Branche
Maschinen- und Anlagenbau
Standort
Bremen, Deutschland
Umsatz
1,5 Mrd. Euro (2020)
Digitale Personalakte für HR:
Bestandsübernahme von Papier
Kundenvorteile
Effizientere Sachbearbeitung + besserer Mitarbeiterservice durch:
- Universeller Abruf von Personalakten unabhängig vom Standort
- Komfortable Recherche durch inhaltliche Klassifizierung
- Ideale Kombination aus Beratung und Bestandsübernahme
- Merklich reduzierter Platzbedarf für das Archiv
- Zeitnahe Verarbeitung, um das Tagesgeschäft zu sichern
Über das Projekt
Im Jahr 1918 hatte der Bremer Carl Kaefer die Idee, Kühlraumwände von Schiffen mit Torf auszukleiden. Damit wollte er das erhöhen, was man heute „Energieeffizienz“ nennt. Wie sich herausstellt, eine überzeugende Idee, die sich bald überall auf der Welt durchsetzte.
Aus dem Isoliergeschäft für den Schiffbau entwickelte sich KAEFER Isoliertechnik in über 100 Jahren zum internationalen Unternehmen mit zahlreichen Standorten und einem klaren Ziel: mit den professionellsten Leistungen rund um Isolierung der weltweiten Energie-Verschwendung entgegenzuwirken.
Die KAEFER Monteure agieren in einer ausgeprägt dezentralen Organisation. Um die in Bremen gebündelten Personalakten in ganz Deutschland zugänglich zu machen, nutzt man die elektronische Personalakte. ALPHA COM unterstützte die Einführung durch Beratung und Implementierung von Software sowie die zeitnahe Migration des Papierbestandes. Den Anstoß für das Projekt gab der Umzug in das neue Headquarter, welches deutlich weniger Ablageflächen bietet.
Die Lösung soll für einen breiten Nutzerkreis zugänglich sein, der weit über die Personalabteilung hinausgeht. Dies erforderte ein komplexes Berechtigungs-Konzept mit passendem Dokumenten-Management-System (DMS), welches die genutzte SAP HCM-Umgebung effizient ergänzt. ALPHA COM empfahl DocuWare, implementierte es und übernimmt seitdem die Wartung.
Zudem realisierte der Partner eine Zugriffsmatrix mit 190 verschiedenen Konstellationen. Der Abruf läuft damit unabhängig vom Standort und gewährleistet zugleich einen sensiblen Umgang mit persönlichen Daten.
Die Altakten mit etwa 220.000 Datenseiten scannte ALPHA COM in Bremen und klassifizierte die Dokumente inhaltlich nach 88 Dokument-Arten. Die Verarbeitung erfolgte nach Datenschutz-Vorgaben und trotzdem weitest gehend automatisiert über Barcodes.
Nach dem finalen Soll-Ist-Abgleich erhielt KAEFER den Datenbestand auf DVD sowie Handakten mit gültigen Vertragsdokumenten. Die restlichen Dokumente wurden qualifiziert vernichtet.
Foto: KAEFER Isoliertechnik
Ansprechpartner bei ALPHA COM
Weitere Infos
Im Jahr 1918 gründete Carl Kaefer ein Unternehmen, das sich auf die Lieferung von Materialien sowie Leistungen für die Isolierung von Schiffen spezialisierte. Seine Geschäftsidee basierte dabei auf der Nutzung von Torf zur Isolierung der Kühlraumwände – der Plan einer effizienten Energiewirtschaft war geboren.
Wie sehr Carl Kaefer die Zeichen der Zeit erkannte und umzusetzen verstand, zeigt der rasche Aufstieg des Unternehmens. Schon bald konnten weitere Absatzmärkte erschlossen und zahlreiche Niederlassungen weltweit gegründet werden.
Heute liefert KAEFER die professionellsten Dienstleistungen und Lösungen für die Industry, Marine & Offshore und Construction weltweit. Über Generationen hinweg hat Carl Kaefers Idee ihre Aktualität behalten und wurde so zum Wegbegleiter in eine erfolgreiche Zukunft.
Wenn Unternehmen oder Organisationen räumlich umziehen, ist das ein Kraftakt. Und es stellt sich die Frage: Müssen die Papierordner auch mit? Besser wäre es, den Anlass zu nutzen, um auf elektronische Aktenführung umzustellen. Wie wir Ihnen beim digitalen Umzug helfen… Kompletter Text
Auswahl an DMS-Projekten
ALPHA COM ist Platinum Partner von DocuWare. Beide Unternehmen verbindet eine langjährige Zusammenarbeit im Vertrieb bzw. dem Betrieb des Dokumenten-Management-Systems (DMS) auf Miet-Basis (SaaS)
DocuWare Installationen
durch ALPHA COM realisiert; zusätzliche Services sind in Klammern aufgeführt:
- Autoliv Werk-Nord (+ Digitalisierung von Automobilzulieferer-Dokumenten)
- Blohm + Voss (+ SAP-Integration sowie Digitalisierung verschiedener Dokumente aus Einkauf und Buchhaltung)
- GVL (+ Bestandsübernahme Mitgliederakten und Workflows)
- KAEFER Isoliertechnik (Bestandsübernahme Personalakten und Zugriffskonzept)
- Lux Service SaaS-Modell (+ kompletter Posteingang)
- Maske Fleet (+ Verarbeitung von Eingangsrechnungen)
- SAM Electronics (+ Digitalisierung kaufmännischer Belege)
- Söffge (+ Verarbeitung kaufmännischer Belege)
- Tom Tailor SaaS-Modell (+ Druck und Versand von Ausgangsrechnungen)
- Toyota Financial Services (+ Bestandsübernahme und laufende Digitalisierung von Vertragsakten)