bei ALPHA COM, dem größten Konzern unabhängigen Dienstleister für Dokumenten-Management in Deutschland. Wir unterstützen Sie dabei, Informationen in genau jene Form zu bringen, die Sie für Ihre tägliche Arbeit benötigen.
Ob Sie durchgängig elektronisch arbeiten, Rechnungen digital austauschen oder Dokumente Platz sparend ablegen wollen: ALPHA COM scannt Papier in das gewünschte Dateiformat und übernimmt bei Bedarf auch den kompletten Betrieb von Archivsystemen.
Schnell, sicher und günstig
Aufgrund unserer Spezialisierung bieten wir einen Service mit Null-Fehler Strategie zu wirtschaftlich attraktiven Kosten. Und durch unsere Größe können wir selbst große oder schwankende Mengen in kürzester Zeit verarbeiten.
Unsere Kunden über uns
„Das genutzte Archiv ist für uns irrelevant. Wichtig ist der Anbieter mit seiner Gesamtlösung. Alpha Com hat uns sehr kompetent und seriös bei der elektronischen Personalakte unterstützt.“
Ralf König
Kaefer Isoliertechnik
Was wir machen – Fotostrecke
Konvertieren
Wir digitalisieren Papier und Mikrofilm im großen Stil und liefern Ihnen zeitnah Dokumente und Daten im gewünschten Format. Damit können Sie durchgängig elektronisch arbeiten und digital archivieren. Die Belege stammen aus sämtlichen Abteilungen und Branchen.
Elektronischer Posteingang
Wir verarbeiten Ihren täglichen Posteingang in Form von Briefen, empfangenen Faxen, CI-Daten und E-Mails. Sie erhalten die Daten nach definierten Kategorien aufbereitet, so dass sie gleich zum richtigen Sachbearbeiter gelangen.
Archivieren
Wir „füttern“ Ihre digitale Ablage mit Altakten und dem laufenden Eingang. Dazu erfassen wir technische, kaufmännische und historische Dokumente sowohl optisch als auch inhaltlich. Sie erhalten Daten in genau der Form, dass sie direkt in Ihre IT-Systeme einfließen können.
Vorbereitende Sachbearbeitung
Unser Team übernimmt auch vorbereitende Sachbearbeitung, um Ihre Mitarbeiter zu entlasten. Das reicht von der ersten Sichtung der Kundenpost mitsamt Bewertung nach Dringlichkeitskriterien über die Klassifizierung von Vertragsakten bis zur formalen Prüfung von Eingangsrechnungen nach § 14 UStG.
Eingangsrechnungen
Damit Sie sich manuelle Dateneingaben im Rechnungswesen sparen, bieten wir Ihnen die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen an. Wir lesen per OCR Kopf- und Fußdaten aus sowie bei Bedarf auch Positionsdaten. Anschließend erhalten Sie die Images und die verifizierten Rechnungsdaten im Format Ihres ERP-Systems.
Zeitkritische Verarbeitung
Um auch stark schwankende Umfänge zeitnah verarbeiten zu können, bilden wir flexible Teams, die je nach Bedarf für unterschiedliche Kunden agieren. Zudem können wir an verteilten Standorten arbeiten, um selbst größte Migrations-Projekte zu realisieren.
Datenerfassung
Wir übernehmen die zeitintensive Datenerfassung, wie sie z.B. in der Bestell-Abwicklung von Versandhäusern oder der Abrechnung von Energieversorgern anfällt. Sie erhalten von uns Images und geprüfte Datensätze. Bei Bedarf pflegen wir die Informationen direkt in Ihr System ein.
Mikroverfilmung
Wir archivieren Dokumente auch auf Mikrofilm oder Mikrofiche. Unsere Empfehlung ist eine Hybrid-Archivierung: Elektronische Daten zur Bearbeitung und Mikrofilm bzw. -fiche zur medienneutralen Langzeitarchivierung.
Großformate und technische Zeichnungen
Wir verarbeiten auch Formate über DIN A0 und schlecht leserliche bzw. von Säurefraß befallene Papiere wie alte technische Zeichnungen, Lohn-Stammlisten oder Karteikarten mit handschriftlichen Einträgen.
Datenübergabe
Für die Übergabe generierter Dokumente und Daten bieten wir verschiedene Möglichkeiten: Online per Standleitung, mit FTP/S-FTP oder als verschlüsselte E-Mail. Für äußerst sensible Daten eignet sich eine mobile Festplatte im verschließbaren Container.
RZ-Betrieb und SaaS
Wir bieten verschiedene Betriebskonzepte für Dokumenten-Management-Systeme, um Sie von technischen Details und der täglichen Administration zu befreien. Beispiele sind Mietmodelle nach dem Prinzip Software as a Service (SaaS) oder der Betrieb Ihrer Lösung(en) in unseren hochsicheren Rechenzentren.
Optimierte Prozesse
Wir arbeiten nach optimierten Standards und mit einer durchgängigen Prozesssteuerung über unser Produktionssystem, um unsere Null-Fehler-Strategie zu verwirklichen. Damit sich die Abläufe trotzdem weitestgehend automatisieren lassen, nutzen wir z.B. Trennbelege mit fortlaufenden Barcodes.
Mikrofilm hat den
entscheidenden Vorteil, dass er selbst noch bei Kerzenschein mit einer Lupe
lesbar ist. Welche elektronische Form kann da mithalten? Gerade wegen der
einfachen Bedingungen werden Mikrofilm und Mikrofiches zur Langzeitarchivierung
genutzt. Anwender mehr
Schauen Sie sich das aktuelle Firmenvideo an. Dort zeigen wir u.a. die tagesaktuelle automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen für Gebr. Heinemann, den bekannten Duty Free Shop Spezialisten.
Mehr zur Service-Lösung speziell für die Buchhaltung.
Die ALPHA COM Unternehmens-Gruppe wird in Hannover
eine neue Form von Cloud Services präsentieren. Dabei geht es um klassische
Dienstleistungen im Dokumenten-Management wie Scannen & Bearbeiten von
Geschäftsvorgängen, die man dynamisch dem Bedarf anpasst. Der Anwender gewinnt
maximale Flexibilität bei konstant hoher Qualität. mehr
Zum Ausbau unserer Vertriebsorganisation in Baden-Württemberg suchen wir zum nächstmöglichen Termin einen Junior-Vertriebsmitarbeiter (m/w).
Zudem suchen wir für unsere zentrale IT-Abteilung in Hamburg einen IT-Systemadministrator (m/w)
mehr
Zudem suchen wir für unsere zentrale IT-Abteilung in Hamburg einen IT-Systemadministrator (m/w)
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Heute übergibt ALPHA COM die letzten Bilddateien wichtiger Archivalien an das Historische Archiv der Stadt Köln. Insgesamt konvertierte der Dienstleister knapp 7,5 Mio Abbildungen von Mikrofilm, womit ein nächster Schritt zum Wiederaufbau nach dem Einsturz getan ist. mehr