Elektronischer Posteingang

für gemischte
Dokumente

Viele Geschäftsvorgänge werden durch den täglichen Posteingang initiiert – in Form von Papierbriefen oder über digitale Kanäle z.B. als E-Mail. Um die eingehenden Dokumente effizient bearbeiten zu können, müssen die enthaltenen Informationen zeitnah erfasst, aufbereitet und dem richtigen Sachbearbeiter-Team übermittelt werden. Ein professionelles Postellen-Management unterstützt Sie dabei, nachhaltig erfolgreich zu agieren.

 

In jedem Unternehmen ist der Umgang mit der Eingangspost ein wichtiges Thema. Die zentrale Poststelle ist ein erster Ansatz, um den täglichen, heterogenen Input in standardisierte Prozesse zu überführen. Der elektronische Posteingang steigert zusätzlich die Effizienz, weil sich Kernaufgaben vielfach durchgängig digital abwickeln lassen.

 

Inhouse oder Outsourcing?

Um den physischen Posteingang entsprechend aufbereiten zu können, sind moderne Technologien nötig. Über die verfügen Organisationen nicht unbedingt, so dass hohe Investitionen anstehen. Zudem können fehleranfällige Verfahren ungeplante Kosten verursachen, welche die Inhouse-Variante erheblich teurer ausfallen lassen als Outsourcing.

 

Wir bieten Service-Lösungen für den gemischten Posteingang, die individuell und gleichzeitig wirtschaftlich sind durch:

  • Professionelle Prozesse mit hohem Automationsgrad

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  • Individuelle Anpassung je nach Branche und Unternehmensgröße

 

Praxistaugliche DMS-Prozesse

Wir verfügen über jahrelange Erfahrung mit der Verarbeitung von heterogener Geschäftspost. Gemeinsam mit Kunden sind praxistaugliche Abläufe entstanden, von denen auch Sie profitieren können.

 

Die ALPHA COM Anwendung umfasst:

  • Die tagesaktuelle Verarbeitung unsortierter Dokumente jeglicher Art – auch bei schwankenden Umfängen
  • Papierdokumente digitalisieren wir und führen alle Eingangskanäle und -Formate zusammen.
  • Bei Bedarf sortieren unsere Mitarbeiter spezifische Post aus.
  • Wir indizieren und klassifizieren die Dokumente nach einem individuell definierten Regelwerk.
  • Je nach Bedarf lesen wir ausgewählte Inhalte per OCR aus.
  • Wir validieren die Ergebnisse, was die Datenqualität erhöht.
  • Die Ergebnisse (Bilddateien z.B. als PDF/A + Datensätze z.B. in XML) fließen direkt in Fachanwendungen sowie in DMS / ECM ein.
  • Qualifizierte Entsorgung der Originale bzw. Rückgabe

 

Langfristige Optimierung

Häufig bedeutet die Neugestaltung des Posteingangs auch ein Redesign der Abläufe oder eine Personalübernahme gemäß BGB § 613a. Wir begleiten Veränderungen behutsam und kompetent. Unsere Berater und Projekt-Manager entwickeln gemeinsam mit Ihnen die für Sie optimale Lösung, führen sie ein und justieren konsequent nach, um beste Ergebnisse zu erzielen.

 

Ihr Kontakt für eine persönliche Beratung

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Oliver Otto

Spezialist Posteingang Tel. +49 (0)421 / 499 88-30
E-Mail schicken
Qualität durch professionelle Abläufe
Termintreue auch bei variierenden Mengen
Effizienz durch individuelle Dokumenten-Aufbereitung

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Besserer Informationsfluss + reduzierte Kosten

Weiterführende Infos

Verwandte Themen

Kunden-Briefe, Rechnungen, Formulare, Verträge andere Anlagen zu Akten oder bestellte Kleinmengen sind klassische Beispiele für den gemischten Posteingang, den wir für unsere Kunden tagtäglich bearbeiten. (Der Wareneingang für größere Lieferungen soll hier keine Relevanz haben.)

 

Was passiert mit Badeschlappen im Postfach?

In den bundesweiten ALPHA COM Niederlassungen gehen aber auch ungewöhnliche Sendungen ein wie Fieberthermometer, Autoschlüssel, Brillen und Altöl-Dosen oder Badeschlappen.
Für solche Arten von Briefsendungen gibt es selten ein definiertes Regelwerk. Und das ist i.d.R. auch nicht nötig, da kuriose Post prozentual nicht ins Gewicht fällt.