Eine Aufgabe, die selten aus eigener Kraft zu schaffen ist und besser in die Hand eines Spezialisten für Dokumenten-Management gehört. Die ALPHA COM Unternehmensgruppe zählt zu den innovativsten HR-Dienstleistern und präsentiert heute und morgen auf der Personal 2011 Nord ihre praxiserprobten Servicekonzepte für die ePersonalakte im Outsourcing (Stand A.21, Halle H, CCH Hamburg).
Dabei übernimmt der bundesweit vertretene Service-Anbieter nicht nur die bloße Konvertierung von Papier in Daten. Vielmehr bietet er verschiedenste Möglichkeiten, die generierten Informationen nach Wunsch des Kunden zu veredeln. Ein Beispiel stellt die inhaltliche Klassifizierung auf Dokumenten-Ebene dar, die für fein gegliederte Register erforderlich sind. Der Vorteil für den Personaler: Dank der speziellen Indexierung fließen die Daten ohne großen Import-Aufwand ins genutzte HR- bzw. DMS-System.
Sicher und wirtschaftlich durch Spezialisierung
ALPHA COM verfügt über eine ansehnliche Zahl namhafter Referenzkunden, für die sie Personalakten in Papier migriert sowie den laufenden Posteingang erfasst. Die quasi unbegrenzte Kapazität an zehn bundesweit verteilten Standorten sichert die zeitnahe Verarbeitung selbst größter Belegmengen.
Den hoch sensiblen Personaldaten trägt der Scandienstleister durch strenge Sicherungsmaßnahmen Rechnung wie Sicherheitsfahrdienst mitsamt verschließbaren Containern, Zutrittskontrollen zu allen Produktionsbereichen sowie polizeiliche Führungszeugnisse der involvierten Mitarbeiter.
„Wir verfolgen eine Null-Fehler-Strategie und arbeiten absolut vertraulich", betont Jörg Bothmann, Geschäftsführer der ALPHA COM Deutschland GmbH. Erst kürzlich schloss das Unternehmen erfolgreich seine Rezertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2008 ab.
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„Personalakten gehören zu den sensibelsten Dokumenten und werden ungern aus der Hand gegeben. Wir kennen das aus vielen Referenzprojekten und gewährleisten eine strikt vertrauliche Abwicklung", sagt Jörg Bothmann, Geschäftsführer der ALPHA COM Deutschland GmbH. Foto: Corinna Scholz
Ablauf für die elektronische Personalakte im Outsourcing nach dem Modell von ALPHA COM. Der DMS-Dienstleister migriert Altarchive in kurzen Zeiträumen. Bei Bedarf verarbeitet er auch den laufenden Posteingang und lagert Originale ein. Grafik: ALPHA COM
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Über ALPHA COM Unternehmensgruppe
Das Dienstleistungsunternehmen und Systemhaus agiert seit über 30 Jahren auf dem Sektor der optischen und inhaltlichen Speicherung von Belegen, Daten und Zeichnungen. Über 600 Mitarbeiter sind an zehn Standorten in Deutschland beschäftigt; die Zentrale ist in Hamburg. Weitere Standorte in Österreich und der Schweiz sind geplant.
ALPHA COM Deutschland GmbH arbeitet medienneutral und übernimmt die Speicherung von Dokumenten und Daten auf CD, DVD, Festplatte, WORM oder Mikrofilm. Dazu betreibt der Dienstleister rund ums Dokument eigene elektronische Archiv- und Vorgangsbearbeitungssysteme im Dreischichtbetrieb, um mehr als eine Million Belege am Tag zu verarbeiten.
Fast 3.000 Kunden nutzen den Service von ALPHA COM für Posteingang, Archivierung, Vervielfältigung und Verteilung von Informationen. Zudem übernimmt der Dienstleister den Rechenzentrums-Betrieb sowie Software as a Service für digitale Archive (DMS) in hochsicherer Umgebung mitsamt Replikation.
Der Unternehmensbereich ALPHA COM Consulting berät seine Kunden über den Einsatz komplexer EDV-unterstützter Speichersysteme, erstellt Bestandsanalysen, entwickelt alternative Lösungen und begleitet Reorganisations-Maßnahmen.
ALPHA COM Sachsen GmbH führt u.a. als Kompetenz-Center für Archiv-, Bibliotheks- und Verlagsbereiche national und international Sicherheitsverfilmungen im Rahmen der Bestandssicherung durch. Zudem bietet es das schonende Digitalisieren auch großformatiger gebundener Werke an speziellen, mit Buchwippen ausgerüsteten Scannern inkl. spezieller Nachbearbeitungen (z.B. Buchfalz-Entzerrung, Ausschnittsbildung, Seitentrennung) an.
ALPHA COM Dokumenten Service Center GmbH ist auf informationsbasierte Geschäftsabläufe spezialisiert und übernimmt mit ihrem Service Business Process Outsourcing (BPO) ganze Prozesseeines Unternehmens.
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Informationen: www.alpha-com.de
