Der weltweit führende Versicherungsmakler Aon erweitert die Zusammenarbeit mit dem Scan-Dienstleister ALPHA COM. Das Ziel ist eine konzernweite elektronische Aktenführung. Aon Deutschland hat dafür in Zusammenarbeit mit ALPHA COM ein System eingeführt, um bisher in Papierform vorliegende Dokumente automatisiert zu verarbeiten. Bereits heute sind darin 50 Mio. Seiten Papier in gescannter Form erfasst.
Aon-Mitarbeiter an 600 Standorten in über 120 Ländern sollen künftig auf das ECM (Enterprise Content Management) System zugreifen können. Es wird seit dem Sommer 2012 aufgebaut. Der Versicherungsmakler realisiert damit eine elektronische Aktenführung, die die Bearbeitung optimieren und die langfristige Archivierung sichern soll. Ziel ist es, den laufenden Eingang von Papierdokumenten auf effiziente Art ins ECM zu bringen. Rund 400.000 Seiten werden in Deutschland aktuell monatlich in das System übertragen.
Die Lösung sieht vor, dass ALPHA COM die Digitalisierung, Klassifizierung und Aufbereitung der Dokumente übernimmt. Um einen hohen Automationsgrad zu erreichen, werden den Dokumenten Barcodes zugeordnet, die optisch den mittlerweile weit verbreiteten QR-Codes ähneln. Die Codes enthalten bis zu 1.600 Metadaten, wodurch das jeweilige Dokument im System definierten Vorgängen und Kunden eindeutig zugewiesen werden kann. Dies gilt sowohl für die gescannte Eingangspost, als auch für hausinterne Dokumente, die zum Beispiel im Wordformat erstellt werden.
Die Datensicherung erfolgt dabei über Hewlett-Packard (HP). Die HP-Spezialisten haben die Daten dafür an zwei weit voneinander entfernten Standorten gesichert. Dadurch ist gewährleistet, dass alle Dokumente selbst bei einem Ausfall eines kompletten Speicherstandortes weiterhin zur Verfügung stehen.
Diese mit ALPHA COM entwickelte Lösung soll jetzt bei Aon weltweit standardisiert zum Einsatz kommen. „Unsere Erfahrungen legen den Grundstein für Anwendungen im ganzen Konzern“, freut sich Heinrich-Walter Schröder, Produktverantwortlicher bei Aon in Deutschland. Und Schröder denkt bereits an einen Ausbau des ECMs: „Mittelfristig ist für uns denkbar, auch die elektronische Eingangspost in das System einzubeziehen. Alle E-Mails wären damit sofort sinnvoll den richtigen Vorgängen und Kunden zugeordnet.“
Thomas Hellmig, Geschäftsführer bei ALPHA COM in Deutschland, freut sich auf diese nächste Stufe der Zusammenarbeit: „Es bestätigt unsere Kompetenz, wenn ein weltweit agierender Konzern wie Aon unser Know-how schätzt. Made in Germany hat auch beim Dokumenten-Management einen guten Ruf.“
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„Unsere Kunden binden uns vermehrt in internationale Projekte ein. Wir freuen uns, dass DMS-Kompetenz aus Deutschland global anerkannt wird“, erklärt Thomas Hellmig, Geschäftsführer bei der ALPHA COM Deutschland GmbH. Foto: Corinna Scholz
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Aon ist der führende globale Dienstleister für Risikomanagement sowie Versicherungs- und Rückversicherungsmakler und Berater für Human Resources. Weltweit arbeiten für Aon mehr als 62.000 Mitarbeiter in über 120 Ländern. In Deutschland sind rund 1.700 Mitarbeiter an acht Standorten für das Unternehmen tätig. Die Deutschlandzentrale ist in Hamburg.
Weitere Information: www.aon.com + www.aon.de
Mehr über die über die globale Partnerschaft zwischen Aon und Manchester United und das Trikotsponsoring des Vereins durch Aon: www.aon.com/unitedin2010