Branche
Handel / Instandhaltung + Reparatur von Fahrzeugen
Standort
Fulda, Deutschland
ALPHA COM Anwendung

Elektronische Archivierung + SaaS für DMS

Kundenvorteile

Effizientere Sachbearbeitung + geringere Kosten durch:

  • Kombination aus laufender Verarbeitung und DMS-Betrieb auf Mietbasis (Software as a Service)
  • Zentraler Zugriff auf Dokumente durch elektronische Archivierung
  • Transparente Kalkulation durch Fixpreise für DMS und Digitalisierung
Über das Projekt

Nach Aufträgen, Kundenkorrespondenz und Eingangsrechnungen recherchieren die Mitarbeiter bei Lux Service bequem am Rechner abrufen. Wie die jährlich rund 120.000 Papierseiten den Medienbruch überwinden, kümmert das Tochterunternehmen der Lux Deutschland nicht – eines der bekanntesten und respektiertesten Anbietern von Qualitätsprodukten im Direktvertrieb.

ALPHA COM übernimmt die Digitalisierung und Klassifizierung des gemischten Posteingangs und betreibt zudem ein passendes Dokumenten-Management-System auf Miet-Basis (SaaS) zur elektronischen Archivierung. Lux Service kann transparent planen aufgrund vereinbarter Monatspauschalen und festen Stückpreisen für die Dokumenten-Verarbeitung.
Den Anstoß gab ein Umzug der Geschäftseinheit von Hamburg nach Fulda in die Zentrale mit der Chance, die IT völlig neu aufzubauen und die berührenden Prozesse zu optimieren. Eine Kosten-Nutzen-Analyse ergab einen deutlichen Vorteil für die Full-Service Outsourcing-Variante, so dass die Zusammenarbeit im Jahr 2002 startete.
Seitdem greifen 15 Mitarbeiter auf das Archiv zu, das der DMS-Dienstleister in moderner IT-Umgebung betreibt und bei Bedarf erweitert. Ein Beispiel ist die Implementierung eines Web-Clients mit Zugriffskonzept und neue Suchmasken.

Foto oben: Lux Deutschland

Ansprechpartner bei ALPHA COM
Niklas Best, Vertrieb und Consulting bei ALPHA COM Deutschland am Standort Hamburg und Berlin

Niklas Best

Vertrieb und Consulting, ALPHA COM Hamburg Tel. +49 (0)40 / 51302-325
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Lux Service GmH gehört zum familiengeführten Weltkonzern Lux International AG mit Hauptsitz in der Schweiz. Axel Wenner-Gren gründete das Unternehmen 1901 mit der Vision, es zum ersten wirklichen internationalen Direktvertriebsunternehmen der Welt zu machen. Über 20 Mio. Kunden gewann Lux in seiner mehr als 115-jährigen Firmen-Geschichte.
Zum Angebot zählen Produkte für ein gesundes Leben im Premiumsegment wie Staubsauger, Dampfreiniger, Luftreiniger und Reinigungsmittel.

Auswahl an DMS-Projekten

ALPHA COM ist Platinum Partner von DocuWare. Beide Unternehmen verbindet eine langjährige Zusammenarbeit im Vertrieb bzw. dem Betrieb des Dokumenten-Management-Systems (DMS) auf Miet-Basis (SaaS)

 

DocuWare Installationen

durch ALPHA COM realisiert; zusätzliche Services sind in Klammern aufgeführt:

  • Autoliv Werk-Nord (+ Digitalisierung von Automobilzulieferer-Dokumenten)
  • Blohm + Voss (+ SAP-Integration sowie Digitalisierung verschiedener Dokumente aus Einkauf und Buchhaltung)
  • GVL (+ Bestandsübernahme Mitgliederakten und Workflows)
  • KAEFER Isoliertechnik (Bestandsübernahme Personalakten und Zugriffskonzept)
  • Lux Service SaaS-Modell (+ kompletter Posteingang)
  • Maske Fleet (+ Verarbeitung von Eingangsrechnungen)
  • SAM Electronics (+ Digitalisierung kaufmännischer Belege)
  • Söffge (+ Verarbeitung kaufmännischer Belege)
  • Tom Tailor SaaS-Modell (+ Druck und Versand von Ausgangsrechnungen)
  • Toyota Financial Services (+ Bestandsübernahme und laufende Digitalisierung von Vertragsakten)