Kämpfen Sie mit der täglichen Papierflut und suchen zu lange in analogen Archiven? – Dann bietet die elektronische Aktenführung eine Alternative, die Ihnen wertvolle Zeit und Platz spart.
Wollen Sie die digitale Akte nutzen, aber keine eigenen Ressourcen binden? – Dann sind wir für Sie der richtige Partner.

Unser Service eAkte im Outsourcing führt Ihre Daten und Dokumente aus sämtlichen analogen und digitalen Quellen zusammen und macht Ihre:

• Bearbeitung schneller + flexibler
• Zugriffe aktueller + überall möglich
• Abrufe zeitnah + kundenfreundlich

Ohne eigene Investition
Wir migrieren Ihren Altarchiv-Bestand in kürzester Zeit und verarbeiten auch den laufenden Posteingang aus sämtlichen analogen und digitalen Kanälen. Alle Informationen fließen in ein digitales Archiv ein, das zur universellen Ablage wird. Sie sparen Investitionen und laufende Betriebskosten. Stattdessen zahlen Sie lediglich den tatsächlichen Aufwand in Form von Stückpreisen.
Der Umstieg auf die elektronische Aktenführung kann zum beliebigen Stichtag (aktuell oder historisch) erfolgen. Falls Sie kein eigenes Dokumenten-Management-System (DMS) haben, können Sie es bei uns mieten auf Basis von SaaS, Software as a Service. Alternativ beraten wir Sie bei der Auswahl einer geeigneten Lösung und implementieren diese. Für sicherheitsrelevante und langfristige Ablagen empfehlen wir die Hybrid-Archivierung: Digitale Ablage der Images im DMS für den schnellen Zugriff sowie analoge Ablage auf Mikrofilm als Backup für den Notfall.

Als einer der größten Dienstleister rund um Daten & Dokumente bieten wir Ihnen:

• hohe Qualität durch optimierte Standards und modernste Technologie
• speziell geschultes Personal, das absolut sicher und vertraulich arbeitet
• tagesaktuelle Bearbeitung auch bei schwankenden Umfängen
• direkte Nähe durch zehn Standorte in ganz Deutschland und weitere in DACH durch Partner
• breites Know-how in den gängigen Systemen für ERP, Archiv und Workflow, damit die Datenübergabe reibungslos funktioniert

Arbeitsablauf im Detail
Unser Service umfasst die folgenden Prozessschritte:

Posteingang für Papier + Migration Altarchive:

• Abholen durch unseren Sicherheits-Fahrdienst oder
• Postadresse direkt bei uns

Vorbereitung: Sortieren, öffnen und entklammern; Check-in über Barcodes, Vollständigkeitsprüfung und zeitliche Zuordnung.

Klassifizierung – Vorsortierung: Manuelles Zuordnen nach Dokumentenklassen als separate Stapel (Batch). Jeder Batch erhält einen Steuerbeleg mit Barcode, der die weitere Prozesssteuerung inklusive seiner Dringlichkeit bestimmt.

Scannen: Die Belege bzw. Mikrofilme/-fiches digitalisieren wir in Farbe oder s/w, in variabler Auflösung, einschließlich Rückseite. Optional ist Einzelbildkontrolle zur Qualitätssicherung möglich. Die Originalbelege lagern wir zwischen und vernichten sie nach vereinbarter Zeit bzw. geben sie zurück.

Option: Signatur: Mit der qualifizierten elektronischen Signatur inklusive Zeitstempel bescheinigt unser Scan-Personal die ordnungsgemäße Konvertierung eines Dokuments.

Posteingang für digitale Quellen:

• Empfang von Onlinefax per Datei von Ihrem Faxserver oder über Fax-Umleitung zu uns.
• Empfang von E-Mails, optional für gefilterte User bzw. Usergruppen. Automatische Klassifizierung anhand von Schlüsselworten mit regelbasiertem System.
• Input von neuen Medien wie Social Media-Portalen sowie Internet-Formularen
• Empfang strukturierter und teilstrukturierter CI-Daten z.B. Druckdaten und Verteilung von Listen, Daten vom Output-Management wie Archivierung individualisierter Serienbriefe.
• Optional: EDIFACT; Formate: EDIFACT, XML, EANCOM, VDA, Swift, DTA oder SAP iDoc

Klassifizierung – Belegart: Sofern nicht schon in der 1. Klassifikation geschehen, ermitteln wir über OCR-Erkennung folgende Informationen:

• Beleg- und Unterbelegart jeder einzelnen Seite
• Absender und Empfänger
• Barcode und Zuordnung von Abgleichdaten

Die Erkennung erfolgt weitgehend automatisch als Kombination unterschiedlicher Verfahren anhand von Layout und Inhalt, mit anschließender Verifikation der Daten.

Datenextraktion: Weitgehend automatische Erfassung per OCR – optimal mit Stammdatenabgleich. Kontrolle unsicher erkannter Datenfelder (z.B. Handschrift) und manuelle Korrektur.

Datenexport:

• Images in TIFF, PDF, PDF/A, mit Volltext-Erkennung, Mikrofilm und andere Formate für alle Dokumenten-Management-Systeme (DMS) und Portale für mobile Endgeräte
• Extraktionsdaten in ASCII, XML und andere Formate für DMS, ERP- und Workflow-Systeme sowie Portale für mobile Endgeräte

Verteilung: Übergabe der Daten an Archiv und Workflow zur weiteren Bearbeitung:

• online per Standleitung, Intranet mit FTP/S-FTP oder als verschlüsselte E-Mail
• online per E-Mail mit Images als Attachment für Outlook oder Lotus Notes
• auf Datenträgern, bei Bedarf in verschlossenen Koffern

Bei Hybrid-Archivierung zur Langzeitsicherung übergeben wir die Images und Indexdaten parallel an unsere Mikroverfilmung.

Mikroverfilmung: Über den Archive Writer verfilmen wir direkt die "gescannten Belege", wahlweise auf Mikrofilm 16 mm und 35 mm oder Mikrofiche. Die Hybrid-Archivierung hat zwei Vorteile: Die personalintensive Vorbereitung der Belege geschieht nur einmal und die digitalen Versionen lassen sich vor der Verfilmung beliebig und komfortabel sortieren.

Weitere Infos:
Thomas Hellmig, Tel. 040/51302-300, thomas.hellmig@alpha-com.de