Branche
Energie und ITK
Standort
Berlin, Deutschland
Umsatz
1.105 Mio. Euro
ALPHA COM Anwendung

Unterstützung im Rechnungswesen: Verarbeitung Eingangsrechnungen für Kreditoren-Buchhaltung

Kundenvorteile

Effizientere Sachbearbeitung + besserer Kundenservice durch:

  • Reduzierte manuelle Routineaufgaben
  • Um ca. 80 % verkürzte Durchlaufzeiten
  • Mehr Transparenz durch digitale Arbeitsweise
  • erleichterte Bearbeitung durch digitale Workflows unter SAP ERP
  • 25 % Einsparung gegenüber der Inhouse-Variante
Über das Projekt

Um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen, optimiert der Energiedienstleister konzernweit seine Prozesse. Einen wichtigen Beitrag dazu liefert das Rechnungswesen mit einer weitestgehend durchgängig elektronischen Arbeitsweise – begonnen vom ersten Sichten einer Eingangsrechnung (ER) über das Buchen in SAP ERP bis zur Freigabe per Workflow.

Die neuen Abläufe sparen wertvolle Zeit, die dem Team hilft, den wachsenden Umfang abzufedern. So stieg die jährliche ER-Menge von 60.000 Stück im Jahr 2008 auf 100.000 ER in 2013 und liegt seitdem auf gleichem Niveau. Ein zentrales Rechnungseingangsbuch (REB) zeigt alle anstehenden Vorgänge mitsamt Bearbeitungsstatus in der Übersicht an und steigert die Transparenz.

Die nötigen Rechnungsdaten mitsamt Ansichten liefert ALPHA COM. Der Dienstleister verarbeitet den ER-Eingang innerhalb weniger Stunden und fängt Schwankungen variabel auf. Die Leistungen reichen von der Digitalisierung der Papierdokumente über die Erfassung von Inhalten per OCR und Validierung der Daten bis zur Übergabe in PDF- sowie XLM-Format.

Die ausgelagerte ER-Verarbeitung entlastet die Buchhaltung zu wirtschaftlich attraktiven Kosten, verkürzt die Durchlaufzeiten und erhöht die Auskunftsfähigkeit.

Foto: GASAG

Ansprechpartner bei ALPHA COM
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Michael Schakols

Niederlassung Berlin Tel. +49 (0)30 / 48 95 75-10
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Die GASAG AG ist ein führender Netzbetreiber, Energiedienstleister und -erzeuger mit einem Schwerpunkt in der Region Berlin-Brandenburg. Neben der Erdgas- und Ökostromlieferung für hunderttausende Haushalts- und Gewerbekunden produziert der Energiedienstleister auch immer mehr eigenen Ökostrom und Biogas

Zudem bietet die GASAG zusammen mit ihren Tochterunternehmen eine breite Palette von innovativen Energiedienstleistungen. So werden zum klassischen Contracting mit Wärme- und Kältenetzen auch Smart Home-Anwendungen und professionelles Energiemanagement sowie Lösungen für integriertes Metering, Beleuchtung oder Elektromobilität angeboten.

Zum Ende des Quartals herrscht Hochbetrieb in der Buchhaltung. Eine ideale Zeit, um die Vorteile von ERP – Enterprise Resource Planning zu nutzen. Das Akronym für kaufmännische Unternehmenssoftware prägte Gartner in den 1990ern mit einer damals visionären Idee, Prozesse abteilungsübergreifend mit einem zentralen IT-System abzuwickeln. Finanzen stellt da nur ein Bereich dar neben Produktion, Vertrieb, Logistik oder Instandhaltung.

Heute gehört ERP zum Standard selbst in kleinen Unternehmen mit dem Ziel, effizienter zu agieren. Und Gartner präsentiert neue Konzepte für eine komplett vernetzte Geschäftswelt.