Hier zeigen wir Ihnen die einzelnen Services aus unserem Portfolio, die sich je nach Anforderung des Kunden individuell zusammenstellen lassen. Die Reihenfolge unten entspricht in etwa dem typischen Ablauf, mit dem ein Stück Papier unsere Produktion durchläuft. Unser Unternehmen ist nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert, was Ihnen ein hohes Niveau an Qualität und Sicherheit garantiert.
Lösungen für den optimierten Informationsfluss
Für diverse klassische Aufgaben im Dokumenten-Management bieten wir Servicekonzepte, die aus mehreren einzelnen Dienstleistungen bestehen, welche wir zu optimierten Standards kombinieren. Sie eignen sich für spezielle Aufgaben, verschiedene Arten von Dokumenten, Branchen oder Abteilungen.
Die Beispiele für die ALPHA COM Lösungen reichen vom heterogenen Posteingang und der elektronischen Akte für die Öffentliche Verwaltung über die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen bis zur digitalen Patientenakte oder Software as a Service (SaaS) für Dokumenten-Management-Systeme.
Für Unternehmen, die nicht den gesamten Aktenbestand digitalisiseren möchte, bieten wir auch die physische Einlagerung mit Scanning on demand.
Unsere geschulten Mitarbeiter sortieren, öffnen und entklammern die Belege. Außerdem versetzen sie Haftnotizen, die Daten überdecken, und kleben kleinformatige Zettel auf DIN A4 bzw. DIN A5 Blätter. Sie überprüfen die Bearbeitungs-Hinweise des Kunden, bringen Barcode-Aufkleber auf und legen anstatt Registerkartons Trennbelege mit Barcodes ein, um die folgenden Schritte weitgehend zu automatisieren.
Für besonders sensible Dokumente: Unterschiedliche Belegarten können bei Bedarf in räumlich getrennten Bereichen vorbereitet werden, wie es Kunden z.B. bei Kranken- und Personalakten oder Rechnungen wünschen.
Um auch stark schwankende Belegumfänge zeitnah verarbeiten zu können, bilden wir Flexible Teams, die sich bei Bedarf täglich neu formieren.
Für besonders sensible Dokumente: Unterschiedliche Belegarten können bei Bedarf in räumlich getrennten Bereichen vorbereitet werden, wie es Kunden z.B. bei Kranken- und Personalakten oder Rechnungen wünschen.
Um auch stark schwankende Belegumfänge zeitnah verarbeiten zu können, bilden wir Flexible Teams, die sich bei Bedarf täglich neu formieren.
Papierbelege bzw. Mikrofilme/-fiches digitalisieren wir an Hochleistungs-Geräten in Farbe oder s/w, in variabler Auflösung und Helligkeit sowie mit Paginierung. Auf Kundenwunsch digitalisieren wir auch Rückseiten inklusive Leerseiten-Unterdrückung. Optional ist Einzelbildkontrolle zur Qualitätssicherung möglich.
Um ein optimales Ergebnis zu sichern, reinigen unsere Scan-Operator die Hochleistungs-Scanner vor jedem Betrieb, insbesondere die Vorlagengläser, Sensoren des Scanners und Einzugswalzen. Zudem werden die Geräte nach Hersteller-Angaben kalibriert und die Einstellungen an das aktuelle Scan-Gut angepasst.
Um ein optimales Ergebnis zu sichern, reinigen unsere Scan-Operator die Hochleistungs-Scanner vor jedem Betrieb, insbesondere die Vorlagengläser, Sensoren des Scanners und Einzugswalzen. Zudem werden die Geräte nach Hersteller-Angaben kalibriert und die Einstellungen an das aktuelle Scan-Gut angepasst.
Übergabe der Daten an Ihre IT-Systeme für Archiv und Workflow zur weiteren Bearbeitung. Folgende Wege sind möglich:
- online per Standleitung, mit FTP/S-FTP oder als verschlüsselte E-Mail
- online per E-Mail mit Images als Attachement für Outlook oder Lotus Notes
- auf CD/DVD/HDD, bei Bedarf in verschlossenen Koffern.
Bei der Hybrid-Archivierung zur Langzeitsicherung übergeben wir die Images und Indexdaten parallel an unser Operating zwecks Mikrofilm-Ausgabe, siehe Punkt 14.
- online per Standleitung, mit FTP/S-FTP oder als verschlüsselte E-Mail
- online per E-Mail mit Images als Attachement für Outlook oder Lotus Notes
- auf CD/DVD/HDD, bei Bedarf in verschlossenen Koffern.
Bei der Hybrid-Archivierung zur Langzeitsicherung übergeben wir die Images und Indexdaten parallel an unser Operating zwecks Mikrofilm-Ausgabe, siehe Punkt 14.
Wir ordnen die Belege je nach Dokumenten-Klassen zu separaten Stapeln und bündeln sie, um Verrutschen auszuschließen. Jeder Batch erhält einen Steuerbeleg mit Barcode, der die weitere Steuerung des Prozesses inklusive Dringlichkeit bestimmt und ein Vertauschen mit anderen ausschließt.
Anhand verschiedener Methoden der Texterkennung lesen wir die enthaltenen Informationen automatisiert aus. Bei Eingangsrechnungen erfassen wir Kopf- und Fußdaten oder auch Positionsdaten.
Zur Steigerung der Trefferquote empfiehlt sich ein Abgleich der Extraktionsergebnisse mit Ihren Stammdaten.
Zur Steigerung der Trefferquote empfiehlt sich ein Abgleich der Extraktionsergebnisse mit Ihren Stammdaten.
Anhand hinterlegter Prüfalgorithmen prüfen wir die Ergebnisse der Datenextraktion auf Konsistenz und Logik.
Unsicher erkannte Felder kontrollieren unsere Spezialisten in der Datenerfassung durch optischen Vergleich mit dem Image und korrigieren bei Bedarf. Diese Verifikation ist ein wichtiger Bestandteil der Qualitätskontrolle, den nur wenige Dienstleister erbringen.
Unsicher erkannte Felder kontrollieren unsere Spezialisten in der Datenerfassung durch optischen Vergleich mit dem Image und korrigieren bei Bedarf. Diese Verifikation ist ein wichtiger Bestandteil der Qualitätskontrolle, den nur wenige Dienstleister erbringen.
Konvertieren der Dateien ins gewünschte Dateiformat für Ihre IT-Systeme. Im Detail:
- Images in TIFF, PDF, PDF/A, mit Volltext-Erkennung und in Formate aller gängigen DMS
- Index- und Extraktionsdaten in ASCII, XML und anderen Formaten für alle gängigen ERP- und DMS-Systeme
Quasi als Nebenprodukt liefern wir Ihnen Berichte für Qualitätssicherung und Controlling.
- Images in TIFF, PDF, PDF/A, mit Volltext-Erkennung und in Formate aller gängigen DMS
- Index- und Extraktionsdaten in ASCII, XML und anderen Formaten für alle gängigen ERP- und DMS-Systeme
Quasi als Nebenprodukt liefern wir Ihnen Berichte für Qualitätssicherung und Controlling.
Über den Archive Writer verfilmen wir direkt die gescannten Belege, wahlweise auf Mikrofilm (16 mm und 35 mm) oder Mikrofiche.
Die Hybrid-Archivierung hat zwei Vorteile: Die personalintensive Vorbereitung der Belege geschieht nur einmal. Zudem lassen sich die digitalen Versionen vor der Verfilmung beliebig und komfortabel sortieren.
Die Hybrid-Archivierung hat zwei Vorteile: Die personalintensive Vorbereitung der Belege geschieht nur einmal. Zudem lassen sich die digitalen Versionen vor der Verfilmung beliebig und komfortabel sortieren.
Die Niedersächsischen Landesforsten (NLF) werden über ihre Erfahrungen mit der elektronischen Personalakte berichten. Nutzen Sie diese neutrale Einschätzung auf dem Workshop am 13. Mai 2013 in Hamburg, den die HR-Spezialisten P-MANENT CONSULTING und ALPHA COM ausrichten. mehr
Der Workshop findet am 23.4.13 von 9 bis 14 Uhr in unserer Niederlassung Bremen statt. mehr
ALPHA COM setzt eine neue Seminar-Reihe auf. Sie bietet in ganz Deutschland praxis-orientierte Workshops über die automatisierte Rechnungsbearbeitung. mehr
Unsere Kunden über uns
„ALPHA COM hat uns schnell und flexibel dabei unterstützt, unsere Papierakten ins neue digitale Archiv zu bringen.“
Birgit Radtke
Hamburg Port Authority AöR