Elektronische Patientenakte

Die elektronische Patientenakte nutzen immer mehr  Krankenhäuser und Kliniken. Zu komfortabel ist der Abruf digitaler Dokumente für das medizinische Personal sowie die platzsparende Langzeitarchivierung. Und der sensible Datenschutz lässt sich über Berechtigungs- und Archivierungs-Konzepte jederzeit gewährleisten. Jedoch ist die Verarbeitung des Aktenbestandes sowie des täglichen Eingangs durch eigenes Personal für viele nicht wirtschaftlich darstellbar.

Kein aufwändiges Suchen in Hängeregistern, kein Zeitverzug durch Dokumenten-Anforderung beim Archiv: Für viele Mitarbeiter im Gesundheitswesen hat die elektronische Patientenakte klare Vorteile für die tägliche Arbeit. Und auch der Platzbedarf für Altakten sinkt drastisch mit einer revisionssicheren elektronischen Archivierung.
Zumal das ersetzende Scannen von Patienten-Unterlagen heute rechtlich abgesichert ist durch entsprechende Vorgaben in GCP, MBO, SGV oder Röntgen VO, mehr Infos siehe Exkurs auf dieser Seite.

Um alle Dokumente einer Patientenakte digital abrufen zu können, müssen die Originale aus allen Quellen in eine zentrale Fachanwendung einfließen wie dem KIS bzw. ein zugelassenes Dokumenten-Management-System. Viele begleitende IT-Systeme kommen ohne Medienbruch aus (z.B. RISK oder PACS), aber in Krankenhäusern und Kliniken fallen tägliche viele Papier-Unterlagen an, die zeitnah ins Archiv einfließen müssen. Dazu zählen u.a. Arztbriefe, Konsile, Therapiepläne, OP-Berichte, Befunde, Pflegepläne, EKGs, Intensiv-Kurven usw.

Wer digitalisiert und klassifiziert?

Die eigenen Mitarbeiter aus dem Archiv bzw. der Medizinischen Dokumentation schaffen es i.d.R. nicht, den kompletten Bestand selbst zu digitalisieren und zu klassifizieren. Die Ressourcen sind einfach nicht da, es fehlen geeignete Scanner mit hohem Durchsatz oder es mangelt an Erfahrung bei der Umsetzung. Auch die Verarbeitung des laufenden Dokumenten-Eingangs – mitsamt der Nachzügler für Fallakten – ist selten wirtschaftlich darstellbar. So lohnt es sich, einen spezialisierten Dienstleister zu beauftragen, der die Verarbeitung auch in Ihrem Hause realisiert.

Wir bieten eine Service-Lösung für Patientenakten, die zeitnah, sicher und wirtschaftlich ist durch:

• Datenschutz-konforme Verarbeitung des Papier-Bestandes

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• Professionelle Prozesse auf hohem Qualitäts-Niveau

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• Für Klinik-Verbünde bzw. Multiverband-Institutionen: Kurze Wege durch unsere bundesweiten Niederlassungen

Praxisnahe Beratung

Durch unsere jahrelange Erfahrung in der Branche kennen wir viele Facetten der elektronischen Patientenakte und können unser Know-how beratend einbringen z.B. bei der Verarbeitung großformatiger Originale wie EKGs, der effizienten Dokumenten-Klassifizierung oder der Zeitplanung für die Bestandsübernahme.

Uns zeichnet die flexible Tagesverarbeitung aus: Wir definieren gemeinsam mit Ihnen eine tägliche Verarbeitungsmenge. Diese setzt sich aus dem schwankenden Dokumenten-Eingang sowie einem Teil an Bestandsakten zusammen, die wir quasi „zum Auffüllen“ in die Produktion einspeisen.

Ihre Vorteile: Sie profitieren von transparenten Kosten, tagesaktueller Verarbeitung des Eingangs und sukzessiver Bestandsübernahme.

Die ALPHA COM Anwendung umfasst:

• Bestandsanalyse und Planung der Durchführung (Projektzeitraum und Meilensteine)
• Gemeinsame Definition der technischen Rahmenbedingen (Dateiformate, Zielsystem, u.v.a.m)
• Gemeinsame Definition der Merkmale für die Dokumenten-Klassifizierung
• Organisation: Bildung von Teilbeständen der Altakten
• Logistik: Transport der Akten mit eigenem Fahrdienst
• Alternativ: Verarbeitung bei Ihnen vor Ort, falls die Akten das Haus nicht verlassen dürfen wie in Bayern (Bayerisches Krankenhausgesetz)
• Vorbereitung und Digitalisierung des laufenden Eingangs sowie des jeweiligen Teilbestandes. Optional: Scannen im Dual-Stream (s/w + Farbe) und Auswahl je nach Dokumenten-Art
• Klassifizierung und Indizierung der Dokumente nach dem definierten Regelwerk
• Nachklassifizierung und Validierung nicht sicher erkannter Dokumente
• Kontinuierliche Qualitätssicherung inklusive Soll-Ist-Abgleiche auf Vollständigkeit
• Service zur kurzfristigen Bereitstellung von Patientenakten, die sich bei uns in der Bearbeitung befinden.
• Qualifizierte Vernichtung der Originale oder Rückgabe der (Teil-) Bestände

Ihr Kontakt für eine persönliche Beratung