Branche
Land- und Forstwirtschaft, Fischerei
Standort
Braunschweig, Deutschland
Umsatz
13 Mio. Euro
Digitale Personalakte:
Bestandsübernahme von Papier
Kundenvorteile
Effizientere Sachbearbeitung durch:
- Ideale Kombination aus HR-Software und Bestandsübernahme
- Komfortable Recherche durch inhaltliche Klassifizierung
- Universeller Abruf von Personalakten unabhängig vom Standort
- Zeitnahe Verarbeitung, um das Tagesgeschäft zu sichern
Über das Projekt
Wald in guten Händen: Nach diesem Motto betreiben die Niedersächsischen Landesforsten (NLF) naturnahe Waldwirtschaft. Die ca. 1.300 Mitarbeiter agieren in ganz Niedersachsen und werden dezentral in 24 Forstämtern und drei Stabsstellen verwaltet: Ein klassischer Fall für die elektronische Personalakte, die einen Zugriff unabhängig vom Standort erlaubt.
Die NLF entschieden sich für das HR-System Persis und das Beratungshaus p-manent consulting – exklusiver Vertriebs- und Integrationspartner von Persis und Partnerprodukte des b.o.b. HR circles, siehe Exkurs rechts bzw. weiter unten. Die Verarbeitung der Papierakten übernahm der DMS-Dienstleister ALPHA COM, der ebenfalls dem HR-Netzwerk angehört und bereits mehrere Projekte gemeinsam mit p-manent realisierte.
Im ersten Schritt führte der Kunde den Persis Personalmanager ein und profitiert seitdem von einheitlicher Datenhaltung, dezentralem Abruf per Klick und standardisierten Workflows, die effizienteres Arbeiten ermöglichen. Durch ein Rollenkonzept lassen sich zudem individuelle Zugriffs-Berechtigungen umsetzen.
ALPHA COM digitalisierte rund 1.500 analoge Personalakten in neun Chargen und lieferte PDFs samt Metadaten innerhalb von acht Wochen. Jedes Dokument wurde indiziert und nach 7 Kategorien sowie 30 Typen inhaltlich klassifiziert.
Im zweiten Schritt implementiert p-manent das Modul Bewerbermanagement, um der gestiegenen Bedeutung der Personalakquisition zu begegnen. Auch hier wurden Prozesse optimiert und der Informationsfluss automatisiert. So können Bewerbungen strukturell und zeitlich wesentlich effizienter und anwenderfreundlich bearbeitet werden. Die Korrespondenz mit Bewerbern per Mail und Post ist standardisiert und vereinfacht.
Foto oben: NLF
Ansprechpartner bei ALPHA COM
Weitere Infos
Downloads
„Bei der digitalen Personalakte haben p-manent und ALPHA COM Hand-in-Hand gearbeitet. Die Kombination aus Persis Software und Digitalisierung der Papierakten ist sehr empfehlenswert.“
Matthias ThiemannPersonalsachbearbeitung, TV-Forst, Bereich Nord, Niedersächsische Landesforsten
Das in 2009 gegründete Partnernetzwerk b.o.b. HR circle bietet Unternehmen aufeinander abgestimmte Lösungen führender Anbieter aus unterschiedlichen HR-Bereichen – quasi Gesamtlösungen aus einer Hand.
ALPHA COM gehört zu den Mitgliedern und übernimmt die zeitnahe Bestandsübernahme von Papierakten für Kunden, die in die elektronische Personalakten einsteigen.
Der Zusammenschluss bündelt die Kompetenzen von verschiedenen HR-Anbietern, die in ihren jeweiligen Gebieten zu den Marktführern zählen. „Personaler erhalten von uns deutlich mehr als nur ein Stück Software, Hardware oder nur eine singuläre Dienstleistung: Wir schaffen umfassende, durchdachte Lösungen, die den Alltag im Personalwesen deutlich effizienter machen“, so Peter Fischer, MdGL bei ALPHA COM.
Das Angebot des Partner-Netzwerks reicht von Kompetenz-Management, Talent- und Personal-Management, über Personal-Auswahl und -entwicklung, HR-Portal, Payroll-Services, digitale Personalakten, intelligente Organigramme und Workforce Modeling, eLearning, elektronische Zeitwirtschaft und Personal-Einsatzplanung bis zum Identity & Access-Management.
Weitere Infos zum b.o.b. HR circle