ALPHA COM Partner-Lösung mit HRV und Viatos
Reisekosten-Abrechnungen sind mit viel Papier verbunden und binden wertvolle Ressourcen:
Reisende Mitarbeiter müssen Belege aufkleben, jede Position in die Aufstellung eintragen und alles per Hauspost an die Reisekostenstelle schicken.
Die Prüfung nach gesetzlichen und individuellen Vorgaben ist komplex. Sie erfordert spezielle Kenntnisse und permanente Fortbildung. Doch zuerst muss die Fachkraft für Reisekosten den Medienbruch überwinden. I.d.R. bedeutet dies, alle nötigen Daten per Hand ins System einzugeben.
Ideale Kombination aus Software und Dienstleistung
Wir bieten eine moderne, effiziente Alternative, die Ihnen mehr Zeit für Kernaufgaben lässt. Neben wirtschaftlich attraktiven Preisen schaffen wir Mehrwerte, von denen Management und Mitarbeiter gleichermaßen profitieren.
ALPHA COM, HRV und Viatos – drei Spezialisten in ihrem Bereich – bündeln die jeweiligen Stärken zu einer Lösung aus Software & Dienstleistung, die wichtige Funktionen des Travel Managements abdeckt: vom Reiseantrag über die qualifizierte Prüfung der RK-Abrechnung bis zur Datenübergabe ans ERP-System.
Die Kernfunktionen umfassen
- Web-basierte Software für den gesamten Prozess, begonnen vom Reiseantrag bis zur Reisekosten-Abrechnung (Viatos)
- Digitalisieren und Erfassen der Belege, Übergabe von Bilddateien und Indexdaten für die weitere Bearbeitung sowie zur Langzeit-Archivierung (ALPHA COM)
- Qualifizierte Prüfung der Reisekosten nach gesetzlichen Vorgaben inklusive Bundesreisekostengesetz / Landesverordnung und individuellen RK-Richtlinien (HRV)
Weniger Aufwand und mehr Transparenz
Vorteile für alle: Management, Fachbereich und Mitarbeiter
Alle Aufgaben rund um Dienstreisen sind bei uns in guten Händen. Wir sichern eine verlässliche, gesetzeskonforme und wirtschaftliche Abwicklung.
Sämtliche Belege stehen Ihnen digital zur Verfügung, so dass sie vom berechtigten Mitarbeiter jederzeit am Bildschirm sofort abrufbar sind. Über unsere webbasierte Software lassen sich Bearbeitungs-Status abrufen und Anträge stellen – unabhängig von Zeit und Standort.
Die optimierte Abwicklung durch uns reduziert die Bearbeitungszeit, so dass auch die Reisekosten-Erstattung früher erfolgen kann.
Auch Personalabteilung (Lohn & Gehalt) bzw. Finanzbuchhaltung profitieren von unserer Lösung: Vielfach erfolgt die RK-Prüfung zusätzlich zu den eigentlichen Kernaufgaben. Wir entlasten Sie durch hoch qualifiziertes Personal, das sich permanent fortbildet, alle neuen gesetzlichen Vorgaben kennt und auch die Einhaltung Ihrer individuellen RK-Richtlinien garantiert.
Die übergebenen Daten schaffen Transparenz fürs Management z.B. bei Auswertungen und Budgetplanung.
Kooperations-Partner HRV: RK-Abrechnungsservice
Die HRV GmbH ist ein etablierter Fullservice-Dienstleister im Bereich Finanz- und Rechnungswesen. Das Hamburger Unternehmen betreut seit 20 Jahren nationale und internationale Unternehmen aus Dienstleistung, Handel, Industrie und Touristik. HRV bietet Reisekosten-Prüfung und Abrechnung sowohl für private Unternehmen als auch für öffentliche Einrichtungen an, die nach Bundesreisekostengesetz und den Landesverordnungen BRKG/LRKG agieren müssen.
Der Dienstleister übernimmt Aufgaben der Erfassung, Prüfung, Kommunikation, Abstimmung und auf Wunsch auch Prozess-Beratung. Zeitnah übergebene Controlling-Daten ermöglichen hohe Transparenz und Kostenkontrolle sowie eine rasche Erstattung der Auslage für die Mitarbeiter. HRV arbeitet u.a. mit der Viatos Software und SAP.
HRV Partner Viatos: Software für Reisekosten Management
Die Viatos GmbH ist ein etablierter Software-Hersteller mit zwei Jahrzehnten Reisekosten-Erfahrung. Die browserbasierte Lösung Viatos wird allen Anforderungen an modernes RK-Management gerecht, indem sie alle Phasen rund um die Geschäftsreise berücksichtigt und digitalisiert. Vom Reiseantrag über die Genehmigung bis zu Abrechnung, Prüfung und Langzeit-Speicherung werden mit Viatos alle Prozesse effizient über eine intuitiv bedienbare Oberfläche verbunden.
Die vor- und nachgelagerten IT-Systeme der Netzwerk-Partner können über automatisierte Schnittstellen mit Viatos verbunden werden, um z.B. Personalstammdaten bereitzustellen und die relevanten RK-Abrechnungsdaten direkt zu empfangen. Sowohl Online-Buchungsmaschinen als auch Reisebüros können auf Kundenwunsch durch Schnittstellen mit Viatos verbunden werden. Über eine weitere Schnittstelle lassen sich Kreditkarten-Abrechnungsdaten z.B. von AirPlus, American Express oder der Degussa Bank in Viatos integrieren und den RK-Abrechnungen zuordnen.
ALPHA COM: Dokumenten-Erfassung
Wir verarbeiten papierhafte Reisekosten-Belege im definierten Zeitfenster und übermitteln Images und Indexdaten, die direkt in Viatos Software bzw. in weitere genutzten Fachanwendungen sowie in digitale Archivsysteme fließen.
ALPHA COM federt selbst deutlich schwankende Umfänge flexibel ab und agiert zu transparenten Kosten. Denn unsere Spezialisierung ermöglicht den Einsatz von Hochleistungsscannern, optimierten Abläufen mit hohem Datenschutz und speziell geschulten Mitarbeitern.
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