Best Practice
Personalakten

Wie kommt Papier
in HR-Systeme?

Erfolgsfaktoren beim Digitalisieren von Personalakten

Digitalisieren von Personalakten: Erfolgstipps aus Sicht des Dienstleisters

ALPHA COM Beitrag mit Ulrich Schlevoigt

 

Die Entscheidung ist gefallen: Ein System zur digitalen Verwaltung von Personalakten wird eingeführt. Systemgestützte Workflows sollen künftig bei der Bearbeitung eingehender Bewerbungen und der täglichen Personalarbeit helfen. Bleibt die Frage, wie die in Papierform verwalteten Personaldokumente in die elektronische Personalakte überführt werden können.

 

Digitalisierung: In-House oder Fremdvergabe?

Je nach Anzahl und Umfang der zu digitalisierender Akten ist mit einem erheblichen Arbeitsaufwand beim Digitalisieren von Personalakten zu rechnen. Moderne Multifunktionsgeräte leisten beim Scannen mitunter gute Arbeit und stellen die digitalen Dokumente als PDF zur manuellen Übernahme in das digitale Akten-Verwaltungs-System bereit. Sehr oft wird dabei aber der Aufwand zur Vorbereiten der Akten unterschätzt wie Entheften und Entklammern sowie die notwendige Dokumentunbildung (einer Dokument-Datei wird dabei ein Dokument-Typ zugeordnet z. B. Bewerbung) unterschätzt.

Zumeist sind zu einem Dokument auch noch Indexdaten wie Personalnummer, Vor- und Nachnamen oder ein Vertragsdatum zuzuordnen. Diese Prozesse neben der täglichen oftmals zeitkritischen Personalarbeit in gleichbleibender und hoher Qualität abzuarbeiten, stellt eine echte Herausforderung dar. In der Praxis werden mit der Digitalisierung Auszubildende oder Werksstudenten beauftragt – häufig mit mäßigem Erfolg.

Ein praxiserfahrener Scan-Dienstleister kann beim Digitalisieren von Personalakten einen echten Mehrwert bieten – z.B. durch seine qualitätsgesicherten und schnellen Verarbeitungs-Prozesse: Aktenvorbereitung, Scannen, Klassifizieren und Erfassen sowie Datenverarbeitung und -übergabe und falls gewünscht die datenschutzgerechte Aktenvernichtung. Alles aus einer Hand.

 

Mehrwert durch Klassifizieren und Indexieren

Outsourcing von Dienstleistungen ist eine Vertrauenssache. Hier geht es um Datenschutz und Datensicherheit. Nach Abschluss einen Vertrages zur Auftrags-Datenverarbeitung sollte der eigene Fahrdienst des Dienstleisters die bereit gestellten Personalakten zur Verarbeitung abholen. Zur Vollständigkeits-Prüfung der übernommenen Aktenbestände ist eine vorab übergebene elektronische Bestandsliste hilfreich. Auf Basis dieser Liste erfolgt der Check-in der Akten zur Verarbeitung.

Nach der Vorbereitung des Aktenmaterials werden die Blätter einer Akte mit Hochleistungs-Scannern digitalisiert. Farbscannen mit 200 dpi ist ein empfohlener Standard – leere Rückseiten werden automatisiert ausgesteuert. Wichtig: Dokumente, die nicht getrennt werden dürfen, wie z. B. Schnur- oder Nietsiegelungen, werden über gesonderte Verarbeitungs-Strecken digitalisiert.

Dann werden nach einem verbindlich abgestimmten Dokumentenkatalog, der Inhalt und Struktur der elektronischen Akte folgt, die Dokumente elektronisch geklammert und klassifiziert, z. B. Bewerbung oder Arbeitsvertrag. Hierbei werden die im Scanprozess vereinzelten Bilddateien zu einem Dokument zusammengefügt und mit den erforderlichen Indexdaten versehen. Auszusondernde Dokumente ohne Bezug zur Personalakte werden bei Bedarf mit einem Kennzeichen versehen.

Danach erfolgt die technische Datenaufbereitung für die Übergabe an die digitale Personalakten-Verwaltung. Die Aufbereitung erfolgt nach Schnittstellen-Vorgaben des Systemlieferanten. Optional können die Digitalisate einer OCR-Verarbeitung für eine spätere Volltextsuche zugeführt werden. Neben Konvertierungen sollten vor der Datenbereitstellung entsprechende Qualitäts-Sicherungs-Maßnahmen erfolgen wie Vollständigkeitskontrollen oder Prüfungen der Lesbarkeit und Ausrichtung. Die eigentliche Datenübernahme der digitalisierten Personaldokumente erfolgt dann beim IT-Dienstleister oder durch die Systemadministration.

 

Erfolgsfaktoren

Aus unseren Erfahrung als langjährig am Markt tätiger Digitalisierungs-Dienstleister sehen wir fünf entscheidende Erfolgsfaktoren bei der Bestandsübernahme analoger Personalakten:

  • Verfügbarkeit eines verbindlichen und intern abgestimmten Lastenheftes mit Vorgaben zur Dokumenten- und Ablage-Strukturen, Dateiformaten und Schnittstellen-Anforderungen
  • Möglichkeit zur Vorab-Besichtigung des Aktenarchivs bzw. Bereitstellung von Muster-Personalakten für die Auftragsklärung und Aufwandsabschätzung
  • Phasenorientierte Realisierung des Digitalisierungs-Projektes mit einer Einrichtungs- bzw. Pilotphase zur Erstverarbeitung und anschließender Produktionsphase des Gesamtbestandes
  • Entscheidungsfähiger Ansprechpartner beim Auftraggeber in der Pilot- und Verarbeitungs-Phase bei Fragen, z. B. bei Abweichungen im zu digitalisierten Aktenmaterial
  • Aufbau einer für alle Projekt-Beteiligten transparenten und vertrauensvollen Zusammenarbeit, z. B. durch eine Betriebs-Besichtigung des Digitalisierungs-Dienstleisters

 

Jedes Projekt zum Digitalisieren von Personalakten ist individuell und hat spezifische Anforderungen, z. B. Konsolidierung von Akten verschiedener Standorte oder die Zusortierung von Dokumenten aus einer parallelen Aktenverwaltung (Auszubildende oder Expats). Auch für Alt-Akten, die im Rahmen der Aufbewahrungs-Fristen im Zugriff gehalten werden müssen, lohnt sich eine Digitalisierung, wenn Klassifizierungs- und Erfassungs-Aufwände auf ein Minimum beschränkt werden. Schlussendlich sollte für eine schnelle und wirtschaftliche Überführung der Papierakten in die digitale Personalakten-Verwaltung ein erfahrener Dienstleister genutzt werden.

 

Weitere Infos

ALPHA COM Anwendung für die digitale Personalakte