Immer mehr Personalabteilungen wollen die Vorteile der elektronischen Aktenführung nutzen wie der dezentrale und simultane Zugriff auf Dokumente oder kürzere Recherchezeiten. Doch dazu muss der Papierbestand erst mal ins HR-System, was mit eigenen Ressourcen selten in überschaubarere Zeit zu schaffen ist.
Kein Wunder: Gehört die Migration vertraulicher Akten ja nicht zur Kernkompetenz von Personalern. Das können spezialisierte Dienstleister besser, da sie über Hochleistungsscanner und geübtes Personal verfügen ebenso wie Produktionsräume mit höchsten Anforderungen an den Datenschutz.
ALPHA COM hat schon viele Projekte zur digitalen Personalakte begleitet und verarbeitet den Papierbestand dank hoher Kapazitäten innerhalb kürzester Zeit. So bleiben die Personaler immer handlungsfähig. Und sollten Dokumente benötigt werden, die sich in der Migration befinden, bietet ALPHA COM den so genannten Auskunft-Service an. Damit erhält der Kunde die gewünschten Unterlagen innerhalb von ein bis zwei Stunden als PDF übermittelt.
Auch entwickelt der Dienstleister rund um Daten & Dokumente individuelle Register-Lösungen sowie Zugriffskonzepte und berät bei der Auswahl passender Archiv-Systeme (DMS).
Erfahren Sie mehr über die digitale Personalakte im Outsourcing: Service-Konzept, diverse Referenzen oder die Praxis-Workshops in 2013. Den Kundenberater in Ihrer Nähe finden Sie hier.
Jedes Kundenprojekt ist anders und erfordert spezielles Know-how. So sind die Anforderungen an die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen ganz andere als die Digitalisierung historischer Schriften.
Um Ihnen einen optimalen Service bieten zu können, stellen wir projektspezifisch ein Team aus den passenden Spezialisten zusammen. Diese kooperieren eng mit den jeweiligen Niederlassungen, welche die operative Arbeit übernehmen.
Unser Fachwissen bündeln wir in Kompetenz-Centern z.B. für:
Um Ihnen einen optimalen Service bieten zu können, stellen wir projektspezifisch ein Team aus den passenden Spezialisten zusammen. Diese kooperieren eng mit den jeweiligen Niederlassungen, welche die operative Arbeit übernehmen.
Unser Fachwissen bündeln wir in Kompetenz-Centern z.B. für:
- automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen
- elektronische Patientenakte
- elektronische Personalakte
- papierbasierter Customer Service
- optimierte Vorgangsbearbeitung
- Services für Archive, Bibliotheken und Verlage
In vielen Fällen lohnt es sich, nicht nur das Scannen von Papier auszulagern, sondern den gesamten Prozess, der dadurch angestoßen wird. Klassische Beispiele sind Eingangsrechnungen und Kundenaufträge, bei denen wir auch Sachbearbeitung leisten.
Solche Komplett-Services lohnen sich wirtschaftlich für Kunden und binden keine eigenen Ressourcen. Eine andere Motivation ist die schnellere Abwicklung von Vorgängen. Denn wir halten entsprechend große Kapazitäten vor und agieren sehr flexibel, um selbst schwankende Umfänge im festgelegten Zeitfenster verarbeiten zu können. Diesen Vorteil nutzt z.B. Service Planet für Anträge von Endkunden rund um DSL und Entertain. mehr
Mit dem Biohändler Alnatura entwickelten wir eine individuelle Lösung für Eingangsrechnungen, die wir u.a. formal nach §14 UStG prüfen. Zudem lesen wir die Rechnungsdaten per OCR aus und bereiten sie so auf, dass sich die Rechnungsprüfung extrem vereinfacht. mehr
Solche Komplett-Services lohnen sich wirtschaftlich für Kunden und binden keine eigenen Ressourcen. Eine andere Motivation ist die schnellere Abwicklung von Vorgängen. Denn wir halten entsprechend große Kapazitäten vor und agieren sehr flexibel, um selbst schwankende Umfänge im festgelegten Zeitfenster verarbeiten zu können. Diesen Vorteil nutzt z.B. Service Planet für Anträge von Endkunden rund um DSL und Entertain. mehr
Mit dem Biohändler Alnatura entwickelten wir eine individuelle Lösung für Eingangsrechnungen, die wir u.a. formal nach §14 UStG prüfen. Zudem lesen wir die Rechnungsdaten per OCR aus und bereiten sie so auf, dass sich die Rechnungsprüfung extrem vereinfacht. mehr
Im Dokumenten-Management lassen sich viele Arten des Wer-tut-was umsetzen. Im Wesentlichen geht es darum, die Balance zu finden und damit die eigenen Ressourcen optimal zu nutzen. Auf den Punkt gebracht: Wer etwas besonders gut kann, sollte es auch tun.
Für die Digitalisierung von Papier gilt i.d.R.: Ein spezialisierter Dienstleister arbeitet schneller und wirtschaftlicher, da er Hochleistungsgeräte betreibt und diese gut auslastet. Je mehr Papier in einem Unternehmen anfällt, desto eher lohnt sich das Outcourcing.
Ein entsprechend großer Partner arbeitet im Mehrschicht-Betrieb und plant seine Kapazitäten so ein, dass selbst kleinste Zeitfenster zur Verarbeitung möglich sind. „Das dauert zu lang, wenn wir das rausgeben“, trifft damit nicht zu.
Ein weiteres Beispiel: Auswahl und Betrieb eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) zur komfortablen Archivierung erfordern Fachkenntnisse, die der übliche IT-Administrator nicht hat – und auch nicht braucht. Das Know-how lässt sich extern einkaufen z.B. durch Beratung auf Honorarbasis oder man mietet sich ein digitales Archiv auf Basis von SaaS.
Eine kleine Entscheidungshilfe, wie die elektronische Aktenführung mit externer Hilfe den Büroalltag erleichtert, veröffentlichte kürzlich das Magazin Das Büro. Darin findet sich auch ein Beispiel, was eine Firma mit 12 Mitarbeitern einsparen kann. Download des Beitrags hier
Für die Digitalisierung von Papier gilt i.d.R.: Ein spezialisierter Dienstleister arbeitet schneller und wirtschaftlicher, da er Hochleistungsgeräte betreibt und diese gut auslastet. Je mehr Papier in einem Unternehmen anfällt, desto eher lohnt sich das Outcourcing.
Ein entsprechend großer Partner arbeitet im Mehrschicht-Betrieb und plant seine Kapazitäten so ein, dass selbst kleinste Zeitfenster zur Verarbeitung möglich sind. „Das dauert zu lang, wenn wir das rausgeben“, trifft damit nicht zu.
Ein weiteres Beispiel: Auswahl und Betrieb eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) zur komfortablen Archivierung erfordern Fachkenntnisse, die der übliche IT-Administrator nicht hat – und auch nicht braucht. Das Know-how lässt sich extern einkaufen z.B. durch Beratung auf Honorarbasis oder man mietet sich ein digitales Archiv auf Basis von SaaS.
Eine kleine Entscheidungshilfe, wie die elektronische Aktenführung mit externer Hilfe den Büroalltag erleichtert, veröffentlichte kürzlich das Magazin Das Büro. Darin findet sich auch ein Beispiel, was eine Firma mit 12 Mitarbeitern einsparen kann. Download des Beitrags hier
Ganzheitliche, maßgeschneiderte Lösungen im Dokumenten-Management erleichtern die tägliche Arbeit und können Wettbewerbsvorteile bringen z.B. durch einen besseren Kundenservice. Um alles-aus-einer-Hand realisieren zu können, bilden wir mit anderen Spezialisten aus unserem Partner-Netzwerk individuelle Projektteams. Für den Kunden ändert sich dabei nichts; er behält seine gewohnten Ansprechpartner.
Gemeinsam bündeln wir unsere Stärken, die z.B. spezielle Branchen-Kenntnisse oder Know-how in komplexen Anwendungen wie ERP, respektive SAP oder Workflow beinhalten. Als einer der größten DMS-Dienstleister bringen wir z.B. unsere Erfahrungen in der zeitkritischen Verarbeitung großer Dokumenten-Mengen ein.
Durch die Kooperation ist gesichert, dass der Kunde nicht nur ein passendes Archiv-System erhält, sondern auch geklärt ist, wie es mit Inhalten gefüllt und im Unternehmen optimal verteilt wird. Und zwar in aufbereiteter, strukturierter Form, damit Anwender die gewünschten Informationen wirklich per Knopfdruck abrufen können.
Gemeinsam bündeln wir unsere Stärken, die z.B. spezielle Branchen-Kenntnisse oder Know-how in komplexen Anwendungen wie ERP, respektive SAP oder Workflow beinhalten. Als einer der größten DMS-Dienstleister bringen wir z.B. unsere Erfahrungen in der zeitkritischen Verarbeitung großer Dokumenten-Mengen ein.
Durch die Kooperation ist gesichert, dass der Kunde nicht nur ein passendes Archiv-System erhält, sondern auch geklärt ist, wie es mit Inhalten gefüllt und im Unternehmen optimal verteilt wird. Und zwar in aufbereiteter, strukturierter Form, damit Anwender die gewünschten Informationen wirklich per Knopfdruck abrufen können.
Grundsätzlich immer! Über Workflows lassen sich Daten & Dokumente automatisiert verteilen, was allgemein den Informationsfluss verbessert. Zudem gestalten Sie den Büroalltag einfacher, in dem sie bei der Bearbeitung von Geschäftsvorgängen unterstützen, ohne den Anwender zu sehr einzuschränken, und schaffen mehr Transparenz über erlegte und anstehende Aufgaben.
Wir nutzen z.B. intelligente Workflows, um die Prozesse in der Produktion abzubilden und damit unsere Leistungen für Kunden deutlich zu steigern. Möglich machen das intuitiv bedienbare Abläufe, sinnvolle Übersichten, Erinnerungs-Funktionen oder Vertretungs-Regeln.
Eine besonders interessantes Beispiel ist die komplexe Vorgangsbearbeitung von Endkundenaufträgen, die wir für das Unternehmen Service Planet übernehmen. Gemeinsam mit dem Kunden haben wir die Prozesse neu aufgelegt und eine optimale Aufgabenverteilung entwickelt. Als Workflow-System ist der JobRouter im Einsatz.
Einen Anwenderbeitrag dazu finden Sie im Beitrag auf der Homepage der Fachzeitschrift IT-Director: hier
Wir nutzen z.B. intelligente Workflows, um die Prozesse in der Produktion abzubilden und damit unsere Leistungen für Kunden deutlich zu steigern. Möglich machen das intuitiv bedienbare Abläufe, sinnvolle Übersichten, Erinnerungs-Funktionen oder Vertretungs-Regeln.
Eine besonders interessantes Beispiel ist die komplexe Vorgangsbearbeitung von Endkundenaufträgen, die wir für das Unternehmen Service Planet übernehmen. Gemeinsam mit dem Kunden haben wir die Prozesse neu aufgelegt und eine optimale Aufgabenverteilung entwickelt. Als Workflow-System ist der JobRouter im Einsatz.
Einen Anwenderbeitrag dazu finden Sie im Beitrag auf der Homepage der Fachzeitschrift IT-Director: hier
Damit sind wir immer in der Nähe unserer Kunden, die bundesweit angesiedelt sind. Denn wenn Belege zum Digitalisieren anstehen, müssen sie erst einmal zum Dienstleister. Es sei denn, dass wir beim Kunden vor Ort arbeiten, was z.B. bei der Kassenärztlichen Vereinigung Niedersachsen (KVN) geschieht.
Zudem können wir die Verarbeitung hochvolumiger Aufträge sehr flexibel auf verschiedene Produktionen aufteilen. Dazu nutzen wir die eigens aufgebaute Infrastruktur der verteilten Standorte, was z.B. VPN und Citrix-Anwendungen beinhaltet. So übernimmt ein lokales Team z.B. Vorbereitung und Scannen von Belegen, während OCR, Datenerfassung und Verifikation in einer anderen Produktion erfolgen. Dieser Freiheitsgrad ermöglicht es, unsere Kapazitäten optimal zu nutzen, was sich letztlich in attraktiven Preisen niederschlägt.
Wer die unterschiedlichen Arbeitsschritte ausführt, hängt von den Anforderungen des Kunden ab sowie unserer jeweiligen Einsatz-Planung in ein bis drei Arbeitsschichten und der RZ-Ausstattung ab.
Zudem können wir die Verarbeitung hochvolumiger Aufträge sehr flexibel auf verschiedene Produktionen aufteilen. Dazu nutzen wir die eigens aufgebaute Infrastruktur der verteilten Standorte, was z.B. VPN und Citrix-Anwendungen beinhaltet. So übernimmt ein lokales Team z.B. Vorbereitung und Scannen von Belegen, während OCR, Datenerfassung und Verifikation in einer anderen Produktion erfolgen. Dieser Freiheitsgrad ermöglicht es, unsere Kapazitäten optimal zu nutzen, was sich letztlich in attraktiven Preisen niederschlägt.
Wer die unterschiedlichen Arbeitsschritte ausführt, hängt von den Anforderungen des Kunden ab sowie unserer jeweiligen Einsatz-Planung in ein bis drei Arbeitsschichten und der RZ-Ausstattung ab.
In unseren zehn bundesweit verteilten Standorten nutzen wir verschiedene Arten von Scannern, um vorbereitetes Papier in kürzester Zeit zu digitalisieren. Es sind i.d.R. Hochgeschwindigkeits-Scanner, die für den professionellen Dauerbetrieb ausgelegt sind. Unterschiede gibt es in der Geschwindigkeit, also der Anzahl der gescannten Blatt pro Minute, oder den Farb-Funktionen, die den Anforderungen in der jeweiligen Produktion angepasst sind.
Viele Geräte stammen von unserem Technologie-Partner Kodak, die mit Einzelblatt-Einzug vom Stapel bis zu 240 Blatt pro Minute (bzw. 960 Images pro Minute) verarbeiten. Im Bild sehen Sie den Typ i5200, der auf 140 Blatt pro Minute ohne Tages-Begrenzung ausgelegt ist.
Spezielle Scanner für geöste Originale, große Formate wie Zeitungen, historisch wertvolle Archivalien oder Mikrofilme betreiben wir an ausgewählten Niederlassungen wie in Dresden, wo unser Kompetenz-Center Bibliotheken und Verlage angesiedelt ist. Dazu gehören auch Scanner mit Buchwippen von Zeutschel oder die Mikrofilm-Scanner „Eclipse“ von Kodak, den wir auch für die Archivalien des Stadtarchivs Köln nutzen.
Viele Geräte stammen von unserem Technologie-Partner Kodak, die mit Einzelblatt-Einzug vom Stapel bis zu 240 Blatt pro Minute (bzw. 960 Images pro Minute) verarbeiten. Im Bild sehen Sie den Typ i5200, der auf 140 Blatt pro Minute ohne Tages-Begrenzung ausgelegt ist.
Spezielle Scanner für geöste Originale, große Formate wie Zeitungen, historisch wertvolle Archivalien oder Mikrofilme betreiben wir an ausgewählten Niederlassungen wie in Dresden, wo unser Kompetenz-Center Bibliotheken und Verlage angesiedelt ist. Dazu gehören auch Scanner mit Buchwippen von Zeutschel oder die Mikrofilm-Scanner „Eclipse“ von Kodak, den wir auch für die Archivalien des Stadtarchivs Köln nutzen.
Diese Handarbeit ist ein wichtiger Bestandteil zur Verarbeitung großer Papiermengen. Denn bevor wir Belege mit unseren Hochleistungs-Scannern digitalisieren können, müssen sie manuell in die "richtige Form" gebracht werden. Das bedeutet z.B. Heft- und Büroklammern entfernen oder Umschläge öffnen und Inhalte glätten.
Je nach Dokumentart (laufender Posteingang, Akten, Eingangsrechnungen oder Vorgänge mit Sachbearbeitung) sortieren wir auch Dubletten und Fehlläufer aus, entfernen Register-Kartons und ersetzen sie gegen Trennblätter und sortieren Belege nach Klassen, die dann unterschiedlich weiterverarbeitet werden.
Auch Prüfungen auf Vollständigkeit gehören zur Vorbereitung ebenso wie Barcodes aufkleben bzw. Trennblätter mit Strichcode einfügen. Damit automatisieren wir die folgenden Schritte weitestgehend und definieren die Dringlichkeit, mit der ein Auftrag unsere Produktion durchläuft.
Je nach Dokumentart (laufender Posteingang, Akten, Eingangsrechnungen oder Vorgänge mit Sachbearbeitung) sortieren wir auch Dubletten und Fehlläufer aus, entfernen Register-Kartons und ersetzen sie gegen Trennblätter und sortieren Belege nach Klassen, die dann unterschiedlich weiterverarbeitet werden.
Auch Prüfungen auf Vollständigkeit gehören zur Vorbereitung ebenso wie Barcodes aufkleben bzw. Trennblätter mit Strichcode einfügen. Damit automatisieren wir die folgenden Schritte weitestgehend und definieren die Dringlichkeit, mit der ein Auftrag unsere Produktion durchläuft.
Die Idee, IT-Infrastruktur flexibel über ein Netzwerk anzubieten, stößt
auf großes Interesse in der Branche. Und was mit Hard- und Software klappt,
meinen wir, lässt sich auch auf andere Dienstleistungen übertragen. Also bieten
wir klassische Aufgaben im Dokumenten-Management nun in der
Wolke an, also individuell und dynamisch an die Bedürfnisse des Kunden
angepasst.
Unsere Cloud Services präsentieren wir erstmals auf der CeBIT 2012 in Halle 3, Stand G20. Dahinter steht die hochwertige Bearbeitung von Geschäftsvorgängen, die in Menge, Zeitfenster und Umfang an Leistungen variieren können.
Beispiele sind Digitalisieren, Klassifizieren, OCR-Erkennung, Daten erfassen und verifizieren gepaart mit jeglicher Art von Sachbearbeitung. Diese reicht vom elektronischen Posteingang mit inhaltlicher Klassifizierung bis zu komplett abgewickelten Vorgängen wie Endkundenaufträge mitsamt Fallklärung im direkten Kontakt.
Bei Bedarf agieren wir an mehreren unserer zehn bundesweiten Standorte im Netzwerk, was kurze Wege und hohe Kapazitäten gewährleistet.
Der Umfang der neuen ALPHA COM Services in der Wolke lässt sich frei verhandeln und natürlich um einen Klassiker des Cloud Computings ergänzen: Software as a Service für digitale Archive (SaaS für DMS).
Unsere Cloud Services präsentieren wir erstmals auf der CeBIT 2012 in Halle 3, Stand G20. Dahinter steht die hochwertige Bearbeitung von Geschäftsvorgängen, die in Menge, Zeitfenster und Umfang an Leistungen variieren können.
Beispiele sind Digitalisieren, Klassifizieren, OCR-Erkennung, Daten erfassen und verifizieren gepaart mit jeglicher Art von Sachbearbeitung. Diese reicht vom elektronischen Posteingang mit inhaltlicher Klassifizierung bis zu komplett abgewickelten Vorgängen wie Endkundenaufträge mitsamt Fallklärung im direkten Kontakt.
Bei Bedarf agieren wir an mehreren unserer zehn bundesweiten Standorte im Netzwerk, was kurze Wege und hohe Kapazitäten gewährleistet.
Der Umfang der neuen ALPHA COM Services in der Wolke lässt sich frei verhandeln und natürlich um einen Klassiker des Cloud Computings ergänzen: Software as a Service für digitale Archive (SaaS für DMS).
Mikrofilm hat den
entscheidenden Vorteil, dass er selbst noch bei Kerzenschein mit einer Lupe
lesbar ist. Welche elektronische Form kann da mithalten? Gerade wegen der
einfachen Bedingungen werden Mikrofilm und Mikrofiches zur Langzeitarchivierung
genutzt.
Anwender sind z.B. Banken und Versicherungen oder Bibliotheken und Archive wie das Stadtarchiv Köln, für die ALPHA COM nach dem Einsturz im März 2009 etwa 7.500 Rollfilme digitalisierte. Die letzten der insgesamt 7,5 Mio. Abbildungen übergaben wir Ende 2011 an die Kölner Archivare, die das größte virtuellen Archivs in Deutschland aufbauen. mehr
Die Speicherung von Dokumenten auf Mikrofilm dient in der Regel als zusätzliche Sicherheit neben der digitalen Form, welche zur aktiven Bearbeitung oder zeitnahen Recherche genutzt wird. Mit dem Vorteil, dass der Zugriff parallel und unabhängig vom Standort erfolgt.
Beide Arten der Ablage ergänzen sich also ideal, wenn man durchgängig elektronisch arbeiten möchte und zusätzlich hohe Sicherheitsansprüche an die Langzeitablage stellt.
Für analoge Belege bieten wir einen passenden Service mit der so genannten Hybrid-Archivierung, die wir in einer anderen Frage des Monats behandelten. mehr
Anwender sind z.B. Banken und Versicherungen oder Bibliotheken und Archive wie das Stadtarchiv Köln, für die ALPHA COM nach dem Einsturz im März 2009 etwa 7.500 Rollfilme digitalisierte. Die letzten der insgesamt 7,5 Mio. Abbildungen übergaben wir Ende 2011 an die Kölner Archivare, die das größte virtuellen Archivs in Deutschland aufbauen. mehr
Die Speicherung von Dokumenten auf Mikrofilm dient in der Regel als zusätzliche Sicherheit neben der digitalen Form, welche zur aktiven Bearbeitung oder zeitnahen Recherche genutzt wird. Mit dem Vorteil, dass der Zugriff parallel und unabhängig vom Standort erfolgt.
Beide Arten der Ablage ergänzen sich also ideal, wenn man durchgängig elektronisch arbeiten möchte und zusätzlich hohe Sicherheitsansprüche an die Langzeitablage stellt.
Für analoge Belege bieten wir einen passenden Service mit der so genannten Hybrid-Archivierung, die wir in einer anderen Frage des Monats behandelten. mehr
Elektronische Archive nutzen, ohne sich selbst um den Betrieb kümmern zu müssen – und das zu transparenten Kosten: Immer mehr Unternehmen profitieren von den Vorteilen, die Dokumenten-Management-Systeme (DMS) auf Mietbasis bringen. Was mit Application Service Providing (ASP) begann, nennt sich heute Software as a Service (SaaS).
Nach diesem Vertragsmodell lässt sich mittlerweile fast jede Anwendung zum monatlichen Festpreis nutzen. Kein Wunder bei den offensichtlichen Vorzügen gegenüber dem Eigenbetrieb: Das oft sehr spezifische Fachwissen muss man sich nicht selbst aneignen und bezahlt wird ausschließlich der georderte Aufwand.
Das Besondere an SaaS im Dokumenten-Management ist die Chance, das eArchiv mit Input-Dienstleistungen zu kombinieren, denn die digitale Ablage muss ja auch mit Dokumenten „gefüttert" werden. So bekommt der Kunde den DMS-Betrieb und das Scannen des laufenden Posteingangs aus einer Hand. Auch ergänzende Services wie Erfassung per OCR, Sachbearbeitung und Datenerfassung sind möglich. ALPHA COM bietet diese Service-Lösung zum attraktiven Preis. Mehr Infos zu eArchiv + Input hier.
Die SaaS-Anwendungen laufen in deutschen hochsicheren Rechenzentren, die Verfügbarkeiten von 99,9 % und mehr ermöglichen. Und als einer der größten DMS-Dienstleister stehen ausreichende Kapazitäten zur Verfügung, um selbst extrem schwankende Belegumfänge in kürzester Zeit zu verarbeiten. Die Spanne an Dokumenttypen zur Konvertierung reicht von Eingangsrechnungen und Lieferscheinen über Personalakten bis zu Vertragsunterlagen und allgemeine Korrespondenz.
Nach diesem Vertragsmodell lässt sich mittlerweile fast jede Anwendung zum monatlichen Festpreis nutzen. Kein Wunder bei den offensichtlichen Vorzügen gegenüber dem Eigenbetrieb: Das oft sehr spezifische Fachwissen muss man sich nicht selbst aneignen und bezahlt wird ausschließlich der georderte Aufwand.
Das Besondere an SaaS im Dokumenten-Management ist die Chance, das eArchiv mit Input-Dienstleistungen zu kombinieren, denn die digitale Ablage muss ja auch mit Dokumenten „gefüttert" werden. So bekommt der Kunde den DMS-Betrieb und das Scannen des laufenden Posteingangs aus einer Hand. Auch ergänzende Services wie Erfassung per OCR, Sachbearbeitung und Datenerfassung sind möglich. ALPHA COM bietet diese Service-Lösung zum attraktiven Preis. Mehr Infos zu eArchiv + Input hier.
Die SaaS-Anwendungen laufen in deutschen hochsicheren Rechenzentren, die Verfügbarkeiten von 99,9 % und mehr ermöglichen. Und als einer der größten DMS-Dienstleister stehen ausreichende Kapazitäten zur Verfügung, um selbst extrem schwankende Belegumfänge in kürzester Zeit zu verarbeiten. Die Spanne an Dokumenttypen zur Konvertierung reicht von Eingangsrechnungen und Lieferscheinen über Personalakten bis zu Vertragsunterlagen und allgemeine Korrespondenz.
Für uns gilt es, höchstmögliche Datensicherheit und Qualität in der
Dokumenten-Verarbeitung zu gewährleisten. Damit stellen wir z.B. sicher, dass
keine Belege verloren gehen oder Dateien falsch abgelegt werden. Was so einfach
klingt, setzt komplexe Verfahren und Prozesse voraus, um konsequent Fehler zu
vermeiden.
Die Produktionsräume an allen zehn Standorten entsprechen den aktuellen Datenschutz-Richtlinien, was z.B. strenge Zutrittskontrollen, gesicherte Lagerbereiche und Nachweis zur Vertraulichkeit der Mitarbeiter umfasst.
Unser Engagement für immer bessere Arbeitsergebnisse lassen wir seit 1998 ununterbrochen zertifizieren. Damals gehörten wir zu den Vorreitern der nach DIN EN ISO 9001 geprüften Anbieter und können heute auf ein etabliertes und wirkungsvolles Qualitäts-Management-System (QMS) zurückgreifen.
Im Februar 2011 wurden wir vom TÜV erfolgreich nach DIN EN ISO 9001:2008 rezertifiziert für den Geltungsbereich „Dienstleistungen optischer Dokumenten- und Datenspeicher sowie Handel mit Dokumenten-Management-Systemen (DMS)“
Weitere Infos erhalten Sie bei unserem QM-Beauftragten Oliver Schwindt, Tel. 040/51302-328, oliver.schwindt@alpha-com.de
Die Produktionsräume an allen zehn Standorten entsprechen den aktuellen Datenschutz-Richtlinien, was z.B. strenge Zutrittskontrollen, gesicherte Lagerbereiche und Nachweis zur Vertraulichkeit der Mitarbeiter umfasst.
Unser Engagement für immer bessere Arbeitsergebnisse lassen wir seit 1998 ununterbrochen zertifizieren. Damals gehörten wir zu den Vorreitern der nach DIN EN ISO 9001 geprüften Anbieter und können heute auf ein etabliertes und wirkungsvolles Qualitäts-Management-System (QMS) zurückgreifen.
Im Februar 2011 wurden wir vom TÜV erfolgreich nach DIN EN ISO 9001:2008 rezertifiziert für den Geltungsbereich „Dienstleistungen optischer Dokumenten- und Datenspeicher sowie Handel mit Dokumenten-Management-Systemen (DMS)“
Weitere Infos erhalten Sie bei unserem QM-Beauftragten Oliver Schwindt, Tel. 040/51302-328, oliver.schwindt@alpha-com.de
Möglichst effizient
zu arbeiten bedeutet, Medienbrüche zu vermeiden. Das gilt auch für die
Dokumentation des Wareneingangs. Bei uns sind das Papierbelege oder Mikrofilme,
die unsere Produktion täglich erreichen. Die dazu behörenden Lieferscheine
erhalten wir bestenfalls elektronisch auf Datenträger oder per E-Mail. Dann
können wir die Informationen über Menge und Art einer Anlieferung direkt in
unsere IT-Systeme einfließen lassen.
Welches Format für den eLieferschein zum Einsatz kommt, hängt von der jeweiligen Software ab, die ein Kunde nutzt. Wir sind da sehr flexibel und verarbeiten z.B. Text-Dateien, die exportierte Daten aus einem ERP-System enthalten, oder Excel-Tabellen und Word-Dokumente.
Die Datenübergabe ohne Medienbruch erleichtert uns z.B. den Check-in, indem sich manuelle Dateneingaben reduzieren und damit potenzielle Fehlerquellen. Auch der erste Soll-Ist-Abgleich geht schneller. Hier prüfen wir gleich zu Beginn, ob das angelieferte Material vollständig und korrekt deklariert ist.
Der eLieferschein bedeutet für uns einen geringeren Aufwand, den wir letztlich an unsere Kunden weitergeben durch wirtschaftlich attraktive Preise.
Welches Format für den eLieferschein zum Einsatz kommt, hängt von der jeweiligen Software ab, die ein Kunde nutzt. Wir sind da sehr flexibel und verarbeiten z.B. Text-Dateien, die exportierte Daten aus einem ERP-System enthalten, oder Excel-Tabellen und Word-Dokumente.
Die Datenübergabe ohne Medienbruch erleichtert uns z.B. den Check-in, indem sich manuelle Dateneingaben reduzieren und damit potenzielle Fehlerquellen. Auch der erste Soll-Ist-Abgleich geht schneller. Hier prüfen wir gleich zu Beginn, ob das angelieferte Material vollständig und korrekt deklariert ist.
Der eLieferschein bedeutet für uns einen geringeren Aufwand, den wir letztlich an unsere Kunden weitergeben durch wirtschaftlich attraktive Preise.
Hier geht es um ein Programm für die interne Produktionssteuerung, das
wir über Jahre selbst entwickelt haben. Der JobManager ermöglicht uns eine
effiziente Planung unserer Ressourcen, schafft Transparenz zu jedem einzelnen
Beleg während der Verarbeitung und unterstützt unsere Null-Fehler-Strategie.
Jede Lieferung, die uns erreicht, wird im Check-in erfasst und mit einer unverwechselbaren Job-Nummer im JobManager eingepflegt. Die Anlieferungen, welche von der Menge her täglich durchaus schwanken können, fließen in die aktuelle Produktionsplanung im System ein. Danach werden die Teams zusammengestellt und Schicht-Anzahl und -Stärke definiert. Bei extrem hohen Liefer-Mengen können wir die Verarbeitung auch durch mehrere, also verteilte Standorte realisieren. Das macht uns besonders flexibel für zeitkritische, stark variierende Mengen.
Da der JobManager jeder Schritt der Verarbeitung dokumentiert, können wir den Status quo eines Belegs quasi auf Knopfdruck ermitteln. Das kommt für unseren so genannten Auskunftsservice zum Tragen: Wenn ein Kunde ein Dokument für seine Tagesarbeit benötigt, das sich gerade bei uns befindet, erhält er es binnen kurzer Zeit per Fax oder E-Mail. Das nehmen z.B. Personalabteilungen in Anspruch, die ihren Papierbestand durch uns migrieren lassen, um in die elektronische Personalakte einzusteigen.
Schließlich läuft über den JobManager ein kontinuierlicher Soll-Ist-Abgleich, um sicher zu stellen, dass kein Beleg verloren geht. Dies ist ein wichtiges Element unserer Null-Fehler-Strategie. Dieser Qualitätsanspruch zeigt sich auch in unserer Zertifizierung nach DIN EN ISO 2001:2008.
Jede Lieferung, die uns erreicht, wird im Check-in erfasst und mit einer unverwechselbaren Job-Nummer im JobManager eingepflegt. Die Anlieferungen, welche von der Menge her täglich durchaus schwanken können, fließen in die aktuelle Produktionsplanung im System ein. Danach werden die Teams zusammengestellt und Schicht-Anzahl und -Stärke definiert. Bei extrem hohen Liefer-Mengen können wir die Verarbeitung auch durch mehrere, also verteilte Standorte realisieren. Das macht uns besonders flexibel für zeitkritische, stark variierende Mengen.
Da der JobManager jeder Schritt der Verarbeitung dokumentiert, können wir den Status quo eines Belegs quasi auf Knopfdruck ermitteln. Das kommt für unseren so genannten Auskunftsservice zum Tragen: Wenn ein Kunde ein Dokument für seine Tagesarbeit benötigt, das sich gerade bei uns befindet, erhält er es binnen kurzer Zeit per Fax oder E-Mail. Das nehmen z.B. Personalabteilungen in Anspruch, die ihren Papierbestand durch uns migrieren lassen, um in die elektronische Personalakte einzusteigen.
Schließlich läuft über den JobManager ein kontinuierlicher Soll-Ist-Abgleich, um sicher zu stellen, dass kein Beleg verloren geht. Dies ist ein wichtiges Element unserer Null-Fehler-Strategie. Dieser Qualitätsanspruch zeigt sich auch in unserer Zertifizierung nach DIN EN ISO 2001:2008.
Die Digitalisierung an High-End Scannern läuft extrem schnell und
liefert optimale Ergebnisse. Trotzdem lässt es sich nicht vermeiden, dass Daten
innerhalb eines Images unleserlich sind, weil z.B. Aufkleber den Text verdecken
oder vielleicht auch eine Ecke des Originalbeleges umgeknickt wurde.
Hier hilft die Einzelbild-Kontrolle während des Scannens, ungeeignete Images schon während der Verarbeitung zu erkennen – und nicht erst während der Freigabe durch den Kunden. Der monetäre Aufwand ist gering im Vergleich mit nachträglichen Korrekturen, bei denen einzelne Belege aufwändig herausgesucht, noch einmal digitalisiert und ins Archiv eingepflegt werden müssen.
Die Einzelbild-Kontrolle ist wesentlicher und wichtiger Bestandteil einer vorausschauenden Qualitätssicherung und gehört zu unseren Standard-Tätigkeiten.
Hier hilft die Einzelbild-Kontrolle während des Scannens, ungeeignete Images schon während der Verarbeitung zu erkennen – und nicht erst während der Freigabe durch den Kunden. Der monetäre Aufwand ist gering im Vergleich mit nachträglichen Korrekturen, bei denen einzelne Belege aufwändig herausgesucht, noch einmal digitalisiert und ins Archiv eingepflegt werden müssen.
Die Einzelbild-Kontrolle ist wesentlicher und wichtiger Bestandteil einer vorausschauenden Qualitätssicherung und gehört zu unseren Standard-Tätigkeiten.
Wenn Papierbelege
von einem externen Dienstleister verarbeitet werden sollen, müssen sie in dessen
Produktion gebracht werden. Für Kunden mit sensiblen Dokumenten stellt dieser
Transport ein potenzielles Sicherheitsrisiko dar. ALPHA COM schließt diese
Gefahr aus durch den so genannten Security Service oder Sicherheits-Fahrdienst.
Dieser garantiert die physikalische Überführung von Papier und Mikrofilm/-fiches in verschließbaren Containern auf definierten Routen und mit festen Fahrern. Sammel-Transporte mit diversen Einlade-Stationen sind ausgeschlossen. Für die Lieferung von Datenträgern oder Rückgabe von Originalen an den Kunden gilt selbstverständlich der gleiche Sicherheitsstandard.
Die eingehenden Container werden erst wieder in den Produktionsräumen von ALPHA COM geöffnet. Als Datenschutz-Bereiche sind diese gegen Zutritt unbefugter Personen und die üblichen Havariefälle wie Feuer oder Wasserschaden gesichert. Bei Bedarf wird ein festes Team an Mitarbeitern mit der Verarbeitung der Dokumente betraut, die polizeiliche Führungszeugnisse vorlegen.
Dieser garantiert die physikalische Überführung von Papier und Mikrofilm/-fiches in verschließbaren Containern auf definierten Routen und mit festen Fahrern. Sammel-Transporte mit diversen Einlade-Stationen sind ausgeschlossen. Für die Lieferung von Datenträgern oder Rückgabe von Originalen an den Kunden gilt selbstverständlich der gleiche Sicherheitsstandard.
Die eingehenden Container werden erst wieder in den Produktionsräumen von ALPHA COM geöffnet. Als Datenschutz-Bereiche sind diese gegen Zutritt unbefugter Personen und die üblichen Havariefälle wie Feuer oder Wasserschaden gesichert. Bei Bedarf wird ein festes Team an Mitarbeitern mit der Verarbeitung der Dokumente betraut, die polizeiliche Führungszeugnisse vorlegen.
Digital zu arbeiten
bedeutet nicht zwangsläufig, dass sich ein Unternehmen ganz vom Papier trennen
kann. Gerade Urkunden oder Verträge werden oft zusätzlich im Original
archiviert, um sie z.B. bei Gericht vorzulegen. In solchen Fällen übernimmt
der Dienstleister wie ALPHA COM nicht nur die Konvertierung von Belegen, sondern auch die physische
Einlagerung.
Die Langzeitarchivierung durch erfahrenes, qualifiziertes Personal und unter kontrollierten Bedingungen verschafft dem Kunden ein Höchstmaß an Sicherheit zum attraktiven Preis. Ein Auskunftsservice mit definiertem Service Level ermöglicht eine zeitnahe Übermittlung der Originale per Kurier oder Post, wenn sie benötigt werden.
Eine weitere Form stellt die physische Einlagerung mit Scanning on demand dar. Hier hält der externe Partner die Belege in sortierter Form vor und digitalisiert sie erst bei Bedarf.
Die Langzeitarchivierung durch erfahrenes, qualifiziertes Personal und unter kontrollierten Bedingungen verschafft dem Kunden ein Höchstmaß an Sicherheit zum attraktiven Preis. Ein Auskunftsservice mit definiertem Service Level ermöglicht eine zeitnahe Übermittlung der Originale per Kurier oder Post, wenn sie benötigt werden.
Eine weitere Form stellt die physische Einlagerung mit Scanning on demand dar. Hier hält der externe Partner die Belege in sortierter Form vor und digitalisiert sie erst bei Bedarf.
Strichcodes in Form
von Aufklebern oder gedruckt auf Trennbelegen ermöglichen eine weitgehend
automatisierte Verarbeitung von Papier. Sie geben jedem Dokument bzw. Stapel
eine eindeutige ID, welche ein Vertauschen mit anderen ausschließt.
Wir nutzen Barcodes wenn möglich zur durchgängigen Steuerung der Produktion über unseren JobManager – begonnen vom Check-in bis zur Datenübergabe.
Sie bestimmen die Dringlichkeit, mit der Belege die Produktion durchlaufen, und helfen beim Soll-Ist-Abgleich, der garantiert, dass kein Beleg verloren geht. Außerdem unterstützten Strichcodes die automatische Klassifizierung z.B. nach Dokument-Typen, Abteilungen, Datum, Kostenstellen und Personalnummern. Dazu setzen wir durchaus mehrere Barcodes ein.
Wir nutzen Barcodes wenn möglich zur durchgängigen Steuerung der Produktion über unseren JobManager – begonnen vom Check-in bis zur Datenübergabe.
Sie bestimmen die Dringlichkeit, mit der Belege die Produktion durchlaufen, und helfen beim Soll-Ist-Abgleich, der garantiert, dass kein Beleg verloren geht. Außerdem unterstützten Strichcodes die automatische Klassifizierung z.B. nach Dokument-Typen, Abteilungen, Datum, Kostenstellen und Personalnummern. Dazu setzen wir durchaus mehrere Barcodes ein.
Als innovativer
Spezialist rund ums Dokument übernehmen wir nicht nur die tägliche
Konvertierung von Informationen, wie Scannen und Datenerfassung, sondern auch
den Betrieb von Archivlösungen mit hoher Verfügbarkeit. Dies realisieren wir
durch hochsichere IT-Umgebungen mit kontrollierten Zugriffsmöglichkeiten (DMZ).
Der Vorteil: Sie müssen sich nicht selbst um Details kümmern und benötigen lediglich einen Web-Client, über per Internet oder Standleitung Ihre Daten abrufen zu können. Im unwahrscheinlichen Fall einer Havarie springt ein gespiegeltes Dokumenten-Management-System (Replikation) ein, das sich in einem räumlich entfernten, hochsicheren Rechenzentrum befindet.
Unser Sicherheitsstandard ermöglicht eine Verfügbarkeit von 99,9 Prozent und mehr. Klar definierte Service Level regeln garantierte Betriebszeiten und den Support per Hotline. Wegen des attraktiven Preis-Leistungs-Verhältnisses ist das Miet-Modell Software as a Service (SaaS) besonders nachgefragt.
Der Vorteil: Sie müssen sich nicht selbst um Details kümmern und benötigen lediglich einen Web-Client, über per Internet oder Standleitung Ihre Daten abrufen zu können. Im unwahrscheinlichen Fall einer Havarie springt ein gespiegeltes Dokumenten-Management-System (Replikation) ein, das sich in einem räumlich entfernten, hochsicheren Rechenzentrum befindet.
Unser Sicherheitsstandard ermöglicht eine Verfügbarkeit von 99,9 Prozent und mehr. Klar definierte Service Level regeln garantierte Betriebszeiten und den Support per Hotline. Wegen des attraktiven Preis-Leistungs-Verhältnisses ist das Miet-Modell Software as a Service (SaaS) besonders nachgefragt.
Um auch stark schwankende Beleg-Mengen zeitnah verarbeiten zu können, bildet ALPHA COM in der Produktion so genannte Flexible Teams. Diese stellen sich je nach Bedarf täglich neu zusammen und agieren für verschiedene Kunden. Oft wechseln die Mitarbeiter auch während eines Tages den Aufgabenbereich, um Lastspitzen abzufedern. So kann ein Kollege morgens in der Vorbereitung arbeiten und damit Papier-Dokumente sortieren, öffnen und entklammern, während er nachmittags scannt oder Daten erfasst.
Diese Flexibilität erwarten immer mehr Kunden, weil es ihnen eine höhere Service-Qualität und damit Wettbewerbsvorteile verschafft. ALPHA COM gewährleistet diesen Trend durch eine breite Ausbildung des Personals. Zudem ist die Verarbeitung an verteilten Standorten möglich. Damit bearbeiten gleich mehrere der zehn bundesweiten Niederlassungen einen Auftrag. Dies fragen Kunden nach, die z.B. einen großen Archivbestand innerhalb kürzester Zeit migrieren lassen wollen. Beispiele stellen der Umstieg auf die elektronische Personalakte oder die Massenkonvertierung bei Umzug dar.
Diese Flexibilität erwarten immer mehr Kunden, weil es ihnen eine höhere Service-Qualität und damit Wettbewerbsvorteile verschafft. ALPHA COM gewährleistet diesen Trend durch eine breite Ausbildung des Personals. Zudem ist die Verarbeitung an verteilten Standorten möglich. Damit bearbeiten gleich mehrere der zehn bundesweiten Niederlassungen einen Auftrag. Dies fragen Kunden nach, die z.B. einen großen Archivbestand innerhalb kürzester Zeit migrieren lassen wollen. Beispiele stellen der Umstieg auf die elektronische Personalakte oder die Massenkonvertierung bei Umzug dar.
Um die Verarbeitungvon Papier soweit wie möglich zu automatisieren, setzen wir Trennbelege mit Barcodes ein. Damit lassen sich die Scanndateien nach der Digitalisierung effizienter klassifizieren und indexieren. Trennbelege legen unsere Mitarbeiter in der Vorbereitung ein, während sie die Dokumente z.B. entklammern und vorsortieren. Wann ein Trennbeleg zum Einsatz kommt, hängt von den Anforderungen des Kunden ab. Häufig liegt er zwischen verschiedenen Dokumenten oder ersetzt Registerkartons.
Der Nutzwert der Trennbelege zeigt sich vor allem in der Datenaufbereitung nach dem Scanning. So erfolgt die nach gelagerte Belegerkennung und Klassifizierung nahezu ohne menschlichen Eingriff. Anfang und Ende eines Dokuments mit mehreren Seiten werden anhand des Trennbelegs eigenständig und sicher erkannt. Zudem unterstützt der aufgebrachte Barcode die automatisierte Indexierung und Benennung von Dateien.
Der Nutzwert der Trennbelege zeigt sich vor allem in der Datenaufbereitung nach dem Scanning. So erfolgt die nach gelagerte Belegerkennung und Klassifizierung nahezu ohne menschlichen Eingriff. Anfang und Ende eines Dokuments mit mehreren Seiten werden anhand des Trennbelegs eigenständig und sicher erkannt. Zudem unterstützt der aufgebrachte Barcode die automatisierte Indexierung und Benennung von Dateien.
Der Zugriff auf
Dokumente über das Netzwerk oder ein digitales Archivsystem (DMS) geschieht
innerhalb von Sekunden und eignet sich damit bestens für das operative
Tagesgeschäft. Die Anforderungen an die Langzeit-Archivierung sind jedoch
andere: Die Dokumente müssen unveränderbar sein – und das gegenüber
Wirtschaftprüfern und anderen externen Instanzen auch beweisbar. Zudem soll man
sie auch noch Jahre später lesen und reproduzieren können unabhängig von der
dann genutzten Technik.
Diese Forderungen erfüllt die Ablage im Dokumenten-Management-Systeme oder gar im Netzwerk bzw. auf Festplatte nur bedingt bis gar nicht. Speichermedien wie CD, DVD, WORM oder UDO eignen sich auch nicht zur Archivierung über längere Zeiträume, weil ihre Haltbarkeit begrenzt ist und die angewendete Technologie zyklisch wechselt. Die Folge: Der Datenbestand muss regelmäßig auf neue Medien übertragen werden.
Weniger aufwändig ist die Hybrid-Archivierung, die ALPHA COM häufig für Unterlagen aus der Buchhaltung, Patientenaktenakten, Urkunden oder Verträge anwendet: Hier werden die Scan-Dateien, die zur digitalen Ablage eh erzeugt werden, anschließend noch über den Archive Writer verfilmt. Wahlweise auf Mikrofilm (16 mm und 35 mm) oder Mikrofiche.
Die Vorteile: Die personalintensive Vorbereitung der Belege geschieht nur einmal, so dass der Aufpreis für die Verfilmung überschaubar ausfällt. Zudem lassen sich die digitalen Versionen vor der Verfilmung beliebig und komfortabel sortieren und z.B. nach Themen gruppieren anstatt rein nach Datum.
Diese Forderungen erfüllt die Ablage im Dokumenten-Management-Systeme oder gar im Netzwerk bzw. auf Festplatte nur bedingt bis gar nicht. Speichermedien wie CD, DVD, WORM oder UDO eignen sich auch nicht zur Archivierung über längere Zeiträume, weil ihre Haltbarkeit begrenzt ist und die angewendete Technologie zyklisch wechselt. Die Folge: Der Datenbestand muss regelmäßig auf neue Medien übertragen werden.
Weniger aufwändig ist die Hybrid-Archivierung, die ALPHA COM häufig für Unterlagen aus der Buchhaltung, Patientenaktenakten, Urkunden oder Verträge anwendet: Hier werden die Scan-Dateien, die zur digitalen Ablage eh erzeugt werden, anschließend noch über den Archive Writer verfilmt. Wahlweise auf Mikrofilm (16 mm und 35 mm) oder Mikrofiche.
Die Vorteile: Die personalintensive Vorbereitung der Belege geschieht nur einmal, so dass der Aufpreis für die Verfilmung überschaubar ausfällt. Zudem lassen sich die digitalen Versionen vor der Verfilmung beliebig und komfortabel sortieren und z.B. nach Themen gruppieren anstatt rein nach Datum.
Da man selten
ausschließen kann, dass Papierbelege nur einseitig bedruckt bzw. beschrieben
sind, werden immer Vorder- und Rückseite digitalisiert. Ist die zweite Seite
jedoch leer, entsteht ein Image ohne Informationsgehalt. Das würde unnötig
Speicherplatz belegen und die Recherche am PC erschweren, da man sich durch
leere Seiten klicken müsste.
Um dies zu vermeiden, gibt es die Leerseiten-Unterdrückung. Dahinter steht ein mathematischer Algorithmus, der Scann-Dateien ohne Inhalt sicher, aber automatisiert herausfiltert. ALPHA COM setzt einen Schellenwert von 3 kB an, d.h. jede gescannte Seite mit einer Datengröße unter 3 Kilobyte (bei 200 dpi Auflösung in s/w) gilt als Leerseite und wird aussortiert.
Einige Branchen verzichten auf die Leerseiten-Unterdrückung, weil sie nachweispflichtige Dokumente archivieren. Diese sind z.B. durchgängig paginiert – auch die Rückseiten. Zur exakten Dokumentation werden dann auch die leeren Rückseiten erfasst und abgelegt. Beispiele stellen Pharmafirmen und Krankenhäuser dar, die Zulassungs-Dossiers und Patientenakten digital speichern.
Um dies zu vermeiden, gibt es die Leerseiten-Unterdrückung. Dahinter steht ein mathematischer Algorithmus, der Scann-Dateien ohne Inhalt sicher, aber automatisiert herausfiltert. ALPHA COM setzt einen Schellenwert von 3 kB an, d.h. jede gescannte Seite mit einer Datengröße unter 3 Kilobyte (bei 200 dpi Auflösung in s/w) gilt als Leerseite und wird aussortiert.
Einige Branchen verzichten auf die Leerseiten-Unterdrückung, weil sie nachweispflichtige Dokumente archivieren. Diese sind z.B. durchgängig paginiert – auch die Rückseiten. Zur exakten Dokumentation werden dann auch die leeren Rückseiten erfasst und abgelegt. Beispiele stellen Pharmafirmen und Krankenhäuser dar, die Zulassungs-Dossiers und Patientenakten digital speichern.
Wenn Daten per OCR automatisiert ausgelesen werden, gibt es i.d.R. einen Anteil an falschen bzw. unsicher ausgelesenen Daten. Zur Qualitätssicherung sollte daher eine Kontrolle und manuelle Korrektur stattfinden. Diese so genannte Verifikation bieten allerdings nicht alle Dienstleister an. ALPHA COM enpfiehlt einen Abgleich mit den Stammdaten und prüft die Ergebnisse der Datenextraktion auf Konsistenz und Logik anhand hinterlegter Prüfalgorithmen. Unsicher erkannte Felder kontrollieren unsere Spezialisten in der Datenerfassung durch optischen Vergleich mit dem Image und korrigieren bei Bedarf. Erst die verifizierten Daten werden an den Kunden übermittelt.
Wenn bei uns Dokumente zur Verarbeitung eingehen, vergibt unser JobManager, das System zur Steuerung der Produktion, jeder Anlieferung eine Job-Nummer. Sie begleitet den (Teil-) Auftrag durch den gesamten Ablauf bei uns und gewährleistet eine durchgängige Prozessverfolgung.
Die Job-Nummer besteht aus sieben Ziffern, aus denen der Kunde und die Verarbeitungsart hervorgehen. Gemeinsam mit einer fortlaufenden Nummer dient sie als Referenz, wenn wir z.B. die gewonnenen Daten in unseren IT-Systemen aufbereiten und an den Kunden übergeben.
Die Job-Nummer besteht aus sieben Ziffern, aus denen der Kunde und die Verarbeitungsart hervorgehen. Gemeinsam mit einer fortlaufenden Nummer dient sie als Referenz, wenn wir z.B. die gewonnenen Daten in unseren IT-Systemen aufbereiten und an den Kunden übergeben.
Aber wie kommen Papierdokumente ins HR-System?
Das übernehmen wir mit unseren bewährten Dienstleistungen wie:
- zeitnahe Migration der Bestandsakten
- Klassifizierung bis auf Dokument-Ebene
- Beratung u.a. für DMS-Auswahl und Register
- Entwicklung und Umsetzung von Zugriffskonzepten
- Verarbeitung des laufenden Papieranfalls
Erfahren Sie mehr über unsere Spezialisierung und optimierten Prozesse: Wir laden Sie herzlich dazu ein, persönlich unsere Produktion zu besichtigen. Mehr Infos unter:
Tel. 040/51302-300,
info-hamburg@alpha-com.de
Tel. 040/51302-300,
info-hamburg@alpha-com.de
Nutzen Sie das Potenzial der vereinfachten Rechnungsbearbeitung, die unser Service ermöglicht wie:
- zeitkritische Verarbeitung auch schwankender Umfänge
- formale Prüfung nach UStG §14
- Digitalisierung und Klassifizierung
- Erfassung der Rechnungsdaten
- Aufbereitung der Daten für Ihre Fachanwendung(en)
Gern zeigen wir Ihnen unser bewährtes Servicekonzept zur automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechungen, das auch vorbereitende Sachbearbeitung enthält. mehr
Der Beitrag "Mehrwert durch Rundumservice" steht hier zum Download bereit.
Weitere Veröffentlichungen über uns finden Sie im Pressespiegel.
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Die SparkassenZeitung brachte einen Beitrag von uns zur elektronischen Aktenführung. Als Referenz ist die Kreissparkassen Wesermünde-Hadeln genannt. Download
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Hier finden Sie unsere bundesweit verteilten Standorte mit den Beratern vor Ort.
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Wie der papierbehaftet Customer Service für den Versandhändler neckermann.de läuft, ist auf der Homepage vom IT-Director zu lesen. Link zum Online-Beitrag, Referenzblatt zum Download hier
Unsere Kunden über uns
„ALPHA COM arbeitet sehr professionell und ist seit vielen Jahren ein zuverlässiger, effizienter Partner für uns.“
Sönke Gebhardt
Autoliv Werk Nord
Aufgrund der positiven Resonanz setzen ALPHA COM und HENRICHSEN ihre gemeinsame Workshop-Reihe für Personaler und Entscheider fort. Es sind diverse Termine in Bayern und Österreich geplant. mehr
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