Digitale Vertragsakte

Bestandsübernahme +
laufende Digitalisierung

Die klassische Papierakte hat in vielen Unternehmen und Institutionen ausgedient. Zu komfortabel sind automatisierte Wiedervorlagen und der prompte Abruf digitaler Dokumente. Zudem lässt sich der nötige Datenschutz über Berechtigungs-Konzepte gewährleisten.
Die interne Verarbeitung des Papierbestandes sowie des täglichen Eingangs ist für viele – insbesondere Banken und Versicherungen (FDL) – selten wirtschaftlich darstellbar.

 

Stillschweigende Verlängerungen, aufwändige Suche nach der aktuellsten Version oder mitgeltende Anlagen: Für viele Sachbearbeiter, die mit Verträgen in Papier zu tun haben, gehört das zum Alltag. Abhilfe schafft die elektronische Vertragsakte, die komfortable Bedienung und revisionssichere Archivierung ermöglicht.
Hilfreiche Features wie Reminder und Wiedervorlage erleichtern Ihnen die Tagesarbeit und verbessern die Auskunftsfähigkeit. Zudem vermeiden Sie verpasste Vertrags-Verlängerungen mit ungewollten Kosten.
Um die Vorteile nutzen zu können, muss der Archiv-Bestand jedoch erst komplett digitalisiert werden ebenso wie der laufende Dokumenten-Eingang.

 

Inhouse oder Outsourcing?

Die Bestandsübernahme ist für viele Anwender weder zeitnah möglich noch rentabel. Die Ressourcen sind einfach nicht da, es fehlen geeignete Scanner mit hohem Durchsatz oder es mangelt an Erfahrung bei der Umsetzung.
Wir bieten eine Service-Lösung für Vertragsakten, die zeitnah, sicher und wirtschaftlich ist durch:

  • Datenschutz-konforme Verarbeitung des Papier-Bestandes

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  • Professionelle Prozesse auf hohem Qualitäts-Niveau

 

Praxisnahe Beratung

Durch unsere jahrelange Erfahrung mit der Bestandsübernahme sensibler Originale kennen wir quasi alle Facetten und können unser Know-how beratend einbringen z.B. bei der Dokumenten-Klassifizierung von Vertragsergänzungen, Korrespondenz und Änderungen. Auch die Vorgaben für Zugriffs-Berechtigungen und Protokollierung sollten sensibel gefasst werden.

Die ALPHA COM Anwendung umfasst:

  • Bestandsanalyse und Planung der Durchführung (Projektzeitraum und Meilensteine)
  • Gemeinsame Definition der technischen Rahmenbedingen (Dateiformate, Zielsystem, u.v.a.m)
  • Gemeinsame Definition der Klassifizierungs-Merkmale
  • Organisation: z.B. Bildung von Teilbeständen
  • Logistik: Transport der Akten mit eigenem Fahrdienst
  • Vorbereitung und Digitalisierung des jeweiligen Teilbestandes
  • Klassifizierung und Indizierung der Akten
  • Kontinuierliche Qualitätssicherung inklusive Soll-Ist-Abgleiche auf Vollständigkeit
  • Service zur kurzfristigen Bereitstellung von Akten, die sich bei uns in der Bearbeitung befinden.
  • Qualifizierte Vernichtung der Originale oder Rückgabe der (Teil-) Bestände

 

Ihr Kontakt für eine persönliche Beratung

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Daniel Holub

Spezialist für Vertragsakten Tel. +49 (0)69 / 90 47 51-14
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Datenschutz durch ein stimmiges Datenschutz-Konzept
Termintreue auch bei großen Volumina
Qualität durch ein effizientes Qualitätsmanagement

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Zeitnahe Verarbeitung + hohes Sicherheits-Niveau

Weiterführende Infos

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Wer kennt das nicht?: Ein Kollege oder Geschäftspartner fragt nach einem Dokument und Sie schicken es schnell per Mail. Liegt es nicht elektronisch vor, digitalisieren Sie es am Multifunktionsdrucker im Büroflur oder am Arbeitsplatzscanner. Bürogeräte mit Scan-Funktion gehören heute zur Standard-Ausstattung und liefern innerhalb von Sekunden das gewünschte Ergebnis.

 

Die Erfindungen des „Digitalen Gutenbergs“

Das war nicht immer so: Der so genannte Colorgraph benötigte allein eine Stunde zum Aufwärmen. 8000 Watt verschlang das Kleiderschrank große Rechenwerk mit allein 500 Elektronenröhren, diversen Relais, Messgeräten und Schaltknöpfen. Die Erfindung des deutschen Ingenieurs Dr.-Ing. Rudolf Hell aus dem Jahr 1958 benötigte mehrere Stunden, um 30 x 40 cm als maximales Format zu scannen. Die Ergebnisse der Mühe waren Farbauszüge für den mehrfarbigen Tiefdruck, die eine elektronische Farbkorrektur durchliefen und damit die langwierige Handretusche ersparten.

Im Jahr 1970 brachte Dr. Rudolf Hell einen Tageslicht-Scanner mit Namen Chromagraph DC 300 auf den Markt, der den Sprung ins digitale Zeitalter darstellte und sich etwa 2.500 Mal rund um den Globus verkaufte. Das Prinzip dahinter war die Bildzerlegung, sprich eine bildliche Darstellung in Punkte aufzulösen und elektronisch weiterzuverarbeiten. Diese Idee verfolgte der Erfinder bereits in den zwanziger Jahren mit seinem patentierten Hell-Schreiber, der per Funk oder Kabel gerasterte Schriftzeichen übermittelte. Nach dem Chromagraph DC 300 folgten noch viele Neuerungen.

In den 1980ern bot die Hell GmbH mit Sitz in Kiel das größte Programm an Scannern in der Welt. Klassische Einsatzgebiete stellten weiterhin Reproduktionen für die grafische Industrie dar. Eine neue Technologie, das Desktop-Publishing, führte ab den 1990ern zur Konsolidierung, die mit der Übernahme durch die Heidelberger Druckmaschinen AG endete.

Weitere Infos zu den Erfindungen von Dr. Rudolf Hell beim Verein der Freunde und Förderer Technische Sammlung Dr.-Ing. Rudolf Hell in Kiel e.V.