Umzug mal anders

Abschied von der Papierakte

Es gibt viele Anlässe für Unternehmen und Organisationen, den Standort zu wechseln. Allen gleich ist der Aufwand, der mit dem räumlichen Umzug verbunden ist: Neben dem Packen von Kisten muss der Geschäftsbetrieb aufrechterhalten werden, so gut es eben geht. Und in der neuen Umgebung gilt es, denn Büroalltag zu meistern – mit allen technischen und organisatorischen Neuerungen.

Vorausschauende Organisatoren nehmen dem Umzug zum Anlass, sich von unnötigen Dokumenten zu befreien. Da werden zum Beispiel Bestandsakten gesichtet und ausgedünnt sowie im neuen Büro anders abgelegt.

Doch es stellt sich die Frage: Müssen Papierakten wirklich mit umziehen? Schließlich lassen sich Synergie-Effekte nutzen.

 

Tipp 1: Rechtzeitig planen

Gerade Unternehmen mit umfassenden analogen Archiven sollten sich das rechtzeitig – sprich vorher – überlegen. Ein räumlicher Umzug ist eine ideale Gelegenheit, auf die elektronische Ablage umzustellen. Denn die Papierakten müssen Sie sowieso für den Transport anfassen und im neuen Büro strukturiert wieder einsortieren. Wenn Sie über den Einstieg bzw. den Ausbau der elektronischen Archivierung nachdenken, sollten Sie einen räumlichen Umzug nutzen, damit zu starten.

Nach unseren Erfahrungen gibt der Umzug öfters den entscheidenden Impuls, um alternative Ablageformen nicht nur theoretisch zu überlegen, sondern praktisch umzusetzen.

Ein Beispiel stellt die HR-Abteilung bei KAEFER Isoliertechnik dar: Die neuen Räumlichkeiten in der Bremer Innenstadt boten deutlich weniger Platz für die Ablage in Form von Regalmetern. So entschied sich die Personalabteilung zur Bestandsübernahme mit Hilfe der ALPHA COM Niederlassung Bremen. Die Realisierung erfolgte im Zuge des Umzugs, so dass die Personaler die Papierakten nur einmal anfassen mussten und direkt an den Dienstleister übergaben. Referenzbericht KAEFER

 

Tipp 2: Aufwand realistisch einschätzen

Um den Geschäftsbetrieb so wenig wie möglich zu stören, sollte die Bestandsübernahme der Papierakten zeitnah und in „verträglichen“ Einheiten erfolgen. Das können Unternehmen mit den eigenen Ressourcen oft nicht selbst leisten: Denn sie verfügen weder über die nötigen Hochleistungs-Scanner, noch über professionelle Abläufe für diese spezielle Aufgabe sowie die Zeit.
Ergo: Diesen einmaligen Aufwand leistet ein externer Spezialist besser = effizienter + wirtschaftlicher

 

Die Hanseatische Baugenossenschaft Hamburg (HBH) ließ ihren Papierbestand an Wohnungs- und Mitgliederakten durch die ALPHA COM Niederlassung Hamburg digitalisieren und klassifizieren. Insgesamt verarbeiteten wir rund 17.000 Akten mit 850.000 Blättern. Die Originale stammen teilweise aus den 1950ern und sind in schlechtem Zustand bzw. extrem schlecht zu lesen. Die elektronische Archivierung bildet die Basis für effizientere Prozesse wie die mobile Wohnungsabnahme. Die Wohnungsgenossenschaft entschied sich für den Abschied vom Papier im Zuge von Planungen für ein neues Bürogebäude. Referenzbericht HBH

ALPHA COM bietet effiziente, praxiserprobte Abläufe für den Abschied vom Papier wie die einmalige Bestandsübernahme oder die laufende Verarbeitung zur elektronische Aktenführung.

 

Tipp 3: Geschäftsbetrieb aufrechterhalten

Eine weitere Maßnahme trägt dazu bei, die Beeinträchtigungen während des Projektes so gering wie möglich zu halten:
Unser Auskunfts-Service: Sollten Sie eine Akte benötigen, die bei uns in der Verarbeitung ist, suchen wir sie raus und mailen Ihnen den gewünschten Inhalt zu. Die Reaktionszeit legen Sie individuell nach Ihren Bedürfnissen fest.

 

Tipp 4: Register-Struktur überdenken

Wer über den Abschied von der Papierablage nachdenkt, sollte auch über die Ablage-Organisation nachdenken. Denn die virtuelle Form mit Navigationsbaum und Datei-Ordnern bietet viel mehr Freiheiten in Anzahl und Struktur des Registers. Wir helfen Ihnen gern mit unserer jahrelangen Erfahrung und finden die ideale Mischung für Sie:

  • gute Übersicht
  • schnelle Recherche
  • vertretbarer Aufwand für die Klassifizierung

 

Weitere Infos

ALPHA COM Anwendungen für elektronische Archivierung + Bestandsübernahme

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