„Was kommt da auf mich zu?“: Das ist die häufigste Frage von Personalern, die sich mit dem Umstieg auf elektronische Aktenführung beschäftigen. Wertvolle Antworten erhalten sie auf den Praxis-Workshops von ALPHA COM, die regelmäßig in den bundesweiten Niederlassungen stattfinden. Die Nachfrage für zielgerichtete, umfassende Information nimmt zu, wie die steigenden Teilnehmerzahlen widerspiegeln.
„Die Recherche im Internet als Basis ist gut. Aber im persönlichen Gespräch mit Rundgang durch unsere Produktion lässt sich am besten vermitteln, wie so ein Projekt gut läuft und wo mögliche Fallstricke liegen“, erklärt Ulrich Schlevoigt, Vertriebsberater bei ALPHA COM Berlin. In der Hauptstadt-Niederlassung fanden sich am 11. Oktober 2016 acht Personaler ein und genossen ein breites Spektrum an Informationen:
- von der passenden Software – vertreten durch das ECM-Softwarehaus forcont business technology
- über rechtliche Aspekte – vertreten durch BEITEN BURKHARDT Rechtsanwaltsgesellschaft
- bis zur Verarbeitung der Papierakten (zeitnahe Bestandsübernahme) – vertreten durch ALPHA COM.
„Das Thema aus drei verschiedenen Perspektiven zu behandeln, bringt den Teilnehmern einen hohen Mehrwert“, betont Ulrich Schlevoigt. Denn dies machen den nötigen Wechsel in der Arbeitsweise greifbar, der mit der Einführung der elektronischen Aktenführung verbunden ist. „Die ist in Buchhaltung und Produktion oftmals schon umgesetzt und hat sich bewährt. Nun kommen die HR-Abteilungen zum Zuge.“ Als Motivation nennt der Vertriebsberater die stetige Arbeitsverdichtung: Immer kleinere Teams müssen passende Kandidaten finden – trotz Fachkräfte-Mangel. Da sind effizientere Methoden für die Dokumenten-Verwaltung hoch willkommen.
Dank der hohen Nachfrage plant Ulrich Schlevoigt bereits einen weiteren Workshop im März 2017. Vormerkungen per Mail
In der ALPHA COM Niederlassung Frankfurt am Main veranstaltete Daniel Holub zwei Praxis-Workshops im Juni und September für insgesamt 17 Teilnehmer. „Vom Kleinunternehmen mit 80 Akten bis zum großen Konzern mit über 5.000 Akten war alles dabei“, berichtet der Niederlassungsleiter, der auch den Vertrieb verantwortet. Damit variierten auch die Anforderungen ebenso wie die Entscheidungs-Phase, in der sich die Personaler gerade befinden. „Manche benötigen drei Jahre für die Vorbereitungen und fragen dann bei uns an. Die Praxis-Workshops haben also einen langfristigen Effekt“, so Daniel Holub. Als klassische Fragen zur Bestandsübernahme nennt er:
- Kann ich die Papier-Originale vernichten?
- Wie schnell kann ALPHA COM die Personalakten verarbeiten?
- Wie funktioniert die Dokumenten-Verarbeitung?
- Wie lange sind die Akten aus dem Haus?
- Wie ist der Datenschutz sichergestellt?
„Dank unserer jahrelangen Erfahrungen mit Projekten jeder Größenordnung bekommen die Kunden eine hohe Qualität zu wirtschaftlichen Preisen“, meint der Niederlassungsleiter in der Main-Metropole.
Auch in Frankfurt präsentiert der ALPHA COM Technologie-Partner forcont seine maßgeschneiderte Software-Lösung für die digitale Personalakte. Weitere Infos vermittelt forcont im Gastbeitrag: 7 Schritte zur elektronischen Personalakte
Daniel Holub wird auch im Jahr 2017 wieder Praxis-Workshops anbieten. Meistens sind auch Referenzkunden vertreten, die über ihre Projekterfahrungen berichten. Interessenten können sich schon jetzt vormerken lassen:
Workshop in 2017 zur digitalen Personalakte
Workshop in 2017 zur elektronischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen