Auf der CeBIT 2015 präsentiert ALPHA COM Mehrwert-Lösungen für das Dokumenten-Management. Dazu kombiniert der etablierte Dienstleister drei Elemente: Archiv-Software zur Miete, Scannen & Klassifizieren von Dokumenten sowie zusätzliche Miet-Applikationen wie Vertragsmanagement oder Eingangsrechnungs-Bearbeitung.
Nach dem Motto „SaaS hoch drei“ wird ALPHA COM in Hannover (Halle 3, Stand G20) verschiedene Miet-Konzepte für Dokumenten-Management vorstellen, die Fachabteilungen den Büroalltag erleichtern.
Die erste Software as a Service-Komponente stellt das Dokumenten-Management-System (DMS) DocuWare dar, in dem Informationen elektronisch archiviert werden.
Dazu kommt Scannen as a Service zum „Füttern“ der Archivs mit Inhalten – also die Digitalisierung von sensiblen, papierbehafteten Dokumenten wie den laufenden Posteingang sowie von Altakten in Papier.
Ein weiteres SaaS-Produkt komplettiert die jeweilige Lösung, indem es die individuellen Aufgaben des Anwenders unterstützt. Beispiele sind Web-Applikationen für das Vertragsmanagement und die Worflow-gesteuerte Bearbeitung von Geschäftsvorgängen, die ebenfalls für eine monatliche Pauschale zur Verfügung stehen.
Medienbruch elegant überwinden
Die kombinierten Miet-Konzepte von ALPHA COM eignen sich insbesondere für Personal- und Rechtsabteilungen. „Bei der digitalen Personalakte bzw. digitalen Vertragsakte fallen täglich Papierdokumente an, die in den Prozess gebracht werden müssen. Unsere Lösungen bieten daher nicht nur Software sondern auch Dienstleistungen an wie die Dokumenten-Erfassung und -Klassifizierung“, erklärt Oliver Otto, Partnermanager bei der ALPHA COM Deutschland GmbH und Niederlassungsleiter Bremen. Auch Finanz- und Buchhaltungen profitieren, weil Eingangsrechnungen üblicherweise (zu viele) manuelle Schritte erfordern. „Dort übernehmen wir z.B. Scannen, Rechnungserfassung und Daten-Validierung zu wirtschaftlich attraktiven Preisen, sichern den Archiv-Betrieb und bieten einen Workflow, um die Rechnungsfreigabe komplett digital abzuwickeln“, so Oliver Otto. Der mit zehn Standorten bundesweit vertretene Scan-Dienstleister ALPHA COM ist langjähriger DocuWare Gold Partner und zur CeBIT 2015 auf dem Stand des Software-Herstellers vertreten (Halle 3, Stand G20).
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SaaS hoch drei: Die kombinierten SaaS-Lösungen von ALPHA COM bringen Mehrwerte im Dokumenten-Management für Personaler, Juristen und Finanzbuchhalter. Foto: ALPHA COM
ALPHA COM ist ein bundesweit etablierter Scan-Dienstleister mit über 3.000 Kunden sämtlicher Branchen und Größen. Das Unternehmen mit 38-jähriger Erfahrung bringt Dokumente & Daten effizient und zeitnah in Geschäftsvorgänge. Täglich werden mehr als 400 Aufträge abgewickelt, die weit mehr beinhalten als einfaches Scannen. Beispiele sind Posteingang, elektronische Archivierung, Dokumenten-Klassifizierung und -Erfassung, Sachbearbeitung und Aufbereitung von Informationen. Der nach DIN EN ISO 9001 zertifizierte DMS-Spezialist beschäftigt rund 500 Mitarbeiter, die an zehn Produktions-Standorten im Mehrschichtbetrieb sowie bei Kunden vor Ort agieren.
Der Outsourcing-Anbieter berät auch bei der Neustrukturierung bestehender Abläufe. Gemeinsam mit Partnern entstehen komplexe Lösungen, die dokumentenbasierte Vorgänge automatisieren und eine durchgängig elektronische Arbeitsweise ermöglichen.