Nutzen Sie ein ERP-System mit umfangreicher Funktionalität und müssen trotzdem noch sehr viele Daten manuell eingeben? – Dann steigern Sie die Effizienz Ihrer Arbeit mit der automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen.
Wollen Sie in der Buchhaltung ohne Medienbruch arbeiten, aber keine eigenen Ressourcen binden? – Dann sind wir für Sie der richtige Partner.

Unser Servicekonzept Automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen im Outsourcing nimmt Ihnen sämtliche Schritte des Posteingangs ab mitsamt Erfassung und rechtsverbindlicher Archivierung. Wir liefern Ihnen zeitnah indexierte Ansichten der Eingangsrechnungen sowie ausgewählte Extraktionsdaten für Ihre ERP-Anwendung, damit Sie durchgängig elektronisch arbeiten können. Eine zusätzliche Optimierung ergibt sich durch einen digitalen Workflow für den internen Rechnungs-Freigabeprozess.

Sie profitieren von unserer Leistung durch:

• mehr Freiraum für Ihr Kerngeschäft
• transparenten Prozess mit Info zum Bearbeitungsstatus
• zeitnahen Zugriff selbst bei großen Mengen
• schnellste Recherchen unabhängig vom Standort
• Einhaltung der Skontofristen

Mehr Zeit fürs Wesentliche
Durch das Auslagern vorbereitender Arbeiten, wie die Konvertierung von Papier in digitale Daten einschließlich Texterfassung und Aufbereitung zur elektronischen Ablage, entfallen für Sie zeitaufwendige Routinetätigkeiten und Recherchen in Papierablagen. Stattdessen gewinnen Sie wertvolle Zeit für wesentliche Aufgaben wie Rechnungsprüfung, Lieferantenbewertung oder Mahnwesen. Zudem sparen Sie Investitionen in eigene Hard- und Software sowie laufende Betriebskosten. Sie zahlen lediglich den individuellen Aufwand in Form von Stückpreisen.

Als einer der größten Dienstleister rund um Daten & Dokumente bieten wir Ihnen:

• speziell geschultes Personal, das absolut sicher und vertraulich arbeitet gem. §14 UStG
• tagesaktuelle Bearbeitung auch bei schwankenden Umfängen
• direkte Nähe durch zehn Standorte in ganz Deutschland und weitere in DACH durch Partner
• hohe Datenqualität durch Verifikation der Extraktionsergebnisse
• Know-how in den gängigen ERP-, Archivund Workflow-Systemen, damit die Datenübergabe reibungslos funktioniert

Arbeitsablauf im Detail
Unser Service umfasst die folgenden Prozessschritte und Schnittstellen zu Ihnen:

Logistik für das Papier: Täglicher Posteingang: Postfach leeren durch uns bzw. Postadresse bei uns.

Vorbereitung: Sortieren, öffnen und entklammern; aussortieren von Dubletten und Irrläufern; Vollständigkeitsprüfung und zeitliche Zuordnung; Check-in über Barcodes.

Klassifizierung – Vorsortierung: Wir ordnen die Belege nach Dokumentenklassen, z.B. pro Kostenstelle, in separate Stapel (Batch). Jeder Batch erhält einen Steuerbeleg mit Barcode, der die weitere Prozesssteuerung inklusive seiner Dringlichkeit bestimmt.

Scannen: Die Belege digitalisieren wir wahlweise in Farbe oder s/w einschließlich Rückseite. Zur Qualitätssicherung kontrollieren wir jedes Image am Bildschirm.

Originale: Die Originalbelege lassen wir nach Freigabe oder vereinbarter Zeit qualifiziert vernichten oder lagern sie optional ein bzw. geben sie zurück.

Signatur + Zeitstempel: Mit der qualifizierten elektronischen Signatur inklusive Zeitstempel bescheinigt unser Personal die ordnungsgemäße Konvertierung eines Dokuments.

Posteingang für digitale Quellen:

• Onlinefax per Datei von Ihrem Faxserver oder über Fax-Umleitung zu uns
• E-Mails, optional für gefilterte User bzw. Usergruppen. Automatische Klassifizierung anhand von Schlüsselworten mit regelbasiertem System.
• Elektronische Rechnungen
• Input von neuen Medien wie Social Media-Portalen sowie Internet-Formularen
• Optional: EDIFACT; Formate: EDIFACT, XML, EANCOM, VDA, Swift, DTA oder SAP iDoc

Datenextraktion per OCR: Weitgehend automatische Erfassung der enthaltenen Informationen per OCR – optional mit Stammdatenabgleich. Je nach Wunsch lesen wir nur einzelne Daten aus wie Kopf- und Fußdaten oder mehr wie auch Positionsdaten.

Klassifizierung – Belegart: Automatische Erkennung von Barcodes zur Klassifizierung der Dokumente, analog zur Klassifizierung - Vorsortierung, oder manuelle Indexierung nach definierten Suchbegriffen.

Verifikation: Anhand hinterlegter Prüfalgorithmen werden die Extraktionsergebnisse auf Konsistenz und Logik überprüft. Unsicher erkannte Datenfelder kontrollieren wir durch optischen Vergleich mit dem Image und korrigieren sie bei Bedarf. Diese Verifikation ist ein wichtiger Bestandteil der Qualitätskontrolle.

Soll/Ist-Abgleich: Vergleich der übergebenen Eingangsrechnungen mit den generierten Images und Indexdaten, um unsere Null-Fehler-Strategie zu gewährleisten. Als Grundlagen dienen elektronischer Sicherheits-Lieferschein, Check-in Report und Jobliste aus der Produktionssteuerung.

Datenexport: Konvertieren für Ihre IT-Systeme von:

• Images in TIFF, PDF, PDF/A, mit Volltext-Erkennung und in Formate aller gängigen DMS und ERPSysteme sowie Portale für mobile Endgeräte
• Index- und Extraktionsdaten in ASCII, XML und andere Formate für alle gängigen DMS, ERP- und Workflow-Systeme sowie Portale für mobile Endgeräte

Verteilung: Wir übergeben die Daten an Sie zur weiteren Bearbeitung und Ablage:

• online per Standleitung, Intranet mit FTP/S-FTP oder als verschlüsselte E-Mail
• auf Datenträgern, bei Bedarf in verschlossenen Koffern

Weitere Infos:
Thomas Hellmig, Tel. 040/51302-300, thomas.hellmig@alpha-com.de