Digitale
Personalakte

Bestandsübernahme
von Papier

Immer mehr Personal-Abteilungen setzen auf die digitale Personalakte. Zu komfortabel ist der Abruf elektronischer Dokumente – und der Datenschutz lässt sich über passende Berechtigungs-Konzepte gewährleisten. Die eigenen Ressourcen reichen jedoch selten aus, um den Bestand an klassischen Papierakten zeitnah zu digitalisieren.

 

Kein aufwändiges Suchen in Hängeregistern, kein Dokumenten-Versand mehr, keine Doppelablagen: Für HR-Mitarbeiter hat die elektronische Personalakte viele Vorteile. Insbesondere dezentrale Organisationen profitieren von der parallelen, Standort übergreifenden Einsicht auf ausgewählte Dokumente.
Den Anstoß für die digitale Aktenführung liefert z.B. der Umzug in neue Räumlichkeiten mit weniger Archivflächen. Für andere ist der Effizienz-Gewinn entscheidend, weil der permanente Wechsel der Medien entfällt. Oder es steht die Implementierung eines neuen HR-Systems an.

 

Inhouse oder Outsourcing?

Oftmals planen HR-Abteilungen, die Bestandsübernahme der Papierakten selbst umzusetzen. Bei der Durchführung zeigt sich jedoch vielfach, dass dies innerhalb überschaubarer Zeit nicht möglich ist. Die Ressourcen sind einfach nicht da, es fehlen geeignete Scanner mit hohem Durchsatz oder es mangelt an Erfahrung bei der Umsetzung.

 

Wir bieten eine Service-Lösung für Personalakten, die zeitnah, sicher und wirtschaftlich ist durch:

  • Datenschutz-konforme Verarbeitung des Papier-Bestandes

     +

  • Professionelle Prozesse auf hohem Qualitäts-Niveau.

 

Praxisnahe Beratung

Durch unsere jahrelange Erfahrung mit Projekten zur digitalen Personalakte, kennen wir quasi alle Facetten und können unser Know-how beratend einbringen z.B. bei der Dokumenten-Klassifizierung, siehe rechts Exkurs: Klassifizierungs-Grad der digitalen Personalakte

 

Die ALPHA COM Anwendung umfasst:

  • Bestandsanalyse und Planung der Durchführung (Projektzeitraum und Meilensteine)
  • Gemeinsame Definition der technischen Rahmenbedingen (Dateiformate, Zielsystem, u.v.a.m)
  • Gemeinsame Definition der Klassifizierungs-Merkmale
  • Organisation: z.B. Bildung von Teilbeständen
  • Logistik: Transport der Akten mit eigenem Fahrdienst
  • Vorbereitung und Digitalisierung des jeweiligen Teilbestandes
  • Klassifizierung und Indizierung der Akten
  • Kontinuierliche Qualitätssicherung inklusive Soll-Ist-Abgleiche auf Vollständigkeit
  • Service zur kurzfristigen Bereitstellung von Personalakten, die sich bei uns in der Bearbeitung befinden.
  • Qualifizierte Vernichtung der Originale oder Rückgabe der (Teil-) Bestände

 

Ihr Kontakt für eine persönliche Beratung

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Oliver Otto

Spezialist HR-Bestandsübernahmen für die digitale Personalakte Tel. +49 (0)421 / 499 88-30
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Qualität durch effizientes Qualitätsmanagement
Datenschutz durch stimmiges Datenschutz-Konzept
Termintreue auch bei großen Volumina

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Zeitnahe Verarbeitung + hohes Sicherheits-Niveau

Was Personaler am häufigsten fragen

Zusammenstellung der wichtigsten Themen von Arthur Heimann – auch als PDF zum Download verfügbar.

Hier gehts zum FAQ Digitalisieren von Personalakten

Die Kosten der Bestandsübernahme hängen nicht nur von der Dokumenten-Anzahl ab, sondern auch vom Umfang der Klassifizierung der gescannten Dokumente.

 

Mögliche Varianten

  • Die einfachste Art ist: 1 PDF pro Personalakte
    Wir empfehlen diese Variante für ausgeschiedene Mitarbeiter, also zur reinen Archivierung
  • 1 PDF pro Register ist eine kompakte Lösung, die einen gewissen Recherche-Komfort zum überschaubaren Preis bietet.
  • Die komfortabelste Version ist: 1 PDF pro Dokument
    Sie bietet sich für Personalabteilungen an, die täglich mit HR-Fachanwendungen arbeiten und elektronische Personalakten intensiv nutzen.

Wir veranstalten regelmäßig kostenlose Workshops zum Thema digitale Personalakte.

Hier finden Sie die Workshop-Termine für 2018

Hier finden Sie eine Nachlese der HR-Workshops

Unser Ulrich Schlevoigt gibt wertvolle Tipps, wie die Bestandsübernahme von Personalakten in Papierform erfolgreich verläuft. Lesen Sie den vollen Beitrag

Weiterführende Infos

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