Digitale Personalakte
HR-Informationen sicher, strukturiert und jederzeit verfügbar
Die digitale Personalakte ist heute weit mehr als ein gescanntes Archiv.
Sie ist die Grundlage für effiziente, sichere und transparente HR-Prozesse – über Standorte hinweg und über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus.
alpha com unterstützt Unternehmen dabei, klassische Papier-Personalakten in strukturierte, rechtssichere und praxisnahe digitale Personalakten zu überführen – zuverlässig, datenschutzkonform und mit persönlicher Beratung vor Ort in ganz Deutschland.
Warum HR-Abteilungen auf digitale Personalakten setzen
Mehr Überblick, weniger Aufwand, höchste Sicherheit
Personalabteilungen stehen vor steigenden Anforderungen: wachsende Dokumentenmengen, hybride Arbeitsmodelle, strengere Datenschutzvorgaben: und damit der Wunsch nach effizienteren Prozessen.
Die digitale Personalakte schafft hier spürbare Entlastung:
- Dokumente sind schneller auffindbar
- Berechtigungen sind klar geregelt
- Informationen sind jederzeit verfügbar
- Ohne Medienbrüche, Doppelablagen und manuelles Suchen
Gerade Unternehmen mit mehreren Standorten profitieren von der parallelen, berechtigten Einsicht in Personalunterlagen – sicher, nachvollziehbar und standortunabhängig.
Bestandsdigitalisierung: effizient, sicher und planbar
Warum Outsourcing HR-Teams spürbar entlastet
Die Digitalisierung bestehender Papier-Personalakten ist zeit- und ressourcenintensiv. Häufig fehlen geeignete Scanner, Erfahrung mit sensiblen Dokumenten oder die Kapazitäten im HR-Alltag.
alpha com bietet eine professionelle Service-Lösung für die digitale Personalakte:
- datenschutzkonforme Verarbeitung sensibler Personalunterlagen
- strukturierte, bewährte Prozesse
- hohes Qualitäts- und Sicherheitsniveau
- termintreue Umsetzung auch bei großen Volumina
So entlasten wir Ihre HR-Teams und schaffen schnell nutzbare digitale Strukturen.
Unsere Leistungen für die digitale Personalakte
Strukturiert, sicher und abgestimmt auf Ihre HR-Prozesse
alpha com begleitet Sie über den gesamten Projektverlauf: von der Analyse Ihres Aktenbestands über die Definition technischer und organisatorischer Rahmenbedingungen bis zur Digitalisierung, Klassifizierung und revisionssicheren Archivierung.
Dabei stimmen wir Formate, Strukturierungsgrad und Zielsysteme exakt auf Ihre HR-Anforderungen ab und sorgen mit kontinuierlicher Qualitätssicherung für vollständige und verlässliche Ergebnisse.
Der richtige Strukturierungsgrad für Ihre HR-Arbeit
So viel Struktur, wie Sie wirklich benötigen
Der Nutzen einer digitalen Personalakte hängt stark vom gewünschten Detaillierungsgrad ab. Für reine Archivierung reichen oft zusammengefasste Akten, während aktive HR-Prozesse eine feingliedrige Dokumentenstruktur erfordern.
alpha com berät Sie praxisnah, welche Klassifizierungsvariante zu Ihren Prozessen, Ihrem HR-System und Ihrem Arbeitsalltag passt – wirtschaftlich und zukunftssicher.
Datenschutz und Compliance von Anfang an integriert
Sensible HR-Daten in sicheren Händen
Personalakten enthalten besonders schützenswerte Informationen. alpha com verarbeitet diese ausschließlich nach klar definierten Datenschutz- und Sicherheitskonzepten.
Berechtigungen, Nachvollziehbarkeit und revisionssichere Archivierung sind fester Bestandteil unserer Prozesse – damit Datenschutz nicht nur eingehalten, sondern im HR-Alltag einfach nutzbar wird.
Digitale Personalakte – menschenzentriert umgesetzt
Wir schaffen Ordnung, damit HR gestalten kann
Die digitale Personalakte ist kein reines IT-Projekt, sondern ein Organisations- und Vertrauensprojekt.
alpha com begleitet Sie persönlich – von der ersten Idee bis zum produktiven Betrieb.
FAQ – Digitale Personalakte & DSGVO
Was HR-Verantwortliche wirklich wissen wollen
Ist die digitale Personalakte DSGVO-konform?
Ja – eine digitale Personalakte kann DSGVO-konform geführt werden, wenn Technik, Prozesse und Zugriffsrechte sauber umgesetzt sind. Entscheidend sind klare Berechtigungskonzepte, eine nachvollziehbare Dokumentation der Verarbeitung sowie der Schutz personenbezogener Daten über den gesamten Lebenszyklus hinweg. alpha com integriert Datenschutzanforderungen von Beginn an in alle Prozesse.
Welche personenbezogenen Daten dürfen digital gespeichert werden?
Grundsätzlich dürfen alle personenbezogenen Daten gespeichert werden, die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind. Dazu zählen unter anderem Vertragsunterlagen, Qualifikationsnachweise, Abmahnungen oder Gehaltsinformationen. Wichtig ist, dass Zweckbindung, Datensparsamkeit und Aufbewahrungsfristen eingehalten werden – unabhängig davon, ob die Akte papierbasiert oder digital geführt wird.
Wer darf Zugriff auf digitale Personalakten haben?
Der Zugriff auf digitale Personalakten muss strikt rollen- und berechtigungsbasiert erfolgen. Nicht jede HR-Mitarbeiterin und nicht jede Führungskraft darf alle Inhalte einsehen. Moderne Berechtigungskonzepte sorgen dafür, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf definierte Dokumente oder Aktenbereiche erhalten – nachvollziehbar und revisionssicher.
Sind digitale Personalakten sicherer als Papierakten?
In der Praxis: ja.
Digitale Personalakten bieten deutlich mehr Kontrolle als Papierakten. Zugriffe lassen sich protokollieren, Berechtigungen fein steuern und Daten vor unbefugtem Zugriff schützen. Papierakten hingegen können unbemerkt eingesehen, kopiert oder verloren gehen. Entscheidend ist ein professionelles Sicherheits- und Datenschutzkonzept.
Was passiert mit den Original-Papierakten nach der Digitalisierung?
Nach der rechtssicheren Digitalisierung können Originale – abhängig von rechtlichen Anforderungen und internen Richtlinien – fachgerecht vernichtet oder archiviert werden. alpha com berät individuell, welche Vorgehensweise sinnvoll und zulässig ist, und übernimmt auf Wunsch auch die qualifizierte Vernichtung.
Wie werden Aufbewahrungsfristen in der digitalen Personalakte eingehalten?
Digitale Personalakten ermöglichen eine strukturierte Umsetzung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Löschfristen. Dokumente können eindeutig klassifiziert und Fristen automatisiert überwacht werden. So wird sichergestellt, dass Daten weder zu früh gelöscht noch unzulässig lange gespeichert werden.
Ist Homeoffice-Zugriff auf Personalakten erlaubt?
Ja – wenn die technischen und organisatorischen Maßnahmen stimmen. Digitale Personalakten ermöglichen standortunabhängigen Zugriff, ohne die DSGVO zu verletzen. Voraussetzung sind sichere Zugänge, verschlüsselte Verbindungen und klar definierte Berechtigungen. Gerade in hybriden Arbeitsmodellen ist die digitale Personalakte heute ein zentraler Baustein.
Was ist bei der Digitalisierung bestehender Personalakten besonders wichtig?
Bei der Bestandsdigitalisierung sensibler HR-Unterlagen kommt es auf Erfahrung, klare Prozesse und Datenschutzkompetenz an. Fehler bei Vorbereitung, Klassifizierung oder Zugriffskonzepten können schnell zu Datenschutzrisiken führen. alpha com begleitet diese Projekte strukturiert, sicher und mit kontinuierlicher Qualitätssicherung.
Muss der Betriebsrat bei der digitalen Personalakte eingebunden werden?
In vielen Fällen: ja.
Die Einführung einer digitalen Personalakte betrifft Mitbestimmungsrechte, insbesondere bei Zugriffen und Auswertungsmöglichkeiten. alpha com berücksichtigt diese Anforderungen frühzeitig und unterstützt bei einer transparenten, praxisnahen Umsetzung.
Ist die digitale Personalakte auch für kleine HR-Teams geeignet?
Gerade kleinere HR-Teams profitieren von der digitalen Personalakte. Sie reduziert manuelle Arbeit, schafft Übersicht und spart Zeit im Tagesgeschäft. Wichtig ist eine Lösung, die nicht überdimensioniert, sondern auf die tatsächlichen Anforderungen zugeschnitten ist.
Wie unterstützt alpha com bei der DSGVO-konformen Umsetzung?
alpha com begleitet Unternehmen ganzheitlich – von der Planung über die Digitalisierung bis zur sicheren Archivierung. Datenschutz, Berechtigungen, Nachvollziehbarkeit und Qualitätssicherung sind feste Bestandteile unserer Prozesse. So entsteht eine digitale Personalakte, die rechtssicher ist und im HR-Alltag wirklich funktioniert.
