Elektronische Vertragsakte:
Bestandsübernahme von Papier
Kundenvorteile
Effizientere Sachbearbeitung + reduzierte Archivflächen durch:
- Zeitnahe Verarbeitung der Papierakten
- Zentraler, paralleler Zugriff auf Dokumente möglich
- Revisionssichere elektronische Archivierung
Über das Projekt
Der Bauvertrag für eine neue Kaimauer ist nur ein Beispiel für die rund 1.800 Verträge mitsamt Nachträgen, welche die HPA jährlich mit Geschäftspartnern schließt, um den Hafenbetrieb zu gewährleisten. Früher wurden die Einkaufs- und Projektakten, die bis zu mehrere Ordner umfassen können, in Papierform archiviert und per Hauspost verschickt.
Heute genügen ein paar Klicks, um sie am Bildschirm abzurufen – egal in welcher Dienststelle und auch parallel durch mehrere Nutzer. Das spart Zeit und Archivflächen, die knapp sind.
Von den 1.800 Mitarbeitern insgesamt nutzen rund 500 das digitale Vertragsarchiv auf Basis von Microsoft SharePoint. Das Beratungsunternehmen HanseVision realisierte die revisionssichere Lösung und ALPHA COM übernahm den Altbestand mit etwa 160.000 Datenseiten von DIN A0 bis DIN A4 und beriet bei der Umstellung auf ein neues Register.
Zeitnahe Bestandsübernahme
Die Verarbeitung erfolgte in einem sehr engen Zeitfenster, um die HPA-Mitarbeiter in ihrer Tagesarbeit so wenig wie möglich zu belasten. ALPHA COM stellt spezielle Trennblätter mit Barcodes zur Verfügung, um die Klassifizierung weitgehend zu automatisieren. Die übermittelten Ansichten in PDF/A und Indexdaten in XML flossen direkt ins neue Archiv. Der zentrale Datenpool bietet der HPA komfortable Collaboration-Funktionen, da sich der Zugriff bis aufs einzelne Dokument schnell einrichten lässt. Außerdem erfüllt die HPA als Anstalt des öffentlichen Rechts größtmögliche Transparenz bei der Auftragsvergabe.
Foto oben: HPA Hamburg Port Authority
Ansprechpartner bei ALPHA COM
Weitere Infos
Downloads
„ALPHA COM hat uns schnell und flexibel dabei unterstützt, unsere Papierakten ins neue digitale Archiv zu bringen.“
Birgit RadtkeLeiterin Ausschreibungs- und Vertragsmanagement bei HPA AöR
„Die elektronische Vertragsakte erleichtert uns die Arbeit und ermöglicht uns einen noch schnelleren Service.“
Birgit RadtkeBirgit Radtke, Leiterin Ausschreibungs- und Vertragsmanagement bei HPA AöR
Die Hamburg Port Authority AöR (HPA) betreibt seit 2005 ein zukunftsorientiertes Hafenmanagement aus einer Hand und ist überall dort aktiv, wo es um Effizienz, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit im Hamburger Hafen geht. Den wachsenden Ansprüchen des Hafens begegnet die HPA mit intelligenten und innovativen Lösungen. Die HPA ist verantwortlich für die effiziente, Ressourcen schonende und nachhaltige Planung und Durchführung von Infrastrukturmaßnahmen im Hafen und ist Ansprechpartner für alle Fragen hinsichtlich der wasser- und landseitigen Infrastruktur, der Sicherheit und Leichtigkeit des Schiffsverkehrs, der Hafenbahnanlagen, des Immobilienmanagements und der wirtschaftlichen Bedingungen im Hafen. Dazu stellt die HPA die erforderlichen Flächen bereit und übernimmt alle hoheitlichen Aufgaben und hafenwirtschaftlichen Dienstleistungen. Sie vermarktet spezielles, hafenspezifisches Fachwissen und nimmt zudem die hamburgischen Hafeninteressen auf nationaler und internationaler Ebene wahr.