garantiert sein. Deshalb ist es für die Sicherstellung des zukünftigen Betriebs unerlässlich, dass eine Migration professionell umgesetzt wird.
Ein Migrations-Dienstleister kennt sich mit den Funktionalitäten, Strukturen und Herausforderungen von datenführenden Systemen sehr gut aus. Er konzeptioniert, plant, testet und überwacht den gesamten Migrations-Prozess und garantiert die revisionssichere Überführung und die Ordnungsmäßigkeit des Datenbestands.
Ein gut vorbereitetes Projektteam seitens des Kunden und ein erfahrener Dienstleister mit entsprechender Expertise sind die idealen Bedingungen für eine zeit- sowie kostensparende und erfolgreiche Datenmigration.